捷锐财务制度-费用管理制度
捷锐资讯[中国]有限公司 费用管理制度 1. 目的。 为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。 2. 管理方法。 公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目 外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除 该费用金额。 ■ 管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：业务单位的交际费、运输 费、所有部门的手机费、办公费。 ■ 管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：总部职能部门的交际费、 所有部门的差旅费、广告费、其他相对变动费用。 ■ 管理方法③：除此之外的相对固定费用采用预算管理。 ■ 对“广告费”项目公司单独制定管理制度。 1. 预算管理 1.1 定义 预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划 （金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一报 预算委员会或会同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金 额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。 1.2 具体实施 1.2.1 目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进。 1.2.2 每月25日前，各职能部门、各业务单位向财务部提交下月的《费用预算表》，审批 核准后的预算在月底前发回各单位。 1.2.3 各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用 报支顺延一个月。 1.2.4 总部由财务部建立统一格式的《费用报销手册》，对报支的费用逐笔登记，并在内 部局域网络上共享，供各部门查询本部门费用使用情况。 1.2.5 总部之外由业务单位会计自行建立《费用报销手册》，每周一向总部费用会计传送 《费用报销手册》。 1.3 超预算部分审批权限 1.3.1部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用超预算≤10％，由各部门、各业 务单位经理审批。 1.3.2部门本期费用合计数超预算≤2,000元，或单项费用超预算≤30%，总部由胡继遵 审批，南区由归海审批，北区由钟薇审批。 1.3.3部门本期费用合计数超预算＞2,000元，或单项费用超预算＞30%，由总经理审 批。 2. 额度管理 2.1 定义 额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作 职务、员工人数等。 2.2 具体实施 2.2.1 根据销售额确定额度的费用项目是交际费、运输费。交际费超额度本期内不予报 销，运输费超额度需向总部相关部门提出书面报告，经批准后方可报销。 2.2.2 根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。 2.2.3 根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销 。 3. 行政管理 3.1 定义 行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本 次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费 用。 3.2 具体实施 3.2.1 单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请，在报销时财务部门 作退回处理。 3.2.2 行政领导级次：职员→部门经理→总经办→总经理。 3.3 行政管理审批权限 3.3.1 单项费用≤500元，由各部门、各业务单位经理审批。 3.3.2 单项费用≤2,000元，总部由胡继遵审批，南区由归海审批，北区由钟薇审批。 3.3.3 单项费用＞2,000元，由总经理审批。 4. 其他变动费用 其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他 通讯费。 5. 相对固定费用 除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。 3. 费用内容及管理分类。 |管理方法|费用项目 |费用内容 | |预算管理|业务单位 |招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门 | |额度管理|的交际费 |票等 | | |手机费 |因工作需要而实际已支付的手机费 | | |办公费-其 |日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等 | | |他办公用品| | | |运输费 |公司承担的发货费、取货费、送货费、维修运费 | | | |等 | |预算管理|职能部门 |招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门 | |行政管理|的交际费 |票等 | | |差旅费 |出差的在途车费、住宿费宿、市内交通费、出差 | | | |生活补贴 | | |交通费 |市内出差、办事所花费车费 | | |车管费 |车辆花费费用，如：汽油、养路费分摊、过桥路 | | | |费等 | | |会务费 |参加各种会议而单独列明的费用（费用由总部负 | | | |担的除外） | | |装修费 |办公场地、仓库等的装修费用 | | |佣金 |支付的代理费用 | | |其他通讯费|除移动通讯费之外的其他通讯费 | | |广告费 |支付媒体广告；宣传用资料、小礼品、展示摊位 | | | |费等 | |预算管理|除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用| 4. 费用报销单填列规范。 1. 费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针 串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。 2. 报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明 原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。 3. 对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并 经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。 4. 报销单据 4.1 使用说明 |单据名称 |使用说明 | |《差旅费报销单》 |差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。 | |《支出证明单》 |非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的交际费| | |和手机费补贴也分别单独填写《支出证明单》。 | |《原始凭证粘贴单》|对小票较多，按类别分层次粘贴，附在前2种报销 | | |单后面。 | |《借支（暂付）单》|个人差旅费暂借款。 | |《请款单》 |各类货款和代垫款项的支付，其他金额较大的日常| | |费用支付。 | 4.2 《请款单》使用注意事项 4.2.1 各项货款的请款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单作为审核依据。 4.2.2 办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，作为租赁费支出依据。 4.2.3 《请款单》的审批权限，等同于“二、费用管理方法”中的权限。总部下达的直接支 付给供应商的《付款通知书》除外。 4.2.4 《请款单》的大额日常费用（≥1,000元）支付，以支票形式为主。 5. 费用报销的步骤和流程。 1. 总部所有报销的费用均须由总经办主任胡继遵审批签字，其中：业务部、拓展部、各办 事处的差旅费、交际费还须营管部经理张浩洲审批签字。 2. 步骤 2.1 判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。 2.2 判断所发生的费用：属哪种管理方法？ 2.2.1 如属“管理方法①”判断是否超额度，若超额度不予报销。 2.2.1 如属“管理方法②”判断是否经过“行政管理”，单项费用金额≥200元是否有批准的 书面申请？ 3. 流程 详见费用报销流程附件 6. 借支规定。 1. 公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。 2. 个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。 2.1 个人差旅费借款的审批权限，按“二、管理方法---- 行政管理”中的“行政领导审批权限”执行。 2.2 职员差旅费借款，最高限额为1,500元。 2.3 部门主管差旅费借款，最高限额为2,500元。 7. 差旅费。 差旅费采用预算管理和行政管理两管理种方法。 所谓差旅费的行政管理是指①是否填写《出差申请单》，并经相应行政级别批准（公司 统一组织的出差除外）；②产生的费用是否按行政级别审批。 1. 外埠出差 1.1 外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生 活补贴、住宿费、市内交通费。 1.2 出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填写《支出证明单》，与差旅费同时 报销。若出差期间的交际费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退 回处理。 1.3 对不享受手机费月报销额度≥100元/月的人员，出差期间的手机费补贴，也另行单独 填写《支出证明单》，与差旅费同时报销。 1.4 外埠出差，必须先填《出差申请单》，根据需要，凭批准后的《出差申请单》和《借支（ 暂付）单》借支差旅费。 1.5 出差回公司后，在2个工作日内，持《出差申请单》，到财务部门办理报销手续，无特 殊原因未在2天内报销差旅费的，其差旅费节约部分不再补贴给出差人，返回公司 时间以回程车、船票时间为准。 1.6 在途交通费 1.6.1 乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；乘火车5小时内可到 达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。 1.6.2 在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，给予报销。乘坐火车、长途汽车 ，符合乘坐卧铺条件而不买卧铺的，给予票价的40%补助。 1.6.3 在途交通费还包括： 1. 飞机场至宾馆的往返出租车费。 2. 机场建设费、保险费。 1.7 出差生活补贴 出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。 1.7.1 出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的时间为标准。 1.7.2 出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天。 1.7.3 到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。 1.7.4 部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的， 则生活补贴不予发放。 1.7.5 参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交通费不予发放。 1.7.6 出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发 票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。 1.8 住宿费 住宿费按地区标准、职务级别给予报销。节约或超过标准的部分，公司个人均四六分 担，（即公司40%，个人60%）。 1.8.1 出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员可享受最高级别人员的住宿标准 。但超过最高级别住宿标准的部分仍须四六分担。 1.8.2 出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准乘以2的范围内报 销，超出部分四六分担，如住宿包间未超过住宿标准，则出差人员仍可享受节 约归己部分。 1.8.3 住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。 1.9 市内交通费 市内交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭据报销。市内交通费包括除飞机 票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未 能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。 1.9.1 出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放，生活补贴视同出差。 1.9.2 长期驻外人员（指在同一城市、连续出差≥15天），期间的市内交通费不实行包 干制，按实报销。 1.9.3 公司人员自备车外埠出差，期间的市内交通费不再发放。 1.10 出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣 除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活 补贴、住宿费和市内交通费。 1.11 出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理。 2. 本市出差（列入“交通费”费用项目） 2.1 本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差生活补贴、住宿费项目。 在会计费用科目中列入“交通费”，报销人填写《支出证明单》。 2.2 市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若 有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。 2.3 因工作需要而加班或外出办事的，时间在8:00前或22:00后，可乘坐出租车。 2.4乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明①乘坐原因②起讫地点， 不写明①②两项内容的，在报销时财务部...
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