信息采购的含义与应用
信息采购的含义与应用 3．1．1 信息采购的含义 简单地说，信息采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。具体说来 ，开展信息采购的企业在网络上公布所需的产品或服务的内容，供相应的供应商选择； 采购企业通过电子目录了解供应商的产品信息；通过比较选择合适的供应商，然后，下 订单并开展后续的采购管理工作。也叫电子化采购、电子商务采购、网上采购。 阅读助手 2000年4月4日，ECantata国际网络公司上海办事处与Motorola上海寻呼产品有限公司 联合进行了一次基于Internet技术平台的在线工业采购，所采购的产品全部用于该厂的 本季度实际生产；由ECanlata和Motorola公司共同确定供应商，按照新的流程成功完成 了此次采购任务；在线采购结果比预期节约费用32%，节省时间80%以上。 在传统模式下，Motorola公司的采购是通过物料部的采购师进行的：首先由采购师组 织供应商的认证工作，通过上门调查、产品认证、试生产、供货跟踪等手段，在供应商 资料库中确认出能供应该产品的供应商。之后，在某一约定的时间段内，通过电话询问 或招投标的方式，得到供应商的报价井挑选其中报价最低的作为中标者，与之进行后续 的合约工作。传统采购全过程较长、重复工作很多，目由于传统模式的报价方案不适应 于价格变化较快的产品，往往会在经济上受到损夫。 在4月4日的电子商务采购中，由于采用了在线逆向竟价的先进概念，不同的供应商可 以在网络匕看到价格的不断下降，激烈的竟争和轮流领先的赛跑感觉将促使供应商不断 降低价格，在相当短的时间内，把价格降到传统询价或招投标无法达到的程度。而与此 同时，卖方也降低了营销成本、获得了市场机会。 在该次采购中，三家供应商参加竟争。经过简单的软件培训和模拟竟价，各个企业都 对进行在线采购充满兴趣，对获取最后的订单信心十足。13：30——14：00，在正式拍卖 的半个小时内，各家企业都竟相报价，进行了数十轮的激烈竟争，最后的胜利者的报价 比原来预期的采购价格低了200元左右，节约的采购成本高达32%之多。 电子商务是随着互联网技术和新经济管理理论的发展而出现的一种新兴的商务方式。 由于采购是企业直接面对市场的第一个窗口，因此电子商务的发展将在未来彻底改变现 在的采购管理模式，进行信息采购是将来采购方法发展的一个方向，信息采购能成为当 今采购管理的重要趋势，在于通过互联网、企业内部网以及其他外部网络技术，使众多 的交易企业实时地进行信息沟通、访问电子目录，从而以最低的采购成本获取经济利益 最大的产品。信息采购的潜在运用还包括订单跟踪、资金转账、产品计划和进度安排、 收据确认等，从而最终加速企业运作、缩短前置时间，同时把大量的人力资源从繁琐的 事务性工作中解放出来，全面降低企业采购管理的成本。信息采购能蓬勃发展，原因还 在于它具有快速、低成本整合上下游资源和信息的能力。 3．1．2 信息采购的应用 信息采购的基本手段建立电子数据交换系统（EDI）。利用EDI可以及时、准确地掌握 供应与需求的情况，按照准时物流的要求，采购或物流中心可以很快做出物流的决定。 通过建立EDI系统，上下游产业之间建立了电子自动订货系统和实现了决算、检验、库存 的电子化。 通过EDI系统，物料供应商可以获得许多优点：⑴ 通过掌握需求方的信息，可以在某种程度上有计划生产，从而减少库存；⑵ 由于实现了电子化，可以减少销售费用，比如没有传票了，减少了传票成本；⑶ 由于信息的同步化，可以减少错误生产和供货，也可以向需求方及时反馈情况，让需求 方了解生产状况；⑷ 在供应商与采购商共同开发商品的时候，通过信息互通可以加快开发速度。 EDI系统给采购方也带来了不少好处：⑴ 由于采购数据直接传输给物流中心，可以防止由于物料供应不及时带来的损失，例如日 本日化生产企业花王与零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺货率减少了一半；⑵ 通过电子订货系统实现了自动采购，提高了商品周转率，佳斯客的库存周转率提高了30 %；⑶ 削减了流通成本，采购方不需要建立库存从而大大节约了费用。 建立EDI系统对物流企业来讲也有很多好处：⑴ 实现了物流作业的集约化。需求方为了降低成本和库存，只在必要的时间、按必要的数 量、采购必要的商品，这就使物流企业出现多频率、小批量配送的势头，但这种配送方 式导致配送次数和车辆增加、加剧交通拥挤和废气增加等问题。物流企业EDI系统掌握了 更多及时的信息，从而可以在配送中更加集约化；⑵ 为物流企业自身减少库存，甚至实现无库存创造了条件。物流中心最大的负担是库存较 多，建立EDI系统后，各生产商将货物送到配送中心后进行点检，然后按照采购要求直接 用运输工具送到物流中心的出口，卡车司机马上将货物运到商店，物流中心也实现了无 库存化。这种技术在国外称为“交叉对接”；⑶ 利用EDI还可以做到共同配送。传统的物流配送是以专业的品种和单一的货主为对象的， 这就造成了运送设施的浪费，如果获得了更多的信息就可以实现混合配送与共同配送。 混合配送就是将食品、日用品、酒、化妆品等同时配送，共同配送就是物流中心同时给 两家以上的竞争货主进行配送。
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