职业办公能力训练课程
职业办公能力训练课程详细内容
职业办公能力训练课程
一、 职业化办公工作能力与个人基础素质
1. 职业化办公工作能力的主要标准
定义：职业能力体现于员工对职业规范的理解和执行能力。主要包括三方面内容：
**，是否明确自己应该做什么，即“该做什么、不该做什么”。以此确定工作方向。
第二，能否明确职业规范及工作流程，即“先做什么、后做什么”。以此明确事务规律。
第三，才是掌握如何做，即具体的工具和操作方法，并在高效、高质的过程中达成目标。
然而，在以往的个人（或职业）能力训练中，人们常常将焦点集中于后一个环节（掌握技巧）。导致软件功能虽然学会了，但仍然不能有效落实到自己的实际工作中，并持续挖掘并提升解决具体问题的能力。
所以，有关职业能力提升的技能培训，在很大程度上就是要求职业人士，按职业工作的规范，掌握一套正确的思维模式，养成一系列良好的行为习惯。
2. 个人素质的表现及培训难点
我们认为，个人素质及能力的表现主要包括两个方面：
一是能否具有正确的思维模式，二是能否具有扎实的行为（或动手）能力。
偏重前者，可能导致纸上谈兵；侧重后者，则易产生埋头拉车的后果。所以，素质修炼应当是集思维模式培养与行为能力训练的全方位过程。
不论提升工作能力，还是增强个人素质，关键在于坚持不懈地进行上述两方面的修炼（需要反复的过程和自我约束）。这一特点，就决定了修炼的过程不可能在一朝一夕之内完成，而是在重复和反刍中升华的。这恰恰就是素质教育、能力培训的难点。
针对素质修炼和能力培养的这一难点，我们提出了自己的观点：借助工具的使用，降低修炼过程的难度（简化操作），减少有规律且重复性的操作过程，同时在规范使用工具的过程中锁定（养成）高效的职业化办公行为习惯。
所以，我们的课程将提供一个重复训练的过程。在此过程中，我们借助工具，帮助学员简化有规律且重复的繁杂操作（效率）、提高操作过程的精度（质量）、养成良好的行为习惯（素质），以此达到提升工作能力和个人素质的目标。
针对职业化办公文档制作能力的提升，我们的训练工具就是Office软件。
常用Office课程
1、 借Word提升职业化行文写作与表述能力（6～12h）
本课程从行文、写作的规律出发，重点说明简化规范文稿的制作技巧，在提高效率的前提下改善行文质量（结构清晰、版式规范、操控简单）。具体内容包括：
教学阶段 | 主要教学内容 |
按规范流程制作电子文稿 | — 职场行文规范及人与计算机交流的基本方法： 规范行文特点和职业化电子文稿的评价标题（“文档结构图”、“样式和格式”窗格），人机交流方法（光标特点及解读、工具按钮状态与格式对应关系、菜单分布规律），空格使用乱版处理技巧； — 输入规则和技巧：键盘控制（中英键盘及标点切换、输入法选择、全半角切换），输入技巧（汉字输入技巧、符号输入技巧），文字内容的检查和更改（拼写语法、自动更正、批量替换），简繁转换，中英翻译等； — 文字内容编辑：编辑的定义（目的、对象、操作内容等），正确选择操作对象（插入点、字、词、句、段落等），编辑技巧（菜单法、按钮法、拖拉法、右键法、快捷键法等）； — 文稿格式修饰：修饰的定义与编辑的区别，字符格式（规则、技巧）、段落修饰（对齐方式、缩进、间距等），框线和背景修饰（段落加框及特殊处理、文字加框、页面加框），项目符号和编号设置（符号特点、设置技巧和使用限制、项目编号的特点、处理技巧和应用问题、多级符号的使用环境和设置方法）等； — 文稿整排版：纸张设置（纸型、方向、页边距等），页眉和页脚（作用、设置方法）、分栏排版，特殊版式等； — 文稿保存和打印：保存类型（命名保存、覆盖保存与备份设置、版本保存、定位保存、更名保存、变类型保存、加密保存等），打印（常规，特殊打印设置）。 |
