某大型集团公司行政管理制度
集 团 行政管理制度 二○○四年三月 目 录 第一篇 行政管理制度 1 第一章 制度建设基本规定 1 第二章 一般行政管理规定 2 第一节 公文管理规定 2 第二节 印章管理规定 5 第三节 档案管理规定 8 第四节 保密管理规定 10 第五节 会议组织管理规定 13 第六节 台帐管理规定 14 第七节 值班管理规定 15 第八节 安全保卫管理规定 16 第九节 保安管理规定 17 第十节 基本信息管理规定 18 第十一节 资产管理规定 19 第十二节 办公用品管理规定 22 第十三节 电脑管理规定 23 第十四节 司机、车辆管理规定 24 第十五节 图书管理规定 26 第十六节 通讯费用管理规定 27 第十七节 出差管理规定 28 第十八节 办公区管理规定 30 第十九节 员工着装管理规定 32 第二十节 接待工作管理规定 32 第二十一节 罚则 34 第三章 行政费用预算管理规定 37 第一节 总则 37 第二节 预算的编制及审批 37 第三节 执行 38 第四节 监控 38 第五节 账务处理 39 第六节 附则 39 第四章 行政费用预算管理实施细则 40 第一节 预算的编制及审批 40 第二节 执行 41 第三节 监 控 42 第四节 帐务处理 43 第五节 奖惩规定 43 第五章 奖惩管理规定 46 第一节 总则 46 第二节 奖励规定 46 第三节 惩罚规定 48 第四节 奖惩权限 51 第五节 奖惩程序 52 第六节 奖惩管理与监督 52 第六章 附则 53 第二编 附 表 54 第一篇 行政管理制度 第一章 制度建设基本规定 1. 目的：加强大型项目的制度建设，健全管理体系。 2. 适用范围：大型项目管理中心、项目筹建处、大型项目。 3. 适用时间：包括钢铁、火电、高速公路等大型项目筹建期。 4. 制度建设的负责部门： 原则性制度由大型项目管理中心的各职能部门制定； 筹建处的各项制度及实施细则，由各筹建处职能部门根据原则性制度进行编写， 各项目的职能部门提供必要的配合。 5. 制度审批： 管理中心各项原则性制度，由集团相关职能部门、监事会、分管领导进行审批； 筹建处各项制度及实施细则，由管理中心相关职能部门审核，监事会、集团分管 领导审批。 6. 制度解释：对于制度实施过程中因产生争议而需要作出解释的，解释权归于集 团。 7. 制度修改：由集团相关职能部门，会同大型项目管理中心、筹建处职能部门共 同进行。 8. 制度终止：权力归于集团。 第二章 一般行政管理规定 第一节 公文管理规定 第一条 公文定义：指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各 类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。 第二条 公文种类主要有： 一、命令（令） 适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政措施；嘉奖有关单位及人 员。 二、 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项 、人事任免。 三、公告 适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。 四、通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 五、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单 位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。 六、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。 七、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问（包括审计报告）。 八、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 九、 批复 适用于答复下级单位的请示事项。 十、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项,会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完 毕，并分发相关领导及部门。 第三条 公文处理的原则：快速、准确、安全、保密。 第四条 公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。 第五条 公文协调处理部门：各级综合部。 第六条 各级单位除综合部以外其他部门不得对外正式行文。 第七条 发文： 一、拟稿：按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟 办，有关部门会签。稿件需填写《拟文稿纸》作面页，按规定要求拟稿。 二、编号：公文字号格式和文种代号统一规定。 三、格式：公司内部所有公文需遵从《广东珠江投资有限公司公文格式规定》。 四、会签：公文的会签由发文单位负责人决定会签次序；不同单位联合发文由该等单 位的共同主管领导决定会签次序；制度的颁发由发文单位及制度所涉及单位的共同主管 领导决定会签次序。会签文件及其附件由综合部盖骑缝章后使用《会签表》进行会签。 五、签发权限：各单位间知会性公文，以及各单位对内发文，由该单位负责人签发； 人事任免通知，按人事管理权限签发；重要对外文件（如对政府函件），由管理中心总 经理或其授权人员签发；以筹建处名义发文，需经过筹建处总经理或其授权人员签发； 以项目名义发文，由项目总经理或其授权人员签发。公文签发授权应将授权证明文件送 本级综合部备案。 六、打印； 七、盖章：手续完备，由综合部盖章。 八、发文：综合部应对每份发文建立台帐，做好发文登记工作；由承办部门自行送达 的文件，应在档案室办理登记、签收。 九、制度颁发必须经过会签程序，经负责审批领导签发后，由综合部门颁发，并送上 一级单位备案。 十、凡上报公文需经协调处理批转的，不得直接送交上级单位，由综合部统一登记批 转，上报集团公司文件统一由管理中心综合部门登记、传递。 第八条 收文： 一、登记：综合部收到文件后，对来文进行编号、备份（外单位来文）。 二、批转：综合部根据来文内容、性质在《文件阅办表》（见附件二）上提出拟办意见 并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他单位承办。对需送多位领导批示的公 文，一般应按领导排序由后向前传批。 三、收文工作应在4个工作小时内完成。 第九条 传递：有关公文需经相关单位传阅，各单位应在4个工作小时内签阅完毕并送回综合部； 对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送。 