货款结算流程管理
货款结算流程管理 概述：每个企业的经营都离不开业务和财务两套流程。而帐务流程综合包含业务帐 务和财务帐务两个流程。帐务是一个企业业务运作过程的真实记录的载体，企业业务运 作的过程是通过帐务流程体现出来。因此一个企业的经营效率与效益直接受到帐务流程 的有效性、合理性、高效性影响。而企业的整个经营过程数据资料集中通过帐务流程的 各个环节体现出来，数据资料的提供的真实性和及时性取决于帐务流程各环节、各岗位 设置的合理性和流程流转的高效性。因此帐务流程和流程中各岗位的设置要遵循流程运 作效益最大化为最终目标，结合本企业的业务特点，科学合理地设计出符合本企业运作 的帐务流程。 一．货款结算简单流程图 1．正常结款流程图 2．预申请结款流程图 3．代销结款流程图 二．结帐之前的准备工作 1．提交结帐供应商清单 1．1．针对可以采取每星期二或者星期五结款的供应商，业务员必须在每个星期五之前 向返利结算员提交下星期二或者星期五要结款的供应商名单， 1．2．针对只能在每个月12号或者28号结款的供应商，业务员必须在每个月8号或者24号 之前向返利结算员提交12号或者28号要结款的供应商名单， 2．与供应商沟通，商讨扣款事宜，并确定扣款开票要求 2．1．返利结算员根据业务员提交的要结款供应商的名单，审核供应商的返利、费用支 付情况，并填写款项回收催收单，并及时交给业务干事，并传真给供应商财务（需事 先准备供应商财务传真号码） 2．2．业务干事根据催收单内容与业务员商讨返利、费用回收事宜，确定哪些款项需在 下次结款中回收。 2．3．业务员根据商讨结果，打电话给供应商，通知我公司需在下笔结款中帐扣收回哪 些款项，并落实发票如何开出。 2．4．业务员把与供应商的沟通结果以书面方式记录下来，及时提交给返利结算员。 3．填写付款计划： 3．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存，销售情况，填写付款计划。 3．2．付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。 三．结算流程叙述 1．正常结算流程 1．1．发票管理： 1．1．1．业务干事向供应商签收增值税发票，并在发票登记簿上登记发票相关信息。 1．1．2．业务干事第一时间审核发票中的折扣折让的项目是否反映清晰，如发票中的折 扣折让没有说明是支付何种款项，必须即时与相关供应商的财务或者业务联系，确定 折扣折让的项目，并判断该款项是否可以通过发票折扣折让支付。如不能落实清楚折 扣折让项目的，或者我公司该应收款项不能通过发票折扣折让方式收回的，则暂停发 票勾对，停止付款，直到完全符合要求为止方可发票勾对结款。 1．1．3．业务干事按发票内容在ERP系统中勾对进货单ID号或者输入发票号码，增票中 有折扣折让的情况同时填写返利结算单。 返利结算单填写控制：1。当场开折让；2。先帐扣后折让 1．1．4．业务干事自流返利结算单第一联，并把第一、二联返利结算单和发票交给进货 会计。 1．1．5．进货会计在业务干事的发票登记簿上签收发票 1．1．6．进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭 证 1．2．申请货款： 1．2．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存，销售情况，填写付款计划，并 且把付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。 1．2．2．业务干事根据业务员排款单以及催款单填写资金申请单和返利结算单（填单要 求参见以下“单据填写规定”） 1．2．3．业务干事把资金申请单和返利结算单交给进货会计。 1．2．4．进货会计根据资金申请单及付款清单，在ERP系统中勾对结算ID号，把结算ID 号填写在资金申请单上，并在资金申请单上签字。 1．2．5．进货会计再把签完字的资金申请单和返利结算单返还给业务干事。 1．2．6．业务干事再把资金申请单和返利结算单交给领导签字。 1．2．7．业务干事把签完字的资金申请单和返利结算单交给返利结算员。 1．2．8．返利结算员进行常规付款审核。 A．返利结算员审核单据填写的规范性，单据填写不符合要求的，退回重填些单子。 B．