行政部规范化管理工具箱-办公用品管理制度
办公用品管理制度
以下是某公司办公用品管理制度，供读者参考。
制度
名称 办公用品管理制度 编 号
执行部门
第1章 总则
第1条 目的
为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。
第2章 办公用品的申请
第3条 对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。
公司易耗品申请单
部门 领用人 领用时间
序号 物品名称 规格 数量 单位 用途 单价 总价



领用人（签字）： 主管领导（签字）：
年 月 日 年 月 日
第4条 各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。
公司办公用品订购审批单
部门 使用人 填表时间
序号 物品名称 规格 数量 单位 特殊要求 需求时间



订购原因：

部门主管审批意见：
签字：
年 月 日
行政部审批意见：
签字：
年 月 日
如果金额超过审批权限须请行政总监签批
意见：
签字：
年 月 日
第5条 “申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。
第3章 办公用品的购买
第6条 办公事务部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后《办公用品使用情况报告书》的审核与检查依据。
第7条 根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。
第8条 办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。
第9条 办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡”（如下表所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。
订购进度控制卡
项 目
物品名称 订购日期 订购数量 单价 物品来源 到货日期




办公事务人员（签字）： 主管领导确认（签字）：
第10条 收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记，写明到货日期、数量等。
第11条 收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室支付或结算。
第4章 办公用品的核发
第12条 办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单”。
办公用品分发通知单
需求部门 需求人 到货时间
物品名称 规格 数量 单位 用途 单价



合计
今物品已于____年____月____日到达本部门，请于____年____月____日之前领取
接收人员（签字）： 主管领导确认（签字）：
第13条 办公事务专员核对后，把全部用品备齐，分发给各部门。
第14条 办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单”连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
第5章 办公用品的保管
第15条 办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。
项目
物品名称 编号 数量 单价 入库时间 备注



第16条 办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。
第17条 办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。
第18条 印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。
第19条 非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。
第20条 非工作原因严禁将办公用品带出公司。
第6章 办公用品的报废处理
第21条 对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。
报废物品清单
物品编号 物品名称 数量 单价 出厂时间 使用时间 报废类型 报废原因




以上物品本部门申请报废处理：
部门主管（签字）：
办公事务专员 □同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务专员（签字）：
办公事务主管 □同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务主管（签字）：
第22条 对于决定报废的办公用品，办公事务专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第23条 不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。
第7章 办公用品使用的监督
第24条 办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。
第25条 办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。
第26条 办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。
第8章 附则
第27条 本制度自发布之日起实行。

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