人事Tn案管理制度
| | |第十二章 人事档案管理制度 | | | | | |[pic] | | | |人事档案保管制度 | |□ 目 的 | |第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 | |业机密 | |的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 | |第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 | |第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 | |案材料 | |的前提和保证。 | |□ 人事档案保管制度的基本内容 | |建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 | |料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 | |(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 | |进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 | |位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 | |(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 | |检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 | |等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 | |等。 | |检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： | |——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： | |——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 | |——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 | |(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 | |原因 | |引起的，转递的大致程序如下： | |①取出应转走的档案； | |②在档案底账上注销； | |③填写《转递人事档案材料的通知单》； | |④按发文要求包装、密封。 | |在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 | |在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 | |(4)保卫保密制度。具体要求如下： | |①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 | |②库房备有必要的防火、防潮器材。 | |③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 | |④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 | |⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 | | | |⑥离开时关灯关窗，锁门。 | |(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： | |①人事档案的数量。 | |②人事档案材料收集补充情况。 | |③档案整理情况。 | |④档案保管情况。 | |⑤利用情况。 | |⑥库房设备情况。 | |⑦人事档案工作人员情况。 | | | |二、人事档案利用制度 | |□ 目 的 | |第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， | |应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 | |第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 | |照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 | |□ 人事档案利用的方式 | |人事档案的利用有多种方式： | |(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， | |以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 | |失等。这是人事档案利用的主要方式。 | |(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； | |公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 | |催还。 | |(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 | |案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 | |出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 | |3.人事档案利用的手续 | |在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 | |重要保证。 | |(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 | |报告 | |中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 | |人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 | |，手续齐全，则给予批准。 | |(2)外借手续。 | |首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 | |其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 | |再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 | |然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 | |员签字。 | |最后，归还时，及时在外借登记上注销。 | | | |(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 | |，需履行以下 | |手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 | |；其次，人事 | |档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 | |门有关领 | |导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 | | |
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