五、公司文书管理制度
五、公司文书管理制度 （一）总则 第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、 电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条 必须严格保守文书的机密。 第五条 文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式 进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2．即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下 来。 第六条 文书的管理原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。 （二）文书的收发 第七条 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1．一般文书予以启封，分送各部门。 2．私人文书不必开启，直接送收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。 （三）文书的处理 第八条 文书按机密程度可分为以下几类： 1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2．秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 表23-7 表格登记单 |图 表 |联 |填制单位 |移 送 | |名 称 | | |单 位 | | |数 | | | |用 | |联 |式 联，第1联： | | | |数 | | |途 | |及 |第2联 | | | |分 | | | | |送 |第3联 | | | |单 | | | | |位 | | |请印日期 | |需要日期 | |表格编号 | | |表格格式 |依旧格式印刷品 依附样印刷 |现有存量 | | |请印数量 | |每月耗量 | |使用年度 | | |需校对否 |需 否 | （七）文书的整理与保存 第三十条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的 文书。 第三十一条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编 辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。 第三十二条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由总务部 填写“重要文书目录”后，予以保存。 第三十三条 分公司或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的文书，直接归主管保存，另一类 是一般的文书，留存各部门保管。 第三十四条 文书的保存年限如下： 1．永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重 要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的政 府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 2．保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文 书，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。 3．保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。 4．保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部 门主管负责确定保存年限。 第三十五条 全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。 第三十六条 保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。 机要文书一律以焚烧的方式销毁。 第三十七条 如果职务或部门划分发生变更，或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整 的理由，以及变更与调整后的结果。 第三十八条 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。 第三十九条 在制度难以执行时，须与总务部联系，由文书主管做出裁定。 第四十条 本制度自颁布之日起实施。
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