审核应收款项本次结款的扣款情况，如存在该收回来的应收款项本次结款未收回， 向相关业务员了解原因，如果没有合理解释，财务有权直接帐扣收回。 C．审核完毕，可以付款的，返利结算员在资金申请单上签字，并把单据递交给付款结 算员 2．预申请结算流程 2．1．申请货款 2．1．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存、销售情况，填写付款计划，并 且把付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。 2．1．2．业务员根据排款计划和催收单填写资金申请单和返利结算单。 2．1．3．业务员把资金申请单和返利结算单交给业务干事审核。 2．1．4．业务干事审核相应供应商的发票到帐情况，把增票到帐情况填写在资金申请单 上，并签字。 2．1．5．业务干事把资金申请单和返利结算单交给返利结算员 2．1．6．返利结算员进行常规付款审核（审核标准与正常结款相同） 2．2．发票管理 2．2．1．业务干事向供应商签收增值税发票，并在发票登记簿上登记发票相关信息。 2．2．2．业务干事第一时间审核发票中的折扣折让的项目是否反映清晰，如发票中的折 扣折让没有说明是支付何种款项，必须即时与相关供应商的财务或者业务联系，确定 折扣折让的项目，并判断该款项是否可以通过发票折扣折让支付。如不能落实清楚折 扣折让项目的，或者我公司该应收款项不能通过发票折扣折让方式收回的，则暂停发 票勾对，停止付款，直到完全符合要求为止方可发票勾对结款。 2．2．3．业务干事勾对进货单ID号（或录入发票号码），如发票中有体现折扣的同时填 写返利结算单，之后把发票和返利单交给进货会计签收。 返利结算单填写控制：1。当场开折让；2。先帐扣后折让 2．2．4．进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭 证 3．代销结算流程 3．1．发票管理 3．1．1．业务员从ERP系统中拉销售数据给供应商 3．1．2．供应商根据我公司的销售情况开增值税发票（分按供价开票和按零售价开票两 种） 3．1．3．供应商把增票连同销售清单交给业务干事签收。 3．1．4．业务干事在发票登记簿上登记发票相关信息 3．1．5．业务干事核对发票内容与销售清单内容是否一致，并且如果发票中有体现折扣 折让的情况同时填写返利结算单。 返利结算单填写控制：1。当场开折让；2。先帐扣后折让 3．1．6．进货会计签收发票，并在ERP系统中勾对货品ID号，审核发票单价的正确性。 3．2．申请货款 3．2．1．业务员按销售情况列付款计划 3．2．2．业务干事根据付款计划和进货会计的发票审核情况，填写资金申请单，如当期 有款项需回收的，同时填写返利结算单。 3．2．3．业务干事把资金申请单和返利结算单交给进货会计。 3．2．4．进货会计在ERP系统中勾对结算ID号，把结算ID号填写在资金申请单上，并在 资金申请单上签字。 3．2．5．进货会计把资金申请单交给业务干事，业务干事再把资金申请单交给领导签字 。 3．2．6．业务干事把签完字的资金申请单和返利结算单交给返利结算员。 3．2．7．返利结算员进行常规付款审核（审核标准与正常结款相同） 四．票据填写标准规定 1．资金申请单填写标准 1．1．所有的资金申请单都由业务干事填写。 1．2．资金申请单必须在结款之日前一天的上午送交到返利结算员进行付款审核。 1．3．供应商必须填写全称；部门、部门相关业务员要分别填写清楚 1．4．品牌、品类必须填写清楚，一张申请单如有多个品牌，必须分别列出，不可填写 模糊的字眼，比如“家电一批”或“某品牌冰洗”或“某品牌厨具”这种字眼，并且列清各 品牌对应金额，若资金申请单上填写不下，可附明细清单。（清单格式参见下表） XX家电连锁资金申请商品清单 |品牌 |品类 |规格型 |数 |折扣前 |折扣 |折扣 |发票 |发票 |结算I| | | |号 |量 |货款金 |项目 |金额 |金额 |号码 |D | | | | | |额 | | | | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 | 1．5．结款所涉及到的品牌型号如有包含特价机，必须在申请单上注明，并且列出特价 机金额以及规格型号和适用的返利政策。 1．6．预申请货款规定：核算返利绝大部分采用回款额作为基数，回款额统计的准确性 直接关系的我公司核算应收返利的真实性。