内部控制制度
内部控制制度 《采购及付款循环》 文件管制等级：　□管制文件　□非管制文件 文件履历纪要页 |文　件　发　行　单　位 |文　件　管　制　等　级 | |管理代表 | |□管制文件 |□非管制文件 | |文　　件　　履　　历　　纪　　录 | |版次|修　订　内　容 |核准|权责|编撰|日期 | |0 |第1版（新发行） | | | | | | | | | | | | 1 总则 1 制定目的 为促使本公司「内部控制」（Internal Control）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本 文件，俾利各相关单位遵循。 2 适用范围 凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉 依照本文件之规范办理。 3 权责单位 资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责 本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。 2 采购及付款循环 1 循环图 【见】（资料1）「采购及付款循环图」。 2 循环作业 本循环之各项作业： 1 请购作业（CP101），另订之。 2 采购作业（CP102），另订之。 3 进口作业（CP103），另订之。 4 验收作业（CP104），另订之。 5 与合约不符作业（CP105），另订之。 6 付款作业（CP106），另订之。 7 差异分析作业（CP107），另订之。 3 附则 1 制修废与颁布实施 本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由 权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。 2 编号、版本、日期、页次／页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数 等项，见本文件之页首与页尾。 3 附件 1 相关资料 （资料1） 「采购及付款循环图」 （资料1） 「采购及付款循环图」 |预算 | |CP101 | | | | | | |------→ |请购 | | | | | | | | | | | | | || | |├--- |--------|---┐ | | | || | |↓ | |↓ | | | || | |CP102 | |CP103 | | | || | |采购 | |进口 | | | || | | | | | | | || | |├--- |--------|---┘ | | | || | |↓ | | | | | || | |CP104 | | | | | || | |验收 | | | | | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |↓ | | | | | || | |是否合格| |否 | |CP105 | || | | |------→ | |------→ |与合约 | | | | | | | |不符 | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |↓ | | | | | || | |是 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | || | | | | | || | |├--- |--------|---┐ | | | || | |↓ | |↓ | | | || | |CP106 | |入库 | | | || | |付款 | | | | | || | | | | | | | | | || | | | | | |↓ | || | | | | | |CP107 | || | | | | | |差异分析|←------ |---┘ | | | | | | | | | | | | | 作业程序 1 提出需求 1 调节性采购 依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市 场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。 2 预算采购 依销售预算或「客户订单」之进度，由生管单位填具「请购单」，经单位主 管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。 预算采购，包括下列二种采购： 1 直接材料（常用材料） 系指直接耗用之材料。 2 间接材料（常用物料） 系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。 可凭用料单位之需料通知单现用现购。 2 检查库存 采购前应先检查存货是否具有下列情形： 1 目前存量尚未达请购点/安全库存。 2 请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。 3 申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。 3 临时需求 紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准 后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填「请购单」。 控制重点 1 「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运 送及保存方式者，应加注意事项。 2 「请购单」必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。 3 紧急采购不应经常发生，事后应补开「请购单」，追究原因是否为不可抗力，有无改善 计画。 4 应定期检讨「请购单」，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。 相关资料 销售预算、「客户订单」、「请购单」等。 作业程序 1 查询供货商资料 1 准备采购。 2 调阅「供货商资料/厂商料件基本资料报表」，了解过去采购及询价纪录。 3 向厂商询比议价。 2 决定购买方式 依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买： 1 询价 金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。 2 议价 采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格 ，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。 3 比价 若为特殊规格或供应厂商家数较少者。 4 牌价收购 根据核定之收购价格收购者。 5 长期合约采购 向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。 6 招标 采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以 公开招标为原则。 3 决定订购事项 由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单位主管核 准后采购。 4 更新纪录 将不同购买方式之订购及询价资料，填入「供货商资料/厂商料件基本资料」 内。 