通信设备有限公司商品部管理制度
商品部 管理手册 2004年2月 目 录 第一部分 商品部管理制度 -----------------------第4页 1. 收、发货制度----------------------------第5页 2. 入库制度及流程--------------------------第6页 3. 出库制度及流程；------------------------第7页 4. 退换货制度---------------------------------------------第9页 5. 产品调拨制度----------------------------------------第10页 6. 订货的相关制度-------------------------------------第11页 7. 仓库管理制度----------------------------------------第12页 8. 报表制度----------------------------------------------第14页 第二部分 商品部工作流程图----------------------第15页 一、商品机工作流程 1. 订货流程--------------------------------第16页 2. 商品机入库流程--------------------------第17页 3. 商品机出库流程--------------------------第18页 4. 商品机退货流程--------------------------第19页 5. 调拨出、入库流程------------------------第20页 6. 员工借机流程----------------------------第21页 二、窜货机工作流程 1. 窜货机入库流程--------------------------第22页 2. 窜货机出库流程--------------------------第23页 第三部分 商品部岗位说明书------------------- -第24页 第一部分：商品部管理制度 通信设备有限公司 商品部管理制度 2004年2月 目 录 1. 收、发货制度； 2. 入库制度及流程； 3. 出库制度及流程； 4. 退换货制度； 5. 产品调拨制度； 6. 订货的相关制度； 7. 仓库管理制度； 8. 报表制度； 第一章 有关收、发货制度 1. 分公司必须指派专人来收、发货，各分公司仓管人员为收、发货专人。各分公 司仓管人员必须对收发货工作认真、负责，每次收到货物，仓管人员应及时 以书面形式与发货方确认到货情况（包括所收产品型号、配置、颜色、数量 、收货时间等），并签字确认； 2. 各分公司仓管人员发货时，首先应告之收货人货物发出时间，发货情况（包括 产品型号、配置、颜色、数量等），并且应该了解到货物发出至到达收货地 点应需要时间，如货物超出需要时间，收货方仍没有与之确认收到产品，发 货方应立即查明货物状况，其次必须要跟踪货物，直到确认货物安全到达收 货人处； 3. 如分公司与分公司之间的货物调拨，各分公司仓管必须在接到总公司商品部的 《调拨清单》后，方可发货出仓，仓管人员必须在货物发出后1小时内与总公 司商品部和对方分公司收货人得到确认，分公司收货后同样在验收入库后1 小时内将收货信息以传真形式反馈给发货分公司和总公司商品部； 4. 各分公司仓管人员必须按照公司规定办理收、发货，如未按公司规定办理，由 此所造成的一切损失由分公司仓管人员承担,并承担相应的法律责任。 第二章 入库制度及流程 1. 各分公司仓管人员在收到货物后，首先应该清点货物数量，并与送货清单仔细核 对，核查型号、数量、颜色是否有出入；如有不符立即以书面形式与总公司商 品部联系。商品部应立即与厂家取得联系，及时给予分公司答复 2. 所有产品入库仓管人员必须逐箱称重检验，验收后应加盖验收章，并注明验收日 期、所称重量、签名确认。如果所称重量小于厂家出厂所称重量30克应立即与 厂家当地办事处人员联系，必须在他们到达分公司仓库后，一起当场开箱验货 。如发生缺损现象分公司仓管人员立即出具情况报告，请厂家办事处人员写明 情况说明并签字确认。以上情况必须在验货后的24小时内上报总公司商品部。 