行政部规范化管理工具箱-公司会议管理制度
公司会议管理制度
以下是某公司公司会议管理制度，供读者参考。
制度
名称 公司会议管理制度 编 号
执行部门
第1章 总则
第1条 目的
为了使公司的会议管理工作规范化、有序化，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议决策的效率，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司内部会议管理。
第2章 会议组织
第3条 公司级会议，指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门组织召开，公司领导参加。
第4条 专业会议，指公司性的技术、业务综合会，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。
第5条 各车间、部门、支部召开的工作会由各车间、部门、支部领导决定并负责组织。
第6条 班组（小组）会由各班组长决定并主持召开。
第7条 上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。
第3章 会议管理
第8条 会议准备
1．明确参会人员。
2．选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中等。
3．会议日程安排。要将会议的举办时间事先告知与会人员，保证与会人员能准时参加会议。
会议日程安排表
会议日期 时间 地点 内容 备注



4．会场布置
一般情况下，会场布置应包括会标（横幅）设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。会场布置和服务如有特殊要求的按特殊要求准备。
5．会议通知
会议通知应包括参加人员名单、会期、报到时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。
会议通知单
召开会议部门 会议组织部门
会议召开时间
会议结束时间
会议议题
参会人员
参会人员的相关准备工作
注意事项
会议组织部门的联系方式
第9条 会中管理
1．人员签到管理
会议组织部门或单位应编制“参会人员签到表”，参会人员在预先准备的“签到表”上签名以示到会。
2．会场服务
会场服务主要包括座位引导、分发文件、维护现场秩序、会议记录、处理会议过程中的突发性问题等内容。
会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，字迹应清晰可辨。
第10条 会后管理
1．会后管理主要包括整理会议记录，形成纪要和决议等结论性文件，检查落实会议精神，分发材料，存档及会务总结等工作。
2．会议记录人员应在 个工作日内草拟会议纪要，经行政部领导审核后，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。
第4章 会议安排
第11条 为避免会议过多或重复，公司经常性的会议一律实行例会制，原则上按例行规定的时间、地点和内容组织召开。
部分会议内容说明
会议类型 内容
总经理办公会 研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作的重大问题；总结评价当月的生产行政工作情况，安排布置下月的工作任务
经营管理大会或公司员工大会 总结上季（上半年、上年）的工作情况，部署本季（下半年、新年）的工作任务，表彰、奖励先进集体和个人
经营活动分析会 汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出问题，提出改进措施，不断提高公司的经济效益
质量分析会 汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施
安全工作会 汇报、总结上季安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施
技术工作会 汇报、总结上月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划的完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的方案
生产调度会 调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题
各部门例会 检查、总结、布置本部门工作
第12条 其他会议的安排
1．凡涉及多部门负责人参加的会议，均须于会议召开前 日经部门或分管公司领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排，方可召开。
2．行政部每周六应统一平衡编制《会议计划》并装订，分发到公司相关部门。
3．对于已列入《会议计划》的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，会议召集部门应提前 天报请行政部并经公司相关领导同意。
4．对于参加人员相同、内容接近、时间段雷同的会议，公司有权安排合并召开。
5．各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第5章 会议注意事项
第13条 会议注意事项
1．发言内容是否偏离议题。
2．发言目的是否出于个人利益。
3．全体人员是否专心聆听发言。
4．发言者是否过于集中针对某些人。
5．某个人的发言是否过于冗长。
6．发言内容是否朝着结论推进。
7．在必须延长会议时间时，应在取得大家的同意后再延长会议时间。
第14条 召开会议时需遵守如下要求
1．严格遵守会议时间。
2．发言时间不可过长（原则上以 分钟为限）。
3．发言内容不可对他人进行人身攻击。
4．不可打断他人的发言。
5．不要中途离席。
第6章 会议室日常管理
第15条 会议室由行政部指定专人负责管理，统一安排使用。
第16条 各部门若需使用会议室，需提前向行政部提交申请，由行政部统一安排。
会议室使用申请表
申请使用部门
日期 召开会议时间 会议名称 主持人 参会人数 备注


行政部意见
第17条 各部门在使用会议室的过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。
第18条 未征得公司同意，任何人不得将会议室内所使用的设备、工具、办公用品拿出会议室或挪作他用。
第19条 会议室的环境卫生由行政部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真打扫，并做好日常清洁工作。
第20条 会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。
第21条 会议室的钥匙由行政部派专人管理。
第7章 附则
第22条 行政部负责本制度的起草工作。
第23条 总经理负责本制度的核准工作。
第24条 本制度自发布之日起实行。

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