数字化管理ERP日常运行管理制度
XXXX公司 数字化管理 ERP 日常运行管理制度 二000年XX月XX日 目 录 1. 总则 2. 数字化管理操作使用管理制度 3. 计算机上机操作记录制度 4. 数字化管理人员管理（岗位责任制）制度 5. 数字化管理帐务处理制度 6. 数字化管理报表管理制度 7. 数字化管理系统（软件及硬件）维护制度 8. 数字化管理档案管理制度 总 则 数字化管理的最终目的是利用核算手段及分析手段的现代化，实现企业管理工作的 现代化，为企业管理的现代化提供基础。ERP系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、 机房、核算软件，及各类会计信息组成的一个有机整体，为保证已建立的ERP系统的安全 、可靠、正常稳定的运行，而且在运行过程中不断提高运行效率，增强信息系统的运行 效果，有必要对系统进行科学、严密的管理，即： 1. 建立、健全各种组织控制措施，保证系统安全、正常、可靠、稳定运行； 2. 加强对已建立的信息系统的管理，提高系统的运行效率； 3. 充分利用系统提供的各种手段，便利灵活地为管理提供服务。根据以上目的，并结 合财政部对企业财务数字化的规定和FAS2000 ERP系统的特殊性与我公司的实际情况，制定出我公司ERP系统的管理制度。 本制主要包括ERP系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统 管理、人员组织管理、维护管理及档案管理等内容。 本制度由XX部负责解释说明及监督实施。 本制度是依照财务的有关规定并结合当前ERP系统的运行实际情况制定的，为满足本 公司数字化管理发展的客观需要应及时进行补充修改。 本制度从公布之日开始执行。 数字化管理操作使用管理制度 数字化管理就是把物料控制、生产计划和管理等管理系统工程、电子计算机应用技 术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关 信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作， 实现企业整体工作方式的变革和人的解放，并定期或不定期地提供计划和控制经济过程 需要的会计信息和生产信息等，为此，为保证数字化管理正常运转并完成预定的任务， 特制定数字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行完成预定的任务，保证系 统内各类资源信息的安全与完整，只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业 秘密泄露等的发生，避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失，保证发生故障后能及 时恢复，出现错误后能及时发现，及时纠正，保证输出信息正确、真实。 一 机房的管理： 计算机属公司常规而又重要办公设备，应创造一个良好的运行环境，为保护计算机 设备，软件与数据的安全可靠，现规定如下： 1. 机房由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁入内； 2. 保持机房环境卫生，定期清洁（每周末下午）微机以及其它设备的尘埃和赃物； 3. 严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作； 4. 为防止意外事故的发生，机房内杜绝一切火源，机房内所有电器设备须经电工安装 ，其它人员不得随意拆迁或安装； 5. 在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在操作人员离开微机时应关闭 微机电源，下班前应检查电源的关闭及UPS使用等情况； 6. 严禁在微机内安装或运行游戏盘； 7. 未经许可，不准对外服务，以防病毒传入； 8. 机房无人时应加锁，确保主机安全。 二、操作使用管理： 本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是 建立、健全和完善数字化管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完 整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现 、及时纠正、及时恢复，同时保证数字化管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连 续性。 1、上机运行系统的规定： 1. 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理 员批准的有关人员，有权上机操作运行系统； 2. 非指定人员不能上机运行系统； 3. 上机使用注意事项见附录：（上机注意事项规定）； 4. 上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有 权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的 责任； 5. 上机人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类情况的发生，上 机人员操作完毕后，必须退出系统； 6. 应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生； 7. 不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入； 8. 未经批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令； 9. 对各应用软件word、excel等的使用，必须建立自己的子目录，存入自己的文件， 系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。如 被删除，文件编辑者自负后果。 2、上机使用人员职责和权限： A、系统管理员： 对整个系统的运行进行负责。 ◆ 系统管理员必须根据天心财务软件的特点和本单位会计核算的实际 情况建立本单位的数字化体系和核算方式。会计科目的设置必须符合 会计度与本单位的核算管理要求，报表数据格式必须符合财政部门和 其它有关部门的要求。 ◆ 协调系统内各类人员之间的工作关系； ◆ 负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。 ◆ 负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，并做好上机记录的整 理工作，应按规定及时性归档。 ◆ 负责作好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。 B、系统维护人员： 负责系统运行中硬件和软件的维护工作： ◆ 负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作； ◆ 负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况； ◆ 负责系统的安装和调试工作； ◆ 按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护； ◆ 系统维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开数据库运行操作，实施数据维护 时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。 