采购组织机构设计的原则
采购物流组织与控制 采购物流涉及诸多内容，需要经过比较复杂的过程，参与作业活动的机构和人员较多 ，为了保证采购物流目标的完成，提高采购物流的效果，必须建立有效的采购物流组织 机构，加强采购物流活动的组织和控制。采购物流组织的建立和运行要受到一系列因素 的影响，需要将各种资源有效地整合，特别是要加强人力资源的整合，因此人员管理必 不可少的重要方面。为了保证采购物流活动按照计划实施，必须加强控制工作，防止出 现各种偏差。本章主要介绍组织机构建设、规章制度建设、人员管理和业绩评价与控制 等管理方面的内容。 §1 采购物流组织机构 1．1 采购组织机构设计的原则 在市场经济条件下，市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂， 特别是一些大中型企业，采购的商品品种繁多、数量大，采购工作往往不是由一个人来 完成，而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。要使采购工作高效而顺利地开展，保 证商品供应不间断，企业经营业务正常运转，必须建立一整套强有力的采购机构。在实 际工作中，采购机构的设计应遵循以下原则： 1．1．1 精简的原则 精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购机构设计中同样有效，这个 “精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过 分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可 取的。 1．1．2 责、权、利相结合的原则 “责”指责任，起约束的作用；“权”指权力，是履行职责的保证；“利”指利益，起激励作 用。责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。如果 有权无责，必然会出现瞎指挥、盲目决策甚至损公肥私的现象；如果有责无权，什么事 情都要请示汇报才能决策，也难以真正履行责任，还会贻误时机，影响效率。同样没有 相应的利益刺激，也难以保证采购工作的高效、准确。只有“责、权、利”有机地结合起 来，发挥各自的职能，才能保证采购组织工作的有效性。 1．1．3 统一的原则 任何一个企业的采购组织要顺利地完成采购任务，都必须上下一心、齐心协力、遵循统 一的原则。统一的原则基本上包括三个方面内容：一是目标统一，都是为了完成采购任 务，实现企业经营目标。总的目标定下来，再将总目标分解到各个部门、各分支机构的 岗位和个人，形成子目标，当子目标与总体目标出现矛盾或不快调时，我们强调局部应 服从总体。二是命令要统一，采购部门的多种决策、指令、命令要及时下达，一方面要 防止令出多头，下级无法执行，无所适从的现象；另一方面也要杜绝上有政策、下有对 策的散乱现象。三是规章制度要统一，各种规章制度是大家行为的准则，采购部门有总 体规章制度；多分支机构也应有自己相应的规章制度，但二者之间不能自相矛盾，应形 成一个相配套的体系，在制度面前人人平等。 1．1．4 高效的原则 采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，这种高效的组织机构应确定 合理的管理幅度与层次。横向方面，各部门、各层次、各岗位应加强沟通、各负其责、 相互扶持、相互配合；纵向方面，上情下达迅速，同时领导要善于听取下级的合理化建 议，解决下级之间出现的矛盾与不协调。这样形成一个团结严谨、战斗力强的采购队伍 ，才能使采购工作高效地开展。 阅读助手 组织设计是指对组织结构、部门构成、职责权利及其相互关系等组织问题进行的系统 规划。组织设计是组织机构建立和与运行的基础，对组织的有效性影响很大，正所谓“设 计不良，属先天缺陷，后患无穷。组织设计具有三大任务：一是职务分析与设计。职务 是完成工作的基本岗位，要根据组织使命提出职务数量、类型以及要求的基本素质；二 是部门划分与设计。将相同职务或联系比较密切的职务集中在一个单元中，就形成了部 门。要界定部门的属性和层次；三是结构分析与设计。主要是规定部门之间的关系，形 成有效的管理框架和组织体系。 1．