行政部规范化管理工具箱-来访人员接待管理制度
来访人员接待管理制度
以下是某公司来访人员接待管理制度，供读者参考。
制度
名称 来访人员接待管理制度 编 号
执行部门
第1章 总则
第1条 目的
为规范前台接待人员对来访人员的接待行为，提高接待效率，树立公司形象，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司所有前台接待人员。
第2章 人员来访接待
第3条 接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。
第4条 客人到来进行来后，接待人员要立即通知被访者；如需引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势，具体如下表所示。
引导规范表
引导方法 详细说明
在走廊的引导方法 接待人员在客人两三步之前，配合步调，请客人走在内侧
在楼梯的引导方法 当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面；若是下楼时，应由接待人员走在前面，客人走在后面。上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全
在电梯的引导方法 引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门；到达时，由接待人员按“开”钮，请客人先走出电梯
客厅里的引导方法 当客人走入客厅，接待人员应用手指示，请客人坐下；看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人误坐下座，接待人员应请客人改坐上座
第5条 安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。
1．对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。
2．对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。
3．对于面试人员，如果会议室条件允许，应尽量安排在会议室接待。
4．对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。
第6条 预约人员到达后，若被访者由于种种原因不能马上接见，接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志，如有可能，还应该不时为来访人员更换饮料。
第7条 如果预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是本公司人员回访来访者单位。
第8条 如果采访人员未预约，接待人员应首先明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面。
第9条 接待人员经过初步判断，如果不能直接回答，应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。
第3章 附则
第10条 行政部对本制度拥有解释权。

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