物料管理与采购作业
目 录 一、物料管理概论 2 （一）物料管理的重要性 2 （二）物料管理的范围 4 （三）物料之定义及区分 4 （四）物料管理绩效 5 （五）物料管理的组织 6 二、物料计划与存量管制 8 （一）物料计划之步骤 9 （二）存量管制 11 （三）定期订货管制法 18 (三）ABC分析法 19 三、采购作业 23 （一）认识采购 23 （二）采购要求之原则 25 （三）供料厂商甄选 26 （四）采购进度之控制 31 四、物料分类与编号 31 （一）物料编号之功能 31 （二）物料的编号方法 32 五、物料储存与保管 33 （一）仓库场所的布置 33 （二）储存注意事项 34 （三）物料管制卡 34 （四）物料盘点 35 一、物料管理概论 （一）物料管理的重要性 （二）物料管理的范围 （三）物料之定义及区分 （四）物料管理绩效 （五）物料管理的组织 二、物料计划与存量管制 （一）物料计划之步骤 （二）存量管制 （三）定期订货管制法 (四）ABC分析法 三、采购作业 （一）认识采购 （二）采购要求之原则 （三）供料厂商甄选 （四）采购进度之控制 四、物料分类与编号 （一）物料编号之功能 （二）物料的编号方法 五、物料储存与保管 （一）仓库场所的布置 （二）储存注意事项 （三）物料管制卡 （四）物料盘点 一、物料管理概论 （一）物料管理的重要性 不断料——不使制造现场领不到要用的材料或零件。 不呆料——要用、可用的料进来，不让不要用，不可用的材料、零件进入仓库或呆在仓 库不用。 不囤料——适量、适时的进为不做过量、过时的囤积。 上面的”三不”点出物料管理的精髓。 理论上，排定好的生产计划，物料管理部门应保证不会有”物料匮乏”之虞，事实上， 这也是物料管理的第一要务，然而既要保证不断料，使制造部门顺畅生产，又要能控制 呆料的产生及不让过多的囤料，影响资金的周转及储存场所之浪费，这也是企业主管及 物料管理人员面临的挑战。 在前面的生产计划篇里，我们也可以理解到，生产计划、物料控制与进度管制可说是 息息相关，环环相扣，再好的生产计划，假如没有密切的物料控制来配合，进度管制也 只能是”空中楼阁”，可望不可及。 在国内，因地域辽阔，时间的观念，在一些企业里还不甚强烈，物料管理的重要性显 得更为重要。 在一般企业的成本结构上，制造成本是基础成本，制造成本主要又来自于材料费用及 人事费用，而材料成本通常又是占制造成本的50%以上，所以物料管理的好坏，除了眼睛 可以看得到的影响生产的顺畅与否外，对于企业利润的高低更是主要的关键。 我们再来看看企业构成之要素，一般企业的构成要素归纳为7M加上近代改变企业运作 起很大影响的1 I。 ７Ｍ１Ｉ： Money（资金） MARKET（市场） Manpower（人力） Machine（机器） Material（材料） Management（管理） Method（技术） Information（资讯） 这几个构成要素是运用资金来建立其他的资源，然后形成产品销售出去再回收资金， 赚取中间的附加价值之差价。事实上在一般的企业里，物料的存货通常占了流动资金相 当高的比率，当然比率愈高对企业的发展产生的障碍愈大。 我们会经常看到一些管理不善的工厂有此现象，对钱很敏感，公司里任何一笔开支， 哪怕小到几块钱，均要总经理过目核准，对员工的照顾不足，多给一点工资，认为是一 种损失。再反观厂内，停工待料，物料闲置，生产部门像仓库，到处是材料及半成品， 我们概算一下损失： 1. 停工待料 ·损失时间。 ·损失士气 ·损失对客户信用 2. 物料闲置 ·损失（浪费）仓库场所 ·过时变坏，损失材料。 ·增加管理，损失时间 3. 生产部门堆积 ·除上面第2项物料闲置之损失外，更是占用生产场所，整理整顿难以进行。 上面这些损失（或浪费），均可计算成金钱，我们经常会有感触，庞大的浪费与损失 ，难 道不是钱吗？而这些庞大的浪费之杜绝，更是管理人员的重要工作。 （二）物料管理的范围 以往许多的中小型企业对物料管理视为单纯的仓储管理，随着企业规模的加大，更重 要 的，企业主管人员，对物料管理在企业中的重要性能给予更大的重视，因此物料管理在 组织上的业务范围也更为加大及系统化，其业务范围大致包括： 1. 物料计划及物料控制（MC） 2. 采购（Purchasing） 3. 