2 影响采购组织机构设计的因素 任何组织系统都应有对内外环境的适应性，不能适应环境的组织是没有生命力的，采购 机构也是一样，必须适应外部环境与企业内部条件，并且随着外部环境的变化与企业内 部条件的改变，而进行相应的调整，这样的机构才会充满活力。为此，我们须研究影响 采购机构设计的各种因素。概括来讲，影响采购组织机构设计的因素有以下几个方面： 1．2．1 企业规模 一般来说，企业采购机构的大小与企业规模成正比关系。企业规模大、业务量大，对 生产企业而言，所耗费的原材料数量多，就商业企业而言，商品的销售量大，无论是为 了保证生产企业的生产需要，还是为满足商业企业的销售需要，都必须完成大批量的采 购任务，从而也就需要较为庞大的采购队伍；反之，企业规模小、业务量小，采购人员 数量也就少。 1．2．2 采购供应状况 采购供应工作实在一定的市场上进行的，因此，确定企业采购机构应思考市场供应状 况，一般应思考两个方面的问题： （1）市场供求态势。如果市场的商品供不应求，采购较为困难，要四处求购，采购 队伍应庞大些；反之，如果市场上的商品供过于求，货源充足，购买方便，采购队伍可 小些。 （2）供应点的分布情况。有些产品产地分散、供应点多面广，这种采购带有一种“收 集”的性质，采购队伍应庞大些；反之，采购地点集中的产品，采购人员可少些。 1．2．3 经营范围 值得提出的是不同类型的企业对采购机构的要求也有差异。经营品种繁多的综合性商场 ，由于货源来源广泛、采购业务量大、采购机构应该大些；相反，经营品种较为单一的 企业，如：专业商店由于进货地点较为集中，业务简单，采购机构可小些。 1．2．4 采购人员素质 企业采购人员素质的高低不仅决定了采购工作的质量，也影响着采购机构的大小。一般 来说，采购人员素质高、业务熟练、工作能力强、效率高，采购队伍可小些，这也符合 精简的原则；反之，如果采购人员素质差、业务生疏、工作责任心差、效率低下，这样 要完成相应的采购工作，只能使用更多的采购人员，采购机构也就较为庞大。 1．2．5 企业内部各部门的配合程度 采购工作是由一系列相互配合的业务环节所组成的，包括选货——面谈——签订合同——运 输——验收——入库——结算付款等，要使采购工作效率高，采购部门应与企业内的其他部门 （如运输、仓库、财务部门等）加强配合，使采购员集中精力搞好采购工作。相反，如 果一个企业采购员将大量精力放在发运验收、付款上其工作效率就会非常低下，这样要 完成相应的采购任务，需要的采购人员也会较多。 1．2．6信息传递形式与速度 市场需求信息是企业采购的依据，这样，我们要求企业应有一整套灵敏的信息传输系统 ，及时把握市场行情的变化，信息传输速度越快，采购决策越及时，效率越高，采购工 作的准确性越高，无效劳动越少，采购人员数量可少些；反之，如果企业没有灵敏的信 息传输系统，企业采购人员满天飞，必然效率低，采购队伍就会庞大。 1．2．7 其他因素 其他影响采购机构设计的因素也很多，如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水 平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。 1．3 采购组织机构的类型 按照采购组织机构设计的原则，在充分考虑影响采购组织机构设计因素的前提下，不同 的企业有不同的采购组织机构，按一定标准划分，有以下几种采购组织机构的形式： 1．3．1 按业务过程分工划分的组织形式 按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款 结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式适合采购量大。采购物品品种较少、交货 期长的企业采用，这种组织形式要求部门内各成员密切配合，具体形式如图10- 1所示。 1．3．2 按物品类别划分的组织形式 不同的物品有不同的特点，按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小 组承担物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业 务，这种形式适合于采购物品繁杂的企业采用。图10—2为某制造企业按物品的类别划分 的采购组织机构的形式。 1．3．3 按采购地区划分的组织形式 企业采购的货源来自不同的地区。