有效能的时间管理 (ppt)
有效能的时间管理
请闭目一分钟思考这个问题


什么是你生活中最重要的事？
你的人生意义何在？
你希望成为何种人物或完成什么目标？

想想看你有什么长期目标
想想看人生中最重要的人际关系是什么
想想看你最希望有什么贡献
重新思索你最希望得到的感受是什么？平和, 信心, 快乐, 或是． ． ．
列出你认为最重要的三, 四件事
假设你只有六个月的生命，想想这星期内你要做些什么？
假设你有至少三, 四十年的生命，这星期内你又要做些什么？

在办公室内时间损耗的主要原因为何?
时间管理是什么?
时间管理就是自我管理
自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能
把事情很快地做完, 叫做效率
把事情很快又很对地做完, 叫做效能
时间管理就是事前的规划或长期的计划
时间管理不是什么?
时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多
所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间
情境测验题 ( 限时三分钟 )
1. 请先阅读完本文
2. 在这张纸的右上角写下你的名字
3. 将第二句中的大名两个字圈起来
4. 在这张指的左上角画五个正方形
5. 在刚才画的正方形中个画一个十字
6. 在正方形的四周画一个圆圈
7. 在这张纸的右下角签上你的名字
8. 在签名下写三个好字
9. 在右上角的签名下画一道线
10. 在这张纸的左下角画一个十字
11. 把刚才所画的十字周围加画一个三角形
12. 在这张纸的背面计算一下二十五乘十三的答案
13. 在第八句的好字画一个圆圈
14. 当你做到这里, 请大喊一声“我最快”
15. 如果你完全遵守规定, 请大声说“我最好”!
16. 在这张纸的背面计算二十三加三十二加二十三的和
17. 将刚刚的答案减去二十三, 再减去十三等于多少?
18. 在以上所有“双数“题的题号上画圈
19. 假如你做到这里, 请拍一下桌子, 并大声说“遵从指示, 我第一!”
20. 现在你已全部读完, 请只做第一及第二题及可
三代时间管理法
第一代: 备忘录型

第二代: 规划与准备

第三代: 规划,订定优先顺序,操之在我


传统时间管理 V.S. 第四代时间管理



陷阱一:时间的配置不对
Reaction消极回应 vs Proaction 积极掌握
危机就是转机
规划重于做事
最好的控制是预防
预防胜于处理
不合理的时间配置
明智的时间配置
陷阱二: 拖延
除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快
不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情
克服1.成本/效益分析法
成本
...
...
...
...
...
...

好处
...
...
...
...
...
...

克服2.思维习惯的改变
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.
养成速战速决的习惯
将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务
完成最关键的部份, 让事情看起来像做完80% 一般

陷阱三: 事必亲躬
韩非子.八经
下君,尽已之能
中君,尽人之力
上君,尽人之智
诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死.
为何事必亲躬?
因为怕部属取代
不放心部属, 不信任部属
要求标准过高
陷阱四: 有求必应
会花太多时间, 时间不够会牺第二项受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要
不好意思拒绝请托的原因
接纳请托比拒绝请托容易
担心触怒请托者
想要做广受爱戴之好人
不知如何拒绝他人之请托
每个人都有一个好朋友, 叫“施小惠”, 可以适当地拒绝.
Conclusions: 时间管理架构

迫切性指数检核清单
0 ~ 25 : 一切在掌握中
26 ~ 35 : 渐受迫切性限制
36 ~ 45 : 已经开始上瘾
>= 46 : 上瘾

如何提高工作效率
如何提高工作效率
1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.
2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.
3.保持良好的体力; 养成运动的习惯
4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好
1.工作时段分配法则
2.每周工作性质分配法则
先问自己以下这几个问题
1.你一天花多少时间在看 Email?
2.你进 Email 会不会看小品?
3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的?
4.你的Email 有没有做分类?
5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信?
6.你进Email 信箱, 是先看信还是先发信?

如何提高 Email 的处理效率
一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作
养成习惯, 一天只有三个时段看 Email
除了急件以外, 集中时段回信
看Email 的时段分配
Email资料夹的分类
Reply: Private, 公务
Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private
Project 进度
有空再看
良好的时间管理来自于计划
花时间在计划上才是最节省时间的作法
8.80/20法则1/2
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉图法则
花最少的力气, 获得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=>也就是说80%的努力是与成果无关的
80/20原理意示图

Group Discussion--
进行很差的会议



Time Management
I hear and I forget
I see and I remember
I do and I understand
I make mistakes and I learn!!
---- Unknown Source ----