我公司付款方式很大部分采用预付款方式 ，在申请资金时，资金申请单上基本不体现商品信息，由于存在特价机等例外情况， 此现象造成我公司以回款额核算应收返利的不确定和不准确。鉴于此情况，规定如下 ： 1．6．1．每单预申请货款都必须具备该笔预申请货款的用款计划，说明该笔货款将用来 采购何种商品，并把用款计划附在资金申请单后面。 1．6．2．正常机型与特价机型和有特殊返利政策机型的预申请货款，必须分别列示或者 分别填写资金申请单。 1．6．3．同一个供应商不同品类商品高金额集中采购的情况，必须在资金申请单上分别 列示不同品牌或者不同品类的商品预付款采购金额（比如海尔公司集中打款的情况） 1．6．4．一个供应商供应一个品牌两种品类以上的商品，必须分别列示不同品类商品的 预申请货款金额（如西门子冰洗、夏普冰洗、小天鹅冰洗等） 1．6．5．一个供应商供应两个或者两个以上品牌的商品，必须分别列示不同商品的预申 请货款金额 1．6．6．在货已到，而增票未到的情况下，不能以预申请方式进行申请货款进行结帐， 必须在发票到帐后方可结帐。 1．7．如有折扣或者帐扣的情况，资金申请单必须同时体现折扣或者帐扣之前以及折扣 或者帐扣之后的金额，即同时体现货款金额和实际支付金额，同时在资金申请单上列 清各种折扣或者帐扣的扣款事项以及金额。 1．8．资金申请单送交返利结算组之前，必须以通过填单人，业务干事或者进货会计人 员，业务部门经理，营销总监签字，否则资金申请单将退回，不予结款。 1．9．资金申请单送交返利结算组之前，申请金额大写不必填写，由返利结算组审核后 填写。 1．10．资金申请单不能有涂改痕迹，保持字迹清晰容易理解。 2．返利、费用回收结算单填写标准 2．1．所有返利、费用回收结算单都由业务干事填写。 2．2．单据填写规范： 2．2．1．供应商必须填写全称；部门、部门相关业务员要分别填写清楚 2．2．2．品牌、品类必须全部填写清楚； 2．2．3．款项回收严格按“返利、费用回收结算单”对应的项目格式体现数据，尽量不要 跨行或者随意位置填写回收款项 2．2．4．一张返利结算单的返利或者补差如是包含多个品牌，必须分别列出品牌和相应 数据。 2．2．5．返利结算单上每笔收回款项必须注明具体回收款项名称。 2．2．6．月度返利、季度返利、年终返利、阶段活动返利和补差回收在返利结算单上不 能存在任何两项或者两项以上回收数据合计体现方式，必须分别列示各回收项目的已 收金额 2．2．7．每项返利和补差回收数据必须分别说明返利所属期（属于哪个返利核算期间返 利或者补差）。 2．3．所有返利、费用回收结算单填写没达到规定标准，将被退回重新开出。 五．单据保管规定 单据包含：资金申请单、资金申请商品清单、应收款项结算单（原返利结算单）、催款 单 ----------------------- 进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭证 业务干事再把资金申请单和返利单交给返利管理员 业务干事填写返利结算单，并把资金申请单交给领导签字 业务干事把发票交给进货会计 业务干事勾对进货单ID号（或录入发票号码），如发票中有体现折扣的同时填写返利结 算单 业务干事签收发票，并手工登记发票信息 业务干事与业务员沟通扣款事宜 返利管理员对结款进行常规审核 进货会计根据资金申请单内容勾对结算ID号，并在申请单上填上ID号并签字 进货会计把资金申请单交给业务干事 业务干事填写资金申请单交给进货会计 返利管理员把单据提交给付款结算员 返利管理员给业务干事提交催收单 业务员列排款计划 返利管理员把单据提交给付款结算员 业务干事把资金申请单交给返利管理员 业务员列排款计划 业务干事填写资金申请单，审核发票到帐情况，手工帐登记预付款，填写返利结算单， 并把申请单交领导签字 返利管理员给业务干事提交催收单 返利管理员对结款进行常规审核 业务干事与业务员沟通扣款事宜 业务干事勾对进货单ID号（或录入发票号码），如发票中有体现折扣的同时填写返利结 算单，之后把发票和返利单交给进货会计 进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭证 业务干事签收发票, 并手工登记发票...
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