行政人员三项基本功——会议管理、文书档案、公文写作

课程背景：

进入企业工作，行政人员必备三项基本功。一是业务经营、综合管理必然与政府部门沟通交流，您了解政府部门的架构吗？二是行政工作中会议管理是企业战略执行的重要保障工具，您能恰如其分地组织一场会议吗？三是内外练习必有文书来往，您知道如何写出得体的公文，如何进行文书档案管理吗？

把握政府架构、精于会议管理、擅写擅管文书。三项职场基本功，本课程带您一网打尽！

课程收益：

• 了解政府基本组织机构、准确对应沟通部门
• 掌握会议管理的基础知识及成本分析、提高办会水平及会议管理能力
• 把握《党政机关公文处理工作条例》的常用公文分类及格式运用，掌握构思与行文方法； 有效提升受训单位的公文规范化程度及写作技巧。
• 熟练掌握档案的基本定义及分类办法；把握档案管理的原则及流程；有效提升文书建档、安全管理及文书档案利用水平；

课程时间：2天，6小时/天

授课对象：企业相关工作人员。

授课方式：

1．主题讲授；

2．案例研讨；

3. 视频欣赏；

4．分组演练

模型运用：

课程大纲：

1.  厘清政府架构 畅通政企渠道（约2小时）

前言：  “您所在的企业经常打交道的政府部门是哪一个？它是权力机关还是行政机关？不满意它的答复或服务，找谁投诉？

1.  中国政府基本概况
2. 基础知识
3. 政府的含义
4. 定义
5. 宪法规定的各国家机关的关系
6. 国家权力机关与行政机关的关系
7. 国家机关与党委会之间的关系
8. 中央政府的基本架构
9. 组成部门
10. 直属机构
11. 办事机构
12. 事业单位

3、中央政府与各级地方政府的关系

4、政府部门之间的关系

5、政府部门内设机构

一图了解政府层级

1. 政府运行机制
2. 领导体制和决策机制

（1）首长负责制，领导分管体制；民主集中制，科学民主决策

（2）会议制度

（3）文件制度

2、法治政府建设

（1）2018年政府机构改革成效

（2）企业办事指南——解读XX酒业制造公司由出生到上市的政府沟通部门图谱

1.   会聚能量才有益议——企业会议管理实务（约4小时）

前言：请大家计算一下：上个月我们平均每天在会议上花费多少时间？上月您的会议时间占了当月标准工作时间的百分之几？

第一讲：会议概述

一、会议的基本功能

（一）决策：开发创新、制定政策

（二）控制：传达指令、收集信息

（三）协调：协调矛盾、解决问题

（四）教育：激励士气、共享资源

二、会议的基本类型

（一）分类

1、按组织类型

2、按时间的规定性

3、按出席对象

4、按功能性质

5、按议题性质

6、按照规模大小

7、按会议采用的方式手段

8、按与会者的国籍及议题的范围

（二）企业内部常见会议

1、功能性质：决策性（必有决议、决定）、讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

2、常用会议种类：股东大会、董事会议、总经理办公会、部门月度会、年会、新品发布会、业务研讨会。

案例解读：万达的会议管理：万达开会、绝对不睡——XX公司管理制度

三、会议成本

（一）直接成本

（二）效率损失成本

（三）时间成本

工具运用：会议总成本 =每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时） 

第二讲：高效会议实务

一、低效会议及高效会议的表现

（一）七大表现您有吗？

（二）造成低效会议的原因

（三）高效会议七大特征

视频：会议众生相

二、如何进行高效会议

（一）会议组织与管理：会议成功四要素

1、会议准备

（1）不同角色的准备：组织者、被邀请者

（2）会议规模管理

（3）时间安排：A时点：工作生物钟  B长度：如何策划时长

2、场地与布置

（1）不设在经常被打断的地方

（2）长桌与圆桌

（3）多种方案

（4）会场纪律

3、会议控制

（1）时间控制

（2）流程控制

案例：勘弥大师的鞋带——保护与会者热情

      孩子拼图的故事——换角度看问题

工具运用：罗伯特议事规则十二条

1. 会议沟通三部曲：会前、会中、会后

4、会议成果

1. 时刻检讨
2. 形成记录
3. 时间允许，处理“停车场”内容
4. 会后跟进：任务承担、会议督办
5. 会议角色与权责
6. 会议主席
7. 主持人
8. 记录人
9. 支持人
10. 参会者

第三讲：会议管理技巧运用

1. 会议规划方法：流程周期法
2. 概念： 它通过将一个项目分解成若干步骤，明确每一步骤应做什么来规划项目，以提高效率和效果。
3. 要素：目标、结果、步骤、原则、反馈
4. 会议效率提高的思考方法：六顶思考帽

1、概念：爱德华·德·波诺博士开发并流行于西方企业界的，最有效的思维训练。它提供了“平行思维”的工具，从而避免将时间浪费在互相争执上。

2、六顶思考帽的运用

（1）平性思维与垂直思维的区别

（2）为什么使用帽子？

（3）为什么是六顶——六顶帽子的不同含义

3、六顶思考帽的适用场合

（1）单独使用

（2）会议使用

现场练习：蓝色帽子的会议使用

1. 政府会议管理制度介绍

概要解读《天津市人民政府办公厅关于进一步加强政府系统会议管理的意见》

第三部分 档案管理与公文写作（约6小时）

前言：2017年国际档案理事会《中国受灾纸质档案的抢救与修复——以北川地震受灾档案为例》。

第一讲：库里乾坤大——档案管理的基础知识

一、关于档案管理

1、档案的起源与沿革：

（1）国家——文字——档案
　　（2）文字——国家——档案
　　（3）文字——档案——国家——有条理的档案 
　　（4）结绳、刻契 ——档案——文字——国家 ——有条理的档案

