内部控制制度--《电子数据处理循环》
内部控制制度 《电子数据处理循环》 文件管制等级：　□管制文件　□非管制文件 文件履历纪要页 |文　件　发　行　单　位 |文　件　管　制　等　级 | |管理代表 | |□管制文件 |□非管制文件 | |文　　件　　履　　历　　纪　　录 | |版次|修　订　内　容 |核准|权责|编撰|日期 | |0 |第1版（新发行） | | | | | | | | | | | | 1 总则 1 制定目的 为促使本公司「内部控制」（Internal Control）之「电子数据处理循环」（Electronic Data）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。 2 适用范围 凡本公司有关「内部控制」之「电子数据处理循环」作业程序与控制重点， 悉依照本文件之规范办理。 3 权责单位 信息单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件 之管制，并确保依据本文件之规范作业。 2 电子数据处理循环 1 循环图 【见】（资料1）「电子数据处理循环图」。 2 循环作业 本循环之各项作业： 1 组织及职责作业（CE101），另订之。 2 系统开发及修废作业（CE102），另订之。 3 系统应用文书管理作业（CE103），另订之。 4 系统使用管理作业（CE104），另订之。 5 资料输出入管理作业（CE105），另订之。 6 数据处理作业（CE106），另订之。 7 档案及设备之安全作业（CE107），另订之。 8 软硬件设备管理作业（CE108），另订之。 9 系统复原及测试作业（CE109），另订之。 10 计算机机房管理作业（CE110），另订之。 11 网络系统管理作业（CE111），另订之。 12 其它相关庶务管理作业（CE112），另订之。 3 附则 1 制修废与颁布实施 本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由 权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。 2 编号、版本、日期、页次／页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数 等项，见本文件之页首与页尾。 3 附件 1 相关资料 （资料1） 「电子数据处理循环图」 （资料1） 「电子数据处理循环图」 |其它相关| | | |CE101 | | | |循环 | | | | | | | | |←------ |--------|------→ |组织及 | | | | | | | |职责 | | | | | | | | | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE102 | || | |CE107 | | | |系统开发|←------ |---┼--- |------→ |档案及设| | | |及修废 | | | |备之安全| | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE103 | || | |CE108 | | | |系统应用|←------ |---┼--- |------→ |软硬件设| | | |文书管理| | | |备管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE104 | || | |CE109 | | | |系统使用|←------ |---┼--- |------→ |系统复原| | | |管理 | | | |及测试 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE105 | || | |CE110 | | | |资料输出|←------ |---┼--- |------→ |计算机机| | | |入管理 | | | |房管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | |CE106 | || | |CE111 | | | |数据处理|←------ |---┼--- |------→ |网络系统| | | | | | | |管理 | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | |↓ | | | | | | | |CE112 | | | | | | | |其它相关| | | | | | | |庶务管理| | | | | | | | | | | 作业程序 1 设立目的 为因应公司长期发展之需要，指导公司计算机化，并规划企业管理与信息应 用相结合之管理信息系统，以期提供实时正确之信息，协助决策单位提升管 理绩效。 确定公司之软、硬件规划标准政策，以保公司之长期发展及电子数据处理之 一致性。 信息单位除依使用单位提出之需求作应用系统开发维护操作外，应规划评估 新的计算机技术和应用，以提升信息系统之效率。 2 组织及职责 本公司信息单位设主管、程序设计师与系统管理师等。 1 主管 1 依公司政策，研拟短、中、长期计算机化作业之整体规划与整合。 2 信息业务之规划、执行、协调、督导及审核。 3 信息处理作业及控制办法之拟订。 4 所属人员之管理，训练及考核。 5 与其它单位之业务协调与沟通。 6 系统文件、手册制作规划。 7 新系统之评估、规划、分析、设计。 8 信息单位之预算编列和执行控制。 9 计算机应用系统密码设定维护。 10 其它上级交办事项。 2 程序设计师 1 计算机信息系统规划、分析、与设计。 2 应用系统程序之开发、管理和维护。 3 系统文件，操作手册之编制，维护和管理。 