控制重点 1 询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效，供货商资料厂商料件基本 资料亦应随时更新，保持正确纪录。 2 「请购单询比议价单」必须经主管核准后，方得办理采购。 3 办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须依预定采购过程控制追踪 。 4 大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免 受到供货品质之限制，影响到生产作业。 5 重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。 6 为提高进货品质，降低进货成本，便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。 7 遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位，以便事先连系；报告呈 核后，立即采取应变措施。 相关资料 「供货商资料厂商料件资料」、「请购单」、「询比议价单」等。 作业程序 1 需比例结汇 1 由采购单位计算结汇所需金额。 2 所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主管人员核准。 3 预付外购款，依请购案号或L/C逐案控制。 2 记帐 1 请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入帐册。 2 应付凭单交由出纳单位开出支票。 3 支票经签章后，应交由经办人申请开立信用状。 3 申请信用状 1 准备下列文件向结汇银行申请开立信用状： 1 开发信用状申请书。 2 已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。 2 依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。 3 于进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。 4 申请输入许可证时，须具备下列资料，向国贸局或外汇银行申请： 1 商业发票（Performance Invoice）。 2 目录或型录。 3 特别规定。 4 银行开具信用状 上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。 5 在途品作业 1 起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办理投保运送等事宜。投保依相关保险规定 办理。 2 对自行安排运送之货品，须预先安排船期。 3 货品装船后，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排进口报关事宜，并通知仓 储单位。 6 准备提货 1 资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后，通知仓储单位、财会单位及报关公司 （报关人员(深圳）。 2 仓储单位接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运及存置位置。 3 财会单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。 7 结汇还款 1 检核利息计算是否正确。 2 结汇费用是否依银行之收费标准计算。 3 依请购案号或L/C编号，将每次支付费用记入每一批材料之「进口器材付款纪录表」。 8 提货 1 费用项目均为固定，多出项目应查核原因是否合理。每一项费用是否均有合理凭证。 2 核算各项计算方式是否合理，计息起迄日期是否正确，有无扣除免费日期。 3 对于无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。 4 实收数量少于装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向运输 公司提出索赔。 控制重点 1 有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时，所应附之原始凭证必 须经核准，内容必须合理。 2 应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。 3 应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后，始签付。 4 预付货款之支付一律规定以支票支付，并抬头、划线、禁止背书转让。如以现金方式支 付者，须合于现金付款方式。 5 已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领情事 发生。 6 开发信用状除应秉持公平互利外，更应避免下列条款： 1 开立保兑信用状。 2 押汇手续由买方负担。 3 可装运于甲板上。 4 信用状可转让。 5 指定开状银行或押汇银行。 6 可凭仓库收据（尚未装船）押汇等。 7 在途产品之交运、保管应力求完好；拨交、移转控制力求完整。如有遗失或短少，责任 必须明确；逾时甚久之在途产品，应追查原因。 8 合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原因。 9 注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有无虚列帐目情形。 10 对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要合理，已支付费用不可损 及公司权益。 11 核对进口数量与实际验收数量必须相符，提货时物品若有损坏或短少，应立刻请公证机 构公认。实收数量少于装运数量，须办理索赔。 12 是否有结汇费用不符规定者，或金额不符之情形，核算各项计费方式是否合理，计息起 讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。 相关资料 「进口器材暂付款纪录表」等。 作业程序 1 采购通知仓储 1 采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。 2 仓储单位于收到经核准之「采购单」时，应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安 排及堆高机等卸料工具之准备。 2 厂商交货 1 厂商于交货日备妥送货资料（「送货单」）、三联式「发票」于厂内指定地点交货。 2 属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对收料重量之依据。 3 警卫登记检查 1 警卫应将厂商交货卡车之资料，登录于「进出厂登记簿」。 2 厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之「送货单」、与「采购单」核对，无误后与仓储 人员联系，并由其指示厂商卸货地点，并要求应依规定之堆栈方式卸料。 4 数量核对点收 1 卸货完毕后，仓储人员应依过磅单核对其重量，或依计算之方式核对数量。 2 核...
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