各分公司仓管人员发给经销商的货物必须是过完称的货物。如发现未验收（未 加盖验收章）就将货物发给经销商，由此造成的货物短缺将追究分公司仓管的 责任。 3. 入库产品仓管人员必须分产品型号、颜色将产品电子串号扫描入电脑，方便以后 工作的查找。 4. 所有产品必须分型号、颜色有序堆放，便于发货、盘库时的清点。 5. 验收后，仓管人员开具入库单，在入库单中写明产品型号、颜色、数量及收货时 间，并请财务人员签字确认，交分公司财务、商务各一联，便于入帐。然后将 入仓单传真至总公司商品部，便于总公司核查。 第三章 出库制度及流程 1. 分公司须将盖有我司打款帐号章的《购销合同》传真给经销商； 2. 经销商订货时必须填写盖有我司打款帐号章的《购销合同》（《购销合同》见附件） ，商务助理收到经客户签字、盖章的《购销合同》后开具《发货通知单》，然后与 客户确认订货数量、颜色、单价、及经销商预付款情况； 3. 商务助理将《发货通知单》交财务审核，财务人员审核客户在公司帐上的余额、产 品单价（依据分公司的价格政策）、总金额； 4. 商务助理将分公司财务人员签字的《发货通知单》交分公司经理签字确认。 5. 仓管人员必须见财务主管、分公司经理签字审核后的《发货通知单》才可发货出仓 ，如果财务主管、分公司经理未签字，仓管人员将产品出仓由此产生的一切经 济损失均由仓管人员承担，如财务主管、分公司经理外出，应当授权其他财务 人员或业务经理签字确认； 6. 仓管出货时，必须仔细核对所发产品型号、颜色、数量与《发货通知单》一一对应 ，并将出库产品分客户、型号、颜色将产品电子串号扫描入电脑；然后将出库 产品当面清点给经销商或者送货人员，并要求其清点完后在《发货通知单》收货 人或送货人栏签字、确认。 通信设备有限公司 分公司购销合同书 供方： 通信设备有限公司 分公司 合 同 号： 签订日期： 签订地点： 本合同依照《中华人民共和国经济合同法》和《工矿产品购销合同条例》签订执行。 需方： 地址： 电话： [pic] 一、产品质量要求标准：原厂标准 二、包装要求；原厂包装 3. 提货地点： 四、运费负担：供方 5. 方式： 六、验收方式：自验 七、结算方式及期限：款到发货 备注：货款要求汇入供方帐号，如采用其他结算方式必须要有供方财务的书面通知。 八、每批货物发运完毕，卖方必须在48小时（节假日除外）以有效的书面形式（包括电 报、电传、传真）通知买方，并需注明合同号码、货名、数量、车船航空号、发运 日 期及目的地等。买方必须在收到货物24小时内在《发货通知》客户联签字、盖章确认 ，并回传卖方仓管人员，如在24小时内没有收到买方回复，卖方视同买方已经收到 货物。买方在收到货物3个工作日内如发现产品短缺，因立即以书面报告上报分公司 ，如逾期不报所发生的产品短缺，卖方概不负责。 九、本合同依法成立，即具有法律约束力，合同签订后，任何一方不得擅自修改或终止 ， 如需修改或终止，需经双方协商同意。 十、本合同可以传真件形式确定。 备注：合同发生纠纷时，当事人双方应及时协商解决，协商不成任何一方可向仲裁机关 申 请调解仲裁，也可直接向人民法院起诉。 订货单位（全称盖章）： 供货单位（全称盖章）： 通信设 备有限公司 分公司 电话： 邮编： 电话： 邮编： 传真： 传真： 开户银行： 开户银行： 帐号； 帐号： 需方代表签字： 供方代表签字： 第四章 关于办理退货入库制度 1. 因市场销售、产品质量、技术性能等方面的问题，客户要求退回未经使用的货物 的，由业务人员报分公司经理批准后上报公司营销管理中心、总裁办，经营销 管理中心总监、总裁办书面确认后，方可办理退货手续。 2. 办理外包装未经开封的货物在退库前，必须确认下列事项： 1. 仓管人员必须认真查对串号，确认是我公司所发货物，并打开包装检查货物配置 是否齐全，外包装是否破损。 2. 商务助理及时查明该货物的发货时间及其发货单价，同时查明返利金额、价保金 额，及时告之财务人员，由财务人员核对是否以发放，如以发放的，需与客户 核查、确认，确认后在该货款中扣减以发放金额，另外财务人员应检查是否开 具发票，如已开发票，应尽快解决退税等问题。 3. 已经使用的货物，原则上不予退货。