4 使用单位之问题排除及软硬件技术支持。 5 内部新进人员计算机教育训练。 6 其它上级交办事项。 3 系统管理师 1 计算机安全控制与管理。 2 相关操作系统、应用系统、数据文件及数据库之管理及维护。 3 数据文件与系统程序备份。 4 硬设备之维护。 5 机房计算机及相关外围之安全与清洁。 6 使用单位之问题排除及软硬件技术支持。 7 信息单位相关资源之维护管理。 8 其它上级交办事项。 4 各单位计算机使用人员 1 各单位使用计算机系统之人员，负责审查输入资料之凭证是否合于规定，并负责检查填 写，登录有无错误。 2 各单位使用计算机系统之人员，必需经由权责单位主管授权后，始可执行应用系统之日 常交易资料输入与更正。 3 严禁员工使用非法或未经授权的应用软件。 控制要点 1 信息单位之人员，是否依职责完成各项工作。 2 对已提出辞呈之信息单位人员，是否避免允许其离职前接近敏感程序或档案。 3 员工离职时，该人员以前经手的一切文件、磁带、磁盘及磁盘…等，是否盘点清楚并完作 移交手续；员工离职后，该员曾接触之密码是否做适当的调整。 作业程序 1 系统开发 1 使用单位对于现行系统功能需要变更或重新开发系统，应提出「系统开发／修改／废止 申请单」，并将需求内容及要点详列于申请单中，经该单位直属主管提出需 求申请，径交信息单位处理。 2 信息单位收到申请单后，由单位主管指派资讯工程师处理。 3 系统分析及设计信息人员进行系统功能之确认，并划分子系统且描述子系统之输出入规 格及作业流程；若该系统开发后将会影响到其它单位之作业时，信息单位主 管或资讯工程师须与相关单位主管讨论会签后，再由信息单位主管决定 自行开发、外包或购买合法软件。 4 程序开发完成后，应会同相单位依照各项需求功能进行测试，若无问题则相关单位应于 「系统开发／修改／废止申请单」上签认，并执行次一阶段作业。 2 系统修改 1 使用单位对于现行系统功能需要变更或重新开发系统，应提出「系统开发／修改／废止 申请单」，并将需求内容及作要点详列于申请单中，经该单位直属主管提出 需求申请，径交信息单位处理。 2 信息单位收到申请单后，由单位主管指派资讯工程师处理。 3 资讯工程师依据修改内容及作业要点进行可行性分析，若须修改的内容有影响至其它单 位之作业时，信息单位主管或资讯工程师须与相关单位管讨论会签后，再由 单位主管决定自行修改、外包或购买。 4 系统修改完成后，得会同相关单位依照各项需求功能进行测试，若无问题则请相关单位 主管于原「系统开发／修改／废止申请单」上签名，并进行应用软件更新作 业。 3 系统废止 1 当信息单位或使用单位发现系统已不合时宜欲终止时，应填具「系统开发／修改／废止 申请单」，并将其原因详列于申请单中，经各单位主管签核后，交由信息单 位处理。 2 信息单位收到申请单后，由单位主管指派资讯工程师处理。 3 资讯工程师依据系统内容及作业要点进行分析，若该系统牵涉到其它单位时，信息单位 主管或资讯工程师须与相关单位主管讨论并会签意见。 4 资料备份 系统开发／修改完成后，须将原始程序及档案备份至磁带或磁盘…等备份媒体 上，并将备份的内容及备份媒体的编号，记录在「原始程序及相关档案备份 纪录表」内。 5 作业期限 信息单位依大、小型系统分别订工期，并依工期进行程序之新增及修改，若 有多项需求同时申请时，信息单位得依其重要性适时调整其工期，并记录在 「系统开发／修改／废止进度管制表」内。 6 其它 1 未经许可，所有软件严禁拷贝。 2 系统外包厂商开发、修改及维护时，其所订合约应妥善保管。软件版本如有更新时，应 将旧版删除或加以管理，并将处理情形做成记录备查。 3 系统上线前均应逐一测试。 4 系统测试时，非经许可不可用线上实际之资料，须在测试区进行测试，待测试完成后， 再正式开放给使用者使用。系统测试完成上线时，应知会主要使用单位。 5 系统开发时，须撰写相关数据文件及文件，并留存备查。 6 系统修改时，须将相关文件一并随之修改，并留存备查。 7 信息单位须制作操作手册，并随程序之修改更新之，并留存备查，且由信息单位教导使 用者如何使用新系统。 控制重点 1 应用系统开发、修改、废止，是否依规定进行申请、验收及废止程序。 2 原始程序及相关档案是否依规定进行备份，并完成纪录。 3 应用系统开发、修改是否依时限完成。 4 应用系统开发、修改、废止等之相关合约、档案及文件有无妥善保管。 5 外购软件是否合法。 相关资料 「系统开发／修改／废止申请单」、「原始程序及相关档案备份纪录表」、 「系统开发／修改／废止进度管制表」等。 作业程序 1 信息单位自行开发之系统，应具备「系统应用说明书」，其内容应依下列大纲叙述： 1 系统功能介绍。 2 档案说明。 3 事务作业流程图。 4 系统模块架构表。 5 程序名称一览表。 6 操作说明。 2 信息单位所有文书或档案，应指派专人保管存盘。 3 系统或程序变更时，相关文书或手册应随即更新抽换。 4 所有系统文书之保管人于离职前，应依人事管理相关规定作业，并于完成离职手续后方 可离职。 控制重点 1 系统应用文书之编制应按照既定之标准。 2 确保所有系统说明文件均已按照既定之标准编制，足以供系统设计人员维护现有系统。 相关资料 「系统应用说明书」等。 作业程序 1 系统使用控制 1 所有新计算机系统使用者，须依其工作职掌以「系统使用需求申请／变更表」向信息单 位提出建置计算机系统识别码之申请，该项申请须经权责单位主管核准为之 。 2 计算机系统使用者如有职务调动或离职，该项人事异动应知会信息单位取消或更改其计 算机系统使用识别码。 3 个人之计算机系统使用识别码及密码不得告知或提供他人使用，密码如有外泄，应即更 换其密码。 4 个人之计算机使用者注册文件，应不定期由专人复核以确保使用者确实存...
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