2、定义：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3、档案管理六大工作内容：

（1）收集

（2）整理

（3）鉴定

（4）保管

（5）统计

（6）利用

现场问答：您在自己的档案管理工作中，6大工作哪一项最难？

4、您了解档案吗？

（1）定义：《档案法》第二条

（2）属性分解：当时性、亲自性、真实性、记录性

二、详解档案分类

1、基本概念

（1）定义：依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。

（2）主要依据：国家档案局《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《企业档案分类》

（3）根据档案内容性质的九大类：管理、基建、科研、产品、设备、会计、合同、员工、特殊载体档案。

案例研讨：请谈一谈档案与文件的区别？

2：解读企业五种常用档案

1. 文件类档案

（2）会计档案

A:会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；

B:会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

C:财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（3）人事档案

（4）特殊载体档案

（5）科技档案：基建与设备类

案例研讨：您单位的声像档案有哪些？实物档案有哪些？

第二讲：卷中日月长——文书档案管理实务运用

一、把握档案管理六原则：全面、职能、特点、联系、方便、协调

1、以全部档案为对象

2、依据单位管理职能划分

3、结合档案内容和形成特点

4、保持档案材料的内部有机联系

5、方便管理与利用

6、协调统一、不随便改动

二、做好档案管理六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用

1、收集：档案管理工作的实际起点

案例讨论：

（1）本单位部门多档案资料重叠多，如何才能确保资料收集完整及时？

（2）哪些要归档？哪些不归档？

练习：表格制作：本单位档案分类表

2、整理：

（1）区分全宗

（2）分类方案制定

（3）类别号设定

（4）档案排列

（5）档号编制

（6）互见号填写

（7）档案编目

（8）建立全宗卷

3、鉴定

（1）按鉴定时段包括：归档鉴定 到期鉴定

     按鉴定内容包括：价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定

（2）档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：

区分档案与非档案。

区分“永久”与“非永久”。

区分重要档案和一般档案。

区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。

区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。

区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案

4、保管

（1）档案、底图、磁性载体文件的存放和重要档案备份要求；

（2）档案修护要求；

（3）库房管理要求——“以防为主，防治结合”，确保档案安全

5、统计

（1）及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；

（2）建立档案工作统计台账；

（3）保持统计工作的连续性 ——进行统计分析研究

6、利用

（1）加强检索系统的建设；

        ——分为手工检索系统和计算机检索系统

        ——检索信息要覆盖全部馆（室）藏

        ——检索功能要匹配合理

（2）设定利用者权限；

（3）进行利用登记；

（4）采取多种方式；

（5）编制各种实用汇编；

（6）编写初加工的专题材料；

（7）编写深加工的研究材料；

（8）举办档案陈列或展览。

现场练习：完成一份归档文书档案盒

第三讲：巧手写公文——常用公文撰写

一、公文的定义

（一）公务活动中使用的文书；

（二）有着特定体式的文书；

（三）需要经过一定的处理程序来使用的文书。

二、公文的种类

（一）按具体职能分

1、《中国共产党机关公文条例》将党的机关文种划分为14种。

2、《国家行政机关公文处理办法》将行政公文划分为13种。

3、金融系统的常用公文可以划为10种。

（二）按行文方向分

1、上行文、

2、下行文 

3、平行文

三、公文写作的基本要素

（一）主旨

（二）材料

（三）结构

（四）语言

四、公文的特点

（一）政策性；

（二）权威性；

（三）规范性。

（四）时限性；

（五）平实性。

五、公文的流程

（一）写作步骤

1．制定目标；

2．选择文种；

3．列出大纲；

4．撰写初稿；

5．修改成文。

（二）审定与用印

1、公文的一般审定程序

2、关于公文用印

（三）公文的传递

六、好的公文是如何炼成的

（一）核心技巧

1、短短短！

2、您的逻辑能力？

案例：凯撒给罗马政府的战报

（二）关于标题

1、法定公文标题的写法

2、标题的常见错误

（三）关于正文

1、开头——“凭”

   既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；

2、主体——“事”

   即什么事情或什么事项；

3、结尾——“断”

   论断部分，通常为要求、措施、办法等。如无措施、要求，用结尾用语即可。

（四）几种企业常用公文练习

1、请示：类型、适用范围、格式

2、报告：类型、适用范围、格式

3、批复：类型、适用范围、格式

4、通知：类型、适用范围、格式

5、通报：类型、适用范围、格式

6、函：类型、适用范围、格式

7、会议纪要：类型、适用范围、格式

现场练习：每组练习一个公文

七、互联网+公文写作

（一）互联网成为了整个社会的基础架构和标准配置；

1．网络“麦特卡夫”法则；

2.“互联网+”成为解决新常态的战略方法。

（二）互联网+时代的公事沟通

1．短信与微信；

2．电子邮件；

3．银行公众号

（三）金融企业微信公众号文章的写作

1、微信文案的作用

降低成本、加强交流、转化率高、定位准确

2、 编写前的整体布局

3、如何体现传播性

（1）追热点

（2）找细节

（3）看照片

4、素材积累的重要性

现场演练：贵公司近期要组织一次大客户答谢，拟邀请参加中秋晚会。请各小组经过小组讨论后，设计一份能够聚拢人气的公众号宣传文案。

结束 总结与互动

1．三个关键词或一句话描述您的收获与困惑。

3、今后怎样掌握上述三项基本功？

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