可以是本地，也可以是外地，可以是国内，也可以 是国外，可以按采购地区的不同，将采购组织机构分为不同的小组，每个采购小组承担 一系列的采购业务，具体形式如图10—3所示。 1．3．4 按采购物品的价值划分 为了加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类物品， 如表10-1和图10-4所示。 表10—1 ABC分类表 |物品 |采购额 / 总采购额 |品种数 / 总品种 | |A |70% |10% | |B |20% |20% | |C |10% |70% | A类物品，价值高，是重要的物品，具体表现在：价值高，采购合理与否直接影响采 购成本；要确保其货源的质量关系到企业经营风险的大小，一般交由采购主管负责。B、 C类物品价值不高，可交给一般采购人员负责。 1．3．5 混合式组织形式 不同的企业有不同的特点，一般企业将以系列的物品、地区、价值、业务等为基础， 混合式构建组织形式，可以形成不同的混合式组织形式，如图10—5和图10—6所示。 总之，不同的企业要根据采购组织机构设计的原则，充分考虑企业内外部影响因素，建 立适合本企业的采购组织机构。同时，值得注意的是，采购组织机构建立后不是一成不 变的，随着企业所面临的内、外部环境的变化，要不断调整自身的采购组织机构，以便 于更好地适应环境，完成采购任务，最终实现企业的目标，但就短期而言，采购机构是 相对稳定的。 §2 采购物流管理制度 2．1采购管理制度的含义 为了规范采购工作，提高采购工作的效率，我们必须建立健全多种采购管理制度，以 此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效 地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。 采购管理制度是指以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规 范等做出的具体规定。 采购管理制度居于上层建筑的范围，体现一定的生产力与市产关系的发展要求，企业采 购管理制度的建立不是一蹴而就的．而是一个长期的过程，应由企业管理层所倡导，能 被广大的采购员工所认可，在实际工作中，它往往是集体智慧的结晶。 建立企业采购管理制度，可以明确各岗位、各环节的责、权及相互关系；明确采购 人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有 利于激发职工的责任感与事业心。值得提出的是，采购管理制度作用的发挥是建立在采 购制度本身科学性的基础上的，为此，企业采购管理制度应体现以下几个方面的特点： 2．1．1 文字化 任何制度都是以文字的形式表示出来的，采购制度也不例外。制度不是上级的口头命令 或要求，口说无凭，应以文字的形式固定下来，作为大家共同的行动纲领，对任何人、 任何采购活动均起规范作用。文字化的采购制度可以张贴起来，也可以打印成册，分发 给每一个采购人员，要求大家领会其内容，自觉地按采购制度要求自己。 2．1．2可行性 任何企业的采购制度都应在充分考虑企业内外部条件、企业发展目标、行业特点以 及采购人员本身实际情况的基础上制定，应切实可行。不同类型企业的采购制度可以有 差异，即使是同一个企业在不同时期也应有不同的采购制度，我们反对照搬照抄和一成 不变的采购制度，强调采购制度在实施贯彻中的切实可行性，而不是僵化的教条与清规 戒律。 2．1．3 严肃性 采购管理制度一旦确定，采购人员应不折不扣地执行，只制定制度而不加强执行与实施 的监督，这样的规定、制度是毫无价值的。在实际运作中，对违反制度的采购人员应有 相应的制裁措施，应提倡采购制度的严肃性。 2．1．4协调性 采购管理制度要注重各部门、各岗位之间的协调，把上下级工作、前后环节工作有机 地协调与联系起来，以体现集体利益。 2．1．5 相对稳定性 采购制度已确定，一般地，短期内不要变动，通常一两年、甚至更长时间应保持稳定， 便于大家执行。如果经常变动，采购人员刚刚领会了老制度，又出现了新制度，这样就 会难以适应，容易造成采购工作的混乱。当然，采购制度并不是长期固定不变的，随着 外部环境的变化，企业内部条件的改进，采购制度也可以适当进行调整。 2．2 采购管理制度的内容 采购管理的主要制度有采购领...
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