怎样组织高效率会议(ppt)
怎样组织 高效率会议
____时间管理之三

一、为什么开会
(1)为了将不明确的内容减至最少，因而收集所需要的信息。（理解）
(2)掌握必要的状况，拟定对策，以便解决问题。（了解）
(3)确认自己的想法正确与否，并争取别人的支持。（教诲）
(4)控制整体形势，使事情朝着正确的方向发展。（指示）
(5)澄清别人的质疑。（共鸣）
(6)与别人一起分享成功的快乐、经验、


二、不成功会议的特点
1、主题不明，节外生枝
2、参加会议人员选择不恰当
3、不能督导与会者围绕主题发言
4、无结论、无记录、无检查、无反馈、无人负责、时间长
5、期待一次会议解决所有问题
三、会议分类
按会议性质可分为三大类：
1、娱乐性会议:
如晚会、演唱会、朋友聚会等
2、政治/决策性会议
政府部门会议、企业懂事/监事会议等
3、业务会议如：
总结会、讨论会、事故分析会、经验交流会、动员会、专业技术会议等


四、业务会议的要素



从实际来看，大家参加或主持最多的会议应该是业务会议，以下讲一将业务会议要素。
1、确立主题
2、选择与会人员
3、有主持人、记录人
4、会议的目标、方式
5、会议总结、纪要、与会者的责任等。
五、如何选定会议主题
1、会议要达到什么目标？
——根据目标选主题
2、你要解决那些问题？
——根据问题选主题
3、你为什么在今天开会？
——根据时间选择主题
4、你为什么找这些人开会？
——根据与会人员选择主题




六、召开会议的步骤
1、检查上次会议的结论及执行情况
——执行的好，经验
——没执行，原因
2、主持人说明本次会议主题
3、相关人员发言
4、主持人总结、记录员做好会议纪要
5、会议纪要下发、执行
1、视会议的层次选择合适的场所
会议室、办公室、咖啡厅、茶座、餐桌等
2、人员座次
基本方法是——记录人员在组织者右手边。
七、常见的业务会议
1、讨论会
2、工作总结会
3、事故分析会
4、专业性会议
下面将就有关会议做介绍

八、如何参加会议
清楚知道会议主题，不知也应“思意”
围绕主题准备发言（自己的意见）
做好会议记录
会议是学习、沟通的场所和机会（认识）
会后（任务）需要执行的立即行动
准备下一次会议的检查（本次任务）
九、讨论（座谈）会要素
1、确认主题及可能引出的问题
2、确定参加的人员
3、始终引导讨论围绕主题进行
4、达成共识（形成可执行结论）
5、总结会议成果、待处理议题
6、会议纪要下发及执行

十、工作总结会要素
1、汇报人会前提交报告（相关人）
2、参加者是与报告人有关的部门
3、报告人接受相关的质询
4、主持人总结评点报告
5、会议结果下发有关的部门（会后）

十一、事故分析会
1、与会者：责任人、直接主管、相关部门主管、间接责任人
2、主持人说明事故的现象及后果
3、与会者分析原因（直接/间接原因）
4、这些因素是否可以避免？如何避免？
5、确立责任范围、惩罚方式
6、主持人总结、发出会议通报。

十二、专业会议及目标
1、激励鼓舞士气
2、沟通解决专门问题
3、培养与会人员的责任感
4、建设团队、形成合力
5、降低、减少部门之间、成员之间的磨擦

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