仓储（Warehousing） 产品的生产工序愈多，生产的路径也跟着愈长，对物料管理的必要性也就跟着愈高。 把物料管理的职能加以归纳成5R： 1. 适时 Right Time 在要用的时候，很及时地供应物料，不会断料。 2. 适质 Right Quality 进来的物料或发出去使用的物料，品质是符合标准的。 3. 适量 Right Quantity 供应商进来的数量能控制适当，这也是防止呆料很重要的工作。 4. 适价 Right Price 用合理的成本取得所需之物料。 5. 适地 Right Place 供料源与使用的地方愈近，就愈方便，机动性高，联系与处理费用愈低。 （三）物料之定义及区分 物料一词广义的可以解释为维持整个生活活动所需之用料；在狭义上说，指的是产品 上所需之原料、零件、包装材料等。在企业里，通常可用几个方面予以区分。 1. 功能之区分 （1）主要材料：主要材料是产品构成的主要部分，如原料（Rawmaterial）、零件（ Parts）、 组合件（Components）、包装材料。 （2）辅助材料：辅助材料通常为附属于产品，或产品加工过程中所需要之消耗材料 ，如机油、油漆、溶剂等。 2. 成本区分 一般制造成本分析，将材料成本分为直接材料与间接材料两种成本。 （1）直接材料：同上项的主要材料，也就是直接材料的使用量与产品的产量成正比 ，通 常会记入于材料表（BOM）内。 （2）间接材料：于产品上看不到，而是间接的对产品之制造有帮助之物品。 3. 型态区分 （1）素材：指原材料之未加工材料。 （2）成型材：如零件、组合件等已加工之材料。 4. 调度区分 （1）一次材料：指的是公司外部调度的自制材料、外购材料或委外加工之材料。 （2）二次材料：指的是工厂内部门与部门间，半成品之流动。 5. 准备方法区分 （1）常备料：指的是大量或经常性使用之物料，为了控制成本或配合生产之需使用 的【存量管制】之方法，有计划性的购买。 （2）非常备料：量少或非经常性使用之物料，以生产计划的需要来购买，也就是【 订单 订购】的方法。 物料管理即为针对企业生产活动所需之物料，加以有计划性的准备，并进行协调及管 制， 以达到最经济、迅速的目的。 （四）物料管理绩效 物料从入厂到出厂，在仓库或生产线上滞留的时间愈长，代表着资金的积压与生产成 本 的增加愈重，下面有几个方法可以加以评价： 物料利息 1. 物料利息率= ———— 销售成本 当期材料使用金额 2. 物料周转率= ———————————————— （期初库存金额+期末库存金额）÷2 360天 3. 周转天数 = —————— 物料周转率 年度销售金额 4. 成品周转率= —————————— 年度内成品库存金额 360天 5. 成品周转天数 = ————— 成品周转率 （五）物料管理的组织 小型的工厂，因量少，产品简单，物料自进厂至出厂流速快，通常工厂主管把管理重 点放在销售与制造。随着企业的日益扩大，产品的日趋复杂，企业的运作机能逐步调整 为人事、财务、行销、研发与生产。在生产里也随着科学管理发展的迅速，生产管制、 物料管理、品质管理、工程管理也逐渐的分工专业化，如何以少量的专业化人员，帮助 大量的制造人员，使生产更顺畅，更稳定，成为高效率的生产成果。 一个管理上轨道的工厂，对于产能的分析，廉洁奉公帮基础上的建立与准备，如机器 、人力等负荷，生产前应做好规划与准备，生产的方法也于产品开发完成后加以标准化 的建立技术资料，如此一来，生产过程中，也就【一切就绪，只欠东风（材料）了】。 前面生产计划篇介绍过一个完事的生产运作系统应是生产计划源自于销售计划，而物 料计划又源自于生产计划。有了物料需求，才能进行采购工作，整个物料事务系统也可 说颇为复杂，如此复杂的工作，化繁为简对于物料管理组织的设计及物料需求进行的显 得尤为关键。设计组织图以前，应先考虑组织内将所赋予的任务（职掌）。一个较完整 的物料管理部门应具下列的职掌： 1. 生产所需物料进行需求规划； 2. 需求的物料进行采购，并加以交期、品质、数量的控制； 3. 能做好存量管制，保证不断料； 4. 管理库存料； 5. 出入库物料之处理及控制； 6. 不良物料之处理； 7. 呆料之处理。 工厂规模愈来愈大，产品也逾趋复杂，材料的种类也大量增多，使用人工管理逐渐不 胜 负荷，应用电脑来简化这些繁琐的工作，不只可减轻人员负担，更可以减少因人为的错 误所造成的损失。 