C、系统操作人员： 系统操作人员是指有权进入当前运行的数字化系统全部或部全功能的 员。 ◆ 负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。 ◆ 严格按照系统规定进行操作； ◆ 负责软盘备份及归档工作； ◆ 负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作； ◆ 日记帐应当天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结； ◆ 月底满页可打印所有的帐簿和会计报表； ◆ 记帐凭证按规定随时打印。 D、数据录入人员： ◆ 检查专职会计人员提供的记帐凭证是否合理、合法与正确，对于违规 记帐凭证不得录入； ◆ 数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不 得擅自修改和作废。 ◆ 认真录入数据，录入完毕后检查核对，核对无误后交复核人员进行复核； ◆ 日记帐数据录入应做到日清月结。 E、数据审核人员： ◆ 负责数据录入的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性 ； ◆ 复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，应通知录入人员修改 ，待修改后再进行复核； ◆ 负责输出数据的审核； ◆ 对不符合要求的凭证和不正确的输出数据，不予签字确认。 F、专职会计人员： 根据原始凭证编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度的要求，做 到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范； G、档案管理人员： ◆ 负责数字化管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证， 帐簿和报表等有关会计资料存档管理； ◆ 按规定时间催交入档； ◆ 对不符合要求的会计资料及软盘不予接收； ◆ 做好安全保密工作； ◆ 未经批准，不得外借。 附录一： 上机操作注意事项 一、开机步骤： 1. 打开电源开关； 2. 打开UPS电源开关； 3. 打开打印机开关； 4. 打开显示器开关； 5. 打开主机开关。 二、关机步骤： 1. 关上主机开关； 2. 关上显示器开关； 3. 关上打印机开关； 4. 关上UPS电源开关； 5. 关上电源开关。 三、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟； 四、工作完毕后一定要完全退出系统后离开； 五、停电后UPS不间断电源会发出警告，要及时将数据存盘，执行上述操 作步骤； 六、使用键盘时要轻击，切记不可重打； 七、严禁使用游戏盘，违者重罚。 计算机上机操作记录制度 实际应用ERP管理软件的企业在实践中发现，必须规定对数字化管理单位要求有“必要的 上机操作记录制度”，作为天心FAS2000ERP系统也不例外，为保证我公司数字化管理的正 常发展，更好地完成系统维护任务，了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处 理结果等情况，严格微机管理制度，现规定如下： 一 所有上机操作人员必须登记所有上机操作情况，要求填写日期、 操作员姓名、操作内容，运行时间和运行情况。 二、登记操作记录要认真详细，操作过程中没有问题，运行情况及备注栏填写运行 正常字样，若有问题则应及时登记录,并向系统维护员报告。 三、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。 四、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记 载，对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。并向系统总 负责人汇报。 五、操作记录每月装订成册，日常文档由管理人员妥善保管，年终整理归档。 六、要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按有关制度根据问题的严重 程度予以处理，请所有操作人员及维护人员必须严格遵照执行。 附录二： 上机操作记录 |上机时间 |操作员姓名 |操作内容 |运行时间 |运行情况 |备注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 数字化管理岗位责任制 为使我公司数字化管理工作进程不断加快，保障数字化工作正常开展，确保此项工 作的合法性、准确性、安全性，特制定数字化管理岗位责任性。 一 数字化管理岗位： 根据企业的内部物料、制造管理和会计核算的特点及企业对数字化管理岗位设置的 要求，在系统总管理员的领导下，从各个岗位出发围绕数字化来开展工作，更好地 发挥其应有的作用，特设如下管理岗位： 主管会计、财务负责人、系统管理与维护、业务经办与操作录入、业务复核、业务 稽核、业务数据管理、档案管理。 二、岗位职责： 1. 主管会计：对企业数字化发展方向、规模及重大硬件、软件、使用、应用项目进 行决策，保证数字化管理工作的健康发展。 2. 财务负责人：制订财务数字化发展规划，为主管会计提供重大硬件、软件使用、 应用项目的决策依据，根据本企业特点合理的设置数字化管理岗位及配备岗位 人员，检查岗位人员的工作情况，严格按各岗位标准进行考评。 3. 系统管理维护岗： 1. 参与制定本厂财务数字化发展规划及数字化管理制度； 2. 执行对操作人员的管理和计算机档案管理职能，对会计软件进行日常维护， 保证计算机软件、硬件财产安全可靠； 3. 及时了解计算机故障情况，并采取相应处理措施，遇到重大的系统运行故障 必须根据故障的发展，处理情况填写故障报告单并及时报给数字化主管人 员； 4. 正确分配系统操作人员的使用权限及以后软件开发工作； 5. 开发的软件应充分利用本公司已经应用的信息系统、报表系统的功能，并应 以易接受、易掌握为原则； 6. 未经各种主管、系统管理员核准的开发项目，不得上机； 7. 保证各种数字化管理规定的正确实施。 4. 业务经办与操作： 依照科目负责制的原则，设置成本核算、费用核算、材料、销售、债权债务往来的核 算、现金、银行存款、固定资产、记帐、二级核算等岗位，各岗位严格按照本公司财 务制定的业务工作标准进行日常工作。做好记帐前对明细帐的审核，保证录入数据正 确。充分使用计算机对帐、核销等功能来完成工作，并按《帐务管理制度》要求打印帐 簿、报表。 5. 数据录入： 1. 执行系统管理对岗位工作的具体指挥、要求； 2. 及时、准确地按规定标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表； 3. 通过系统管理员及时准确地为领导提供所需数据； 4. 系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人； 5. 正确执行数字化管理中的有关操作，使用等各项规定； 6. 发现问题，及时向系统管理员及财务主管负责人反映； 6. 数据复核岗： 1. 对输入计算机凭证质量把关，保证手工凭证与机制凭证的一致性； 2. 对已录入的凭证及时复核，最迟不得超过次日复核完毕； 3. 发现凭证错...
数字化管理ERP日常运行管理制度