由于特殊原因退货的，必须由分公司负责人 和业务经理及售后主管的签字确认后上报公司营销管理中心、总裁办，经营销 管理中心、总裁办书面确认后方可办理退货手续。办理已经使用的货物在退库 前，必须确认下列事项： 1. 仓管人员必须认真查对串号，确认是否我公司所发货物。并打开包装检查货物配 置是否齐全，彩盒是否破损。 2. 售后人员检查货物及其配件是否完好无损坏，查验货物外观、配件、彩盒的使用 程度，并出具书面报告交于分公司领导、财务主管和客户方，由双方协商一致 ，确定退款的扣减额。 第五章 产品调拨制度 1. 分公司根据库存产品数量及产品销售量向总公司商品部申请订货（《订货申请》见 附表），要求原则上各分公司库存产品数量最低保持在可销售天数为3天，最高 不得超过6天，各分公司订货前应以最近3天或者最近6天的销量为依据，做到订 货数量合理化。如分公司近期将举行某个机型的促销活动，订货数量大大增加 ，应提前3天告之总公司商品部； 2. 总公司商品部根据分公司库存产品数量结合各分公司当月销售计划、订货申请， 合理给各分公司安排货源； 3. 总公司商品部要确保库存商品充足，不得影响销售； 4. 总公司给各分公司调拨产品时，必须事先以书面形式告之分公司调拨产品型号、 颜色、数量以及调拨时间等情况； 5. 分公司仓管收到调拨通知后，应及时按照《调拨清单》所列产品型号、颜色、数量 备货，并在备货后进行核查，如核查无误后立即发往《调拨清单》所指定收货地 址，在货物发出后及时与收货分公司仓管人员取得联系，告知货物所发时间、 件数、及货运单号，便于收货方仓管人员及时跟进。 6. 收到调拨产品仓管按照《入库制度及流程》来执行。 第六章 关于订货的相关制度 1. 各分公司所有产品的订购都由总公司商品部统一安排，分公司只向总公司商品部 订货。 2. 月初总公司销售部将对各分公司下发月销售计划，各分公司在接到月销售计划书 后应在2个工作日内制订月订货计划，并将订货计划交分公司经理签字确认后上 报总公司商品部，总公司商品部将根据分公司的月销售计划与月订货计划给各 分公司安排货源。 3. 总公司商品部将根据公司制定的销售计划与各分公司的订货计划向厂家直接订购 产品。 4. 总公司商品部将在财务部的指导下建立货款预付款台帐，经常与厂家核对预付款 余额，做到帐目清晰明了，对于厂家发货给分公司的产品型号、数量、配置、 颜色做到了如指掌。 5. 鉴于各分公司订货计划都是上报总公司商品部，所以商品部必须对各分公司各种 产品的实际到货量与订货数量做电脑明细帐，将以发货数量和欠发货数量登记 入台帐。 第七章 仓库管理制度 1. 公司规定除仓管人员、公司领导及财务人员，其余人员不得随意进出仓库，如客 户自提产品，仓管人员应避免客户进入仓库验收，如仓管人员不加以制止，客 户进入仓库验收产品，由此可能引起的经济损失和商业机密的泄露将由仓管人 员承担； 2. 仓管人员必须妥善保管好库存物资，确保库存商品充足，不能因为库存不足影响 销售； 3. 各分公司仓库必须参加保险，保险由总公司统一来办理； 4. 各分公司仓管在产品出库时，必须按照公司相关出、入库制度的规定来办理，如 没有按照规定办理所造成的一切经济损失均由仓管人员承担； 5. 仓管人员必须建立库存产品台帐，随时接受公司财务的检查，仓管人员必须做到 帐物相符，每周末、月末配合分公司商务、财务的盘点； 6. 库存产品严禁外借。如特殊情况，仓管人员必须要求外借人写书面报告，经分公 司经理及财务人员签字确认，外借产品原则上最迟不得超过三个工作日归还， 外借产品归还时，仓管人员必须检查产品及其配置、外包装完好、无损坏，同 时仓管人员应要求维修人员帮助检测产品性能，确保归还产品不影响销售；公 司员工借机总量不得超过5台，借机时必须写书面申请，经公司经理及财务人员 确认后，向公司财务部交纳押金，押金金额为当时地包的提货价。如果归还时 ，影响二次销售，由借用人按当时地包提货价买断该手机。如分公司借机总量 已达到公司规定的5台，仍然有员工需要借机的，分公司可以按当时地包的提货 价让该员工买断。 7. 仓库内严禁火种入库，严禁吸烟，严禁动用明火，违者重罚； 8. 安全用电，货物堆高必须保持灯距0.5米以上...
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