二、物料计划与存量管制 （一）物料计划之步骤 要生产产品就会有物料需求，其需求依下面步骤进行： 1. 分为季、月、周计划建立生产计划表。 计划表内应有制单号码、品名、数量、生产日期。 2. 计算标准用量 将生产计划表内各品名，使用物料分析表（表11-2- 1），依据该品名之材料表（BOM）（表 11-2-2）的标准单位用料量。 （标准单位用料量×计划生产量）×（1+设定标准不良率）=标准用量 也可以说生产某一产品的某项材料，依生产计划之生产数所需要的材料标准领料量。 3. 查库存数及调整 该项材料查现有库存数及应发出还未发出的数量。 库存数- 应发数≥标准需求，则表示此一材料，生产分析的这张订单没问题，并记入物料 分析表内。 库存数-应发数< 标准需求，其差数要提出申购。 4. 查订购方式 从材料目录表内查此材料是存量管制的方式，还是依订单的方式订购。 假如此材料属现场会议有”存量订购”则此项材料依存量订购的方式订购。 如是依订单购材料，则进入下步骤，提出申购单。（表11-2-3） 5. 材料订购 采购依申购单内的材料内容、数量及所要求日期，向供应商提出订购单（表11-2- 4），并 依申购者的要求，排定进货时间及数量，以配合原订的生产计划时间。 6. 进料控制 采购人员及物料控制（MC）人员依进料时间控制。（表11-2-5） 遇有迟延状况最迟于三天前通知生管，变更生产计划。 7. 收料 仓库管理部门使用收料单（表11-2- 6）收料，收料单依品管手续合格后分发相关部门。 8. 生产备料 依生产计划或备料单的日期，于领用的前一天备妥所需之物料。 物料的供应，先决条件为供应适用的物料，否则有再好的“物料控制系统”，来的材料 再及时，但不能用，来的还是白来，徒然增加工作及管理上的困扰。因之，物料的供 应应是建立在良好的物料品质基础上。 材料表（Bill Of Material BOM） BOM表为物料系统内最原始的材料依据。 一个产品，它的材料构成相当复杂，为了让每批产品在生产时能有明确的用料依据， 并做为备料之基准，因此每个产品应建立BOM表。 建立的时机 在产品开发完成后，应即建立，在导入批量生产前，随同生产技术资料一并移转。 将产品的材料包括原材（Raw Material），零配件、部件予以拆解，并在表内将各个单项材料依材料名称、料号（规 格）、计量单位（个数还是重量单位），材料来源（地区或厂牌）单位用料量（每个产 品该项材料的用量）逐项记入，必要时用简图来加强表示即成。 修订时机 在该产品设计变更或用料量有变更时，应即时修订变更，保持最正的材料表。 使用BOM为做好物料管理的第一步，而且要力求准确。 （二）存量管制 1.存量管制之认识 并不是所有要生产的料，均是等到客户下了订单再来备料，就像企业里储备干部，要 用就可派上用场，或者说就像家里备一些常用药品，紧急要用的时候就不会耽搁时间， 前面我们提过，材料的准备方式有两种，一为常备材料；另一种为非常材料。 常备材料就是所谓的应用“存量管制”的方法来进行物料控制，而非常备料即是“订单 订购”了。 常备料的效果： 1. 保证生产的不致断料。 2. 减少下订单后之材料购备时间，能达快速生产之效。 3. 减少生产系统上复杂的管理。 4. 利于紧急订单之追加。 5. 利于与供料厂商之协力关系，并易于控制材料品质。 6. 连续性或大量之订购，采购成本可降低。 7. 物料管理单纯化，控制容易。 8. 减少采购成本及运输成本。 哪些材料使用“存量管制”的方法来订购，可参考如下几个原则： 1. 存货型生产 属于计划之存货型生产，其物料大致可采用“存量管制”法订购。 2. 少品种多批量经常性生产之物料。 3. 共用性多之物料。 4. 大宗之物料。 5. 购备时间长之物料。 6. 供料源与使用工厂距离远之物料。 7. “ABC管理法”内之C类或B类物料。 2.存量管制方法 使用存量管制的方法，要先了解两种状况： 1. 确定状况 物料的需求是已知的，材料的购备前置时间是固定的。 2. 不确定状况 与上面的确定状况相反。 下面利用锯齿图（Saw tooth cha...
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