有效率的会议
1. 会议成功与否在于你是否能帮助每一个人的互动
2. 有效率的会议需要小心的准备与纪律
3. 每一个会议都意味着高成本
3-1 参与人员薪资
3-2 准备所花的成本（人力, 时间）
3-3 心理成本
3-4 机会成本

1. 考虑是否非要会议才能解决问题
2. 决定会议目的
3. 决定参加人
4. 准备议程
5. 决定合宜的设备, 场地与时间
6. 跟催动作

1. 考虑是否非要会议才能解决问题
有以下状况时, 你不应该召开会议：
 电话或是书面通知即可解决问题
 关键人物不能参加
 准备时间不够
 外界因素可能会浪费会议时间
 成本太高

2. 决定会议目的
通知或解释（最好准备书面资料）
训练或指示（需要练习）
收集资讯（怎么做？）
说服式

无论哪一种目的, 你必须清楚的知道你想从会议所达到的目标


如何计划一个有效率的会议

3. 决定参加人
人越多, 效率越差
不一定所有人要全程参加, 安排每一阶段所需的参加人
考虑参加人所需的背景资料

如何计划一个有效率的会议
4. 准备议程
会议前议程立即发出让参加人有时间思考

5. 跟催
指定专人做会议记录
只记录行动事项
会后公布

成功会议的为与不为
为:　　　　　　　　　　　不为:
 准备好会议室 主宰讨论
 让参与人一开始 扭曲参加者陈述之意见
就感兴趣 　  急着进行每一个主题
 鼓励参与 　　 争辩
 使用不同的方式 嘲笑
 让会议保持进行 Take sides
 不离题 Moralize
 保持控制,但 Domineer
不要成为个人秀 浪费时间在猜忌,
 保持幽默 　颜面问题
 逾时


目标金字塔
如何列管重要计划
将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来, 并算出每个计划的效益. (如下一页所示)
在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案(专案件数依自己能力而定,红线的右手边)
有专案结束之后下一个专案就可以往左递补

每个计划如何给予评分
先将所有计划列出来, 分成短中长期(自行定义)
分成三个项目(也可依自己的价值观调整), 依照: 重要性, 急迫性及成功机会来给分数. 最好给5 分, 最不好给1 分
将三个分数相乘, 分数最高者为最优先执行的计划
范例: 专案评分的范例
以 Notes 信箱管理计划的分类
执行力: To-Do, 记录, Routine (最重要的部份, 下一章节再讲)
自我成长: Pareto, 前3个计划
生活: Pareto, 前3个计划
工作: Pareto, 前3个计划
时间管理的利器: to-do List


善用 Notes BookMark 的功能
连结书签(BookMark) 的建立可以用来建立一系列相关计划的连结
在Notes里头, 点一以下黄色书签即可把该计划给打开, 并Update

善用Notes 颜色管理的功能
红色粗体字体为重要一定完成的部份
蓝色斜体字体为已完成的部份
黑色字体为应执行事项
绿色字体为 Routine Schedule
良好工作习惯的养成
兵贵速战速决
养成做备忘录的习惯
可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成
每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时
“执行”的写照
Just Do It
奉备忘录的 To Do-Check List 如圣旨
行动才是企划的开始
把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%
执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折剑断
执行不是一成不变的
合理性 Reasonable 表示用心
试探一下是不损伤毫发的
平时基本观念(Sense)的建立, 在临场应用时最能显现效果
执行的速度: 兵贵速战速决
养兵千日, 用在一时 (资源珍贵)
时机稍纵即逝
将变数降至最低
生米已煮成熟饭型 (老公,来不及了)
自废武功型 (成绩已经贴出去了)
客户的感受
加速度, 势如破竹.
兵贵速战速决的时机
并不是每一件事情都需要兵贵速战速决
#1 是专案的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球)
#2 重要事件的关键任务. 通常要完成此关键任务只占全部专案时间的20%.
#3 时机稍纵即逝的机会. 有时候机会的有效性仅限于某段时间, 甚至短到几分钟而已.
Hand Carry !
让程序进行最迅速的方法
当然需要先了解程序及关键点
见面三分情
亲自与关键人物(经理) 面对面沟通
执行的技巧: Key Success Factor
灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余). 分解完毕牛尚不自知已经被解体
由计划阶段时即被简单勾勒出来
做对的事情, 并不会耗费太大的力气. 反而做不对的事情, 才需花时间东补西补.
Buffer 缓冲区
并不是每件事情都那么的急
如果我们每件事情都要即时地处理掉, 相信我们会变得神经兮兮的
所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情, 但是时间到时又要能提醒我们
如何处理情绪低潮
每天至少完成一件事情
完成事情的定义
完整的
相关的
善后的
记录的文件
通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情
时间管理结语














有效能的时间管理 (ppt)