第十条 批示： 一、公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期 ，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知。 二、批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由综合部负责电话联系，并根据电话 记录代为签署意见，事后，由批示人补签。 三、“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内批示 完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。如承办事项复杂，时限可适当延 长，但不得超过规定时限的两倍。 第十一条 承办：有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定；如有多个领导批示按 级别最高的领导指示确定。 第十二条 跟踪催办：综合部应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做 好公文催办工作。 第十三条 立卷及归档：各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处 理情况等输入电脑以便查证。 公文办理完毕后，应按照公文在形成过程中的相互联系、特征和保存价值等立卷， 并保证归档公文的齐全、完整、能正确反映工作情况，便于保管和利用。 立卷后的公文应按公司《档案管理制度》要求移交公司档案管理部门，并把复印件送各会 签单位。 公文处理情况应每季度汇总送管理中心综合部备案。内容包括发文、文件阅办（包括 处理结果）等。 第二节 印章管理规定 第十四条 印章刻制及启用：各级单位刻制及启用印章，必须经集团分管行政副总经理核准，并由 集团总经理办公室统一负责办理刻制及启用事宜。 第十五条 领取：印章保管人员根据本规定从综合部门领取需自己保管的印章并签收备案。 第十六条 分类：印章分为公司公章（印章）、部门章和业务章，在筹建期，除财务部外不刻制其 他部门章。 第十七条 保管：根据印章的使用功能，印章分别由各级相关部门指定专人负责保管。 一、由管理中心综合部集中统一保管的公章： 1、管理中心、筹建处、各项目公章(筹建处及各项目的公章，待相关制度完善后， 经集团领导同意，可将公章移交)； 2、管理中心、筹建处、各项目合同专用章（筹建处及各项目的合同专用章，待相关 制度完善后，经集团领导同意，可将公章移交）； 3、尚未移交给下属单位的印章； 4、管理中心各部门的印章。 二、由各筹建处综合部集中统一保管的公章： 1. 经集团领导同意，转交的印章； 三、由各项目综合部门集中统一保管的公章： 1、经集团领导同意，转交的印章； 四、业务章的由相关职能部门进行保管。 第十八条 公章的使用范围及审批： 一、对外使用范围及审批： 1、在管理中心，对外公文使用公章，须经部门负责人审签（上报省、市政府及政府 有关部门的文件资料须经管理中心综合部负责人审核），分管副总及行政副总以上领导 审定，方可用章，重要文件用章前须经总经理审定； 2、各筹建处、项目，对外公文使用公章，须经部门负责人审签（上报省、市政府及 政府有关部门的文件资料须经筹建处综合部负责人审核），分管副总及行政管线副总（ 特殊情况管理中心总经理助理以上其他领导）以上领导审定，方可用章；若管理中心、 筹建处、项目需用到集团公章，需经过管理中心总经理、集团分管行政副总经理批准， 方可用章； 3、办理证件使用钢印，须由综合部门负责人审签，方可用章； 4、原则上所有合同和协议须按照《合同订立实施细则》的规定执行，会审手续齐全方 可盖章。特殊情况下，未经过合同会审程序,只有管理中心、筹建处分管副总经理及行政 副总经理在《用章审批表》上签字同意用章的合同及协议，也须经管理中心、筹建处法律 部门对合同或协议条款审核无误后，方可用章； 5、对外常规业务（各种年检、年审、报建、招投标、工程资料等）使用公章，须经 管理中心或筹建处总经理审签，方可用章； 6、银行新开账户，经集团公司财务部审批，方可用章； 7、所有财务、税务登记报表（包括对外提供有关资料），统一由管理中心或筹建处 财务部经理审签，方可用章； 8、凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表 证明书，须经管理中心总经理审签，方可用章； 9、未经集团及管理中心领导小组授权批准，擅自进行投资经营活动，对外担保，对 外借贷款，对外签订合同等活动，印章管理人员不得盖章。 二、法人章（公章）对内的使用范围及审批： 1、管理中心重要文件的发布、重大人事任免等用章，须经综合部负责人审核，主管 行政副总经理及总经理批准，方可用章； 2、各筹建处重要文件的发布、重大人事任免等用章，须经综合部负责人审核，主管 行政副总经理及总经理批准，方可用章； 3、各项目对内发文由项目负责人签发（领导特别交待的除外），方可用章。 4、管理中心、筹建处的一般内部发文，由部门负责人签字，综合部负责人审核，方 可用章。 第十九条 业务章的使用范围及审批： 一、业务章的使用范围： 1、财务专用章用于办理有关银行业务； 2、发票专用章用于开具发票业务； 3、工程专用章用于：工程修改通知单、工程类会议纪要、内部竣工初验；工程方面 资料：图纸、会审记录、预结算报告；工程方面对关联单位、部门的往来文件； 二、业务章使用的审批： 1、财务专用章和发票专用章须经财务部负责人审批后方可用章； 2、工程专用章须由项目工程部负责人审核（工程修改通知单、图纸、会审纪要必须 由主管设计负责人审核），再由各项目总经理审批。 第二十条 有关公文经签发人签发，可使用《拟文稿纸》申请用章，不须使用《用章审批表》申请用章 。 第二十一条 管理中心、筹建处、各项目自行保管的部门章（业务章），在本细则所规定的范围内使 用，如超出本制度所规定的范围使用的，经办人及该单位主要负责人必须承担责任和连 带责任。 第二十二条 使用印章必须严格按照有关用章审批程序执行，手续不全者严禁用章。 第二十三条 除本办法第八条规定之外，所有公文用章，须填写《用章审批表》，按照审批权限审批后 ，方可用章。 第二十四条 用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数，确认 符合用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。 第二十五条 凡符合集团用章规定，会签手续齐全的合同、协议、文件、资料等经审核无误后，按先 后缓急的顺序，即接即盖章，不得拖延用章时间。 第二十六条 各级印章管理人员对未经核准的文件，不得擅自用章；对不符合本管理办法、《合同订立 管理细则》或其他有关制度规定的，应立即向综合部负责人汇报，未经同意，不得盖章。 第二十七条 不得在空白凭证、...
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