使用模板、样式快速创建规范文稿 | — 样式应用：样式的作用（规范当前文稿的各类段落的格式），创建样式的方法（修改法、匹配法、命名法），样式的管理方法（删除样式、通用样式、样式快捷键）、样式的使用方法（点名法、匹配法、弹琴法、大纲法），用样式与多级符号建立规范文稿的结构，样式的三种扩展应用（纲目结构编辑、目录自动生成与更新、文档结构与演示文稿结构的关联）等。 — 模板应用：模板的作用（规范同类文稿重新制作时的整体版式风格），创建模板的方法（建立规范文档、控制常量和变量、保存模板文档），用模板文档处理不规范文稿（调用方法、处理方法）等； — 规范企业行文流程：针对企业内相对固定的文件类型创建一组模板；**行政手段部署并分发；用模板提升企业整体行文效率和质量（工作方法）。 |
用字、表、图三要素丰富文章内容 | — 文字处理：前两部分知识的综合运用； — 表格应用：表格的类型（文书表格和电子表格），创建表格（结构计算法、绘图法、文本转表格法等），表格编辑（正确选择表格对象，常规编辑、表结构编辑），表格修饰（格线、填充），表格排版（大小、位置、版式），表格的特殊处理（斜线表头、表头跨页、表属性），表格编辑问题的处理技巧等； — 图文混排：图对象的类型，添加图形（剪贴画、图片、艺术字等），图形编辑（图形对象的定位、大小、位置等）、图形修饰（框线、背景等），图形对象的排版（嵌入型、非嵌入型的应用环境和处理技巧），图形对象的排版问题处理等。 |
长文章处理技巧 （选择内容） | — 利用纲目结构审改文稿（显示文档结构图、纲目结构编辑）； — 制作目录（制作、更新）； — 插图插表处理（表题注与图题注自动编号、交叉引用与更新）； — 电子文稿制作（书签、超链接）； — 文章审阅（修订、批注、整合）。 |
以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。
2、 借Excel提升职业化数据处理、分析和表达能力（12h）
本课程从数据管理的规则出发，重点说明两方面内容，即（结构）合理、（数值）准确地创建电子表格，以及从表格数据中灵活获取有用信息的技巧。具体内容包括：
教学阶段 | 主要教学内容 |
创建结构合理且数据准确、有效的电子表格 （避免生产垃圾表格） | 说明数据管理的规则及规范建表的原则（展示问题、说明方法） — 建立合理的表格结构：认识数据规范和类型、明确正确搭建表结构的控制内容，以及创建表格过程的注意事项； — 控制数据的有效性：导致数据问题的原因，现有数据的调用法、批量数据的导入法，规范表头的填充法，数据有效性的控制法； 普通公式常规处理：创建公式（格地址法、数值法、名称法），公式复制（含意、方法、注意事项）、公式跟踪（审核、监视）； — 表格编辑（控制结构）：编辑的定义，正确选择操作对象（单元格、区域、列、行、工作表等）、表格的结构性编辑（插入、删除、移动）、内容编辑（添加、移动、复制、清除）；编辑对象和名称及命名方法； — 表格修饰（增强效果）：数字格式（常规、特殊和自定义），对齐方式（水平、垂直、文字和特殊），格线和背景（控制方法、套用格式），运行保护（意义锁定、隐藏）、条件格式等； — 表格数据的保存和打印：保存的类型、作用和处理方法，表格内容的打印（小表格、大表格设置、超大表格的打印和显示控制技巧）。 |
马力老师的其它课程《用结构化思维模式指导办公软件应用技能》针对汇报类工作的呈现与训练篇基本情况1课程背景•在工作中遇到棘手问题时，您是否常常感到无从下手？•在与领导、同事、下属沟通时，您是否常常感到相互理解很难？•在员工提交的文字报告中，您是否常常感觉其内容让读者困惑？•在演讲展示的过程中，您是否常常感觉PPT没有起到辅助演讲和内容表达的功效？•金字塔原理是麦肯锡核心工具之一 讲师：马力详情第1阶段教学内容包括：如何明确制表目标，并合理搭建表体结构；如何有效控制表格数据的准确性和有效性；同时说明目前制表过程中普遍存在的一些问题。明确制表过程的“编辑”操作，包括目的、内容、对象及相关高效处理技巧（准确选择、快速操作等）。明确表格“修饰”操作的目的、对象、内容，以及突出重点数据的规则和处理技巧等。按规范保存电子表格数据并重复使用的技巧。针对电子表格 讲师：马力详情创建可以有效使用的电子表格（必会内容）这部分教学内容主要是回顾Excel第1阶段的必会应用内容。包括：制表目标与表体结构搭建的关系，数据输入准确性和有效性的处理方法和技巧；可操作对象的选择及“编辑”、“修饰”目的和技巧；电子表格的保存与打印技术要点等。目的在于，避免生产的垃圾数据影响分析结果，为灵活处理和分析数据做好思想和物质的准备。从表格数据中灵活有效的获 讲师：马力详情1.借助Project提升项目管理和跟踪能力（6h～12h）针对项目管理的规则和要求，按项目创建的规范流程介绍Project软件功能的使用。包括规划创建项目文档、简单资源管理，以及常规项目跟踪等。具体内容包括：教学阶段主要教学内容解任务并建立项目管理文档—理论准备阶段：概述项目管理（目标、对象、条件限制、理论机制等），认识Project软件工作环境。如表（主 讲师：马力详情教学阶段主要教学内容按演讲规则建立演示文稿的结—演讲规律和演示文稿制作特点：演讲规律（看、听、记），多视图工作环境、多角色分工规律（演示文稿制作者、演讲者），有效表达元素（图形字符、表格和图表、绘画图片、声音和电影）；—演示文稿的结构：片头和摘要页制作，结构编辑（大纲视图、升降级、位移和展开、折叠技巧）；—幻灯片页处理：处理对象（文本、框、页），编辑（与位置 讲师：马力详情借Word提升职业化行文写作与表述能力 01.01教学阶段主要教学内容按规范流程制作电子文稿—职场行文规范及人与计算机交流的基本方法：规范行文特点和职业化电子文稿的评价标题（“文档结构图”、“样式和格式”窗格），人机交流方法（光标特点及解读、工具按钮状态与格式对应关系、菜单分布规律），空格使用乱版处理技巧；—输入规则和技巧：键盘控制（中英键盘及标点切换、输入法选择、全半角切换），输入技巧（汉字输入技巧、符号 讲师：马力详情借助Project提升项目管理和跟踪能力 01.01教学阶段主要教学内容解任务并建立项目管理文档—理论准备阶段：概述项目管理（目标、对象、条件限制、理论机制等），认识Project软件工作环境。如表（主要项目包括：项目名称、类型、工期、资源、说明）、甘特图等—项目规划阶段：包括：创建项目（创建时间、任务关系、起止日期等）—创建任务阶段：创建各类任务（普通、周期、阶段点、摘要、关键等）、建立任务的结构关系（升降 讲师：马力详情借Outlook养成事务记录查询和跟踪的良好习惯 01.01教学阶段主要教学内容建立电子邮件管理系统—个人Outlook工作环境搭建：启动Outlook，认识工作项目和界面工具；建立个人账户资料及联系资料（邮箱申请、账户配置及测试、初始状态设置）等；—建立联系人资料库：添加联系人、创建联系人组、个性视图设置、查找联系人资料、生日提醒，从Excel导入（联系人）资料，或导出应用等；—制作与发送电子邮件：设置邮件信息（收 讲师：马力详情借Excel提升职业化数据处理、分析和表达能力 01.01教学阶段主要教学内容创建结构合理且数据准确、有效的电子表格（避免生产垃圾表格）说明数据管理的规则及规范建表的原则（展示问题、说明方法）—建立合理的表格结构：认识数据规范和类型、明确正确搭建表结构的控制内容，以及创建表格过程的注意事项；—控制数据的有效性：导致数据问题的原因，现有数据的调用法、批量数据的导入法，规范表头的填充法，数据有效性的控制法；普通公式常规 讲师：马力详情
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