采购管理手册(doc 49)--采购中心组织结构
第一章 采购中心组织结构 |采购中心总经理| 采购中心副总经理 高级采购经理 MST经理 采购经理 商品后勤部经理 MST职 员 采购助理 职 员 第二章 仓储超市采购的定义 仓储超市采购的英文表达是“MECHANDISE"。它有别于制造业为满足生产需求而进行的 原材料购买行为，是仓储超市为完成商品稳定增值和销售而进行的有组织、有计划的购 买行为和配套销售行为。它是在一定采购决策思想指导下进行的一个包含市场调研，采 购方案的制定，供应商调研，商务谈判，商品的购买及商品在店面的布局摆放展示的全 过程。 第三章 对采购人员的基本要求 （一）工作态度的要求 1. 具有很强的敬业精神。 2. 诚恳、认真、严谨、积极进取。 3. 有礼有节，谦顺平和地对待他人，营造和谐高效的工作氛围。 4. 不断学习掌握专业知识和产品知识。 5. 以平衡的心态对待工作中的问题和困难，寻求积极的解决方法，提高团体协作精 神。 （二）素质要求 1. 受过良好的高等教育。 2. 具有较高的EQ，良好的沟通能力和协调能力。 3. 良好的综合素质，如判断力、决策力，高超的谈判技巧，组织管理能力，分析解决 问题的能力，文件管理能力及文字处理能力等。 4. 熟练运用计算机及商品管理系统。 5. 熟练掌握英语。 （三）工作纪律 1. 任何人不能以任何方式损坏公司利益和形象为结果，而谋取个人所不应得到的利益 ，违者将严惩。 2. 上班：除特殊需要外，采购中心人员上正常班（8：30AM~5：30PM），每天工作时 间8小时，每周计40小时。 3. 市内外出：SM或M离开公司到市内办事必须通知其AM及MST离开及预计返回时间，收 到公司呼唤时应立即回复。 4. 外地出差：采购中心人员出差必须在二天前将出访计划交中心副总以上批准（见出 访计划表），回到公司24小时内要将出访总结交中心总经理或副总经理。在外地 其间，出差人员应每天给MST通话一次。如无特殊原因，出差人员应及时返回， 否则应经中心副总经理以上批准。一般情况下，SM、M及AM不能同时出差，应留 AM在公司处理一切事务。 5. 办公室及会议室：来访人员禁止进入采购办公室，应充分利用会议室进行洽谈。中 心各人员必须保持办公桌及办公室的清洁。 6. 样品：样品一经采用，应交店内销售，未被采用者在二个月内有可销售价值的也交 由店内出售。样品未经许可不可自用或送人，样品管理必须有序（样品保管预交 给店里销售要有手续）。 7．工作计划原则： 1. 根据采购工作的八个基本内容，每四周制定例表计划。 （2）任何对所制定计划作出的较大修改，须向上一级经理请求许可。 8．例会：每周一次例会，由中心副总经理，高级采购经理，采购经理（出差缺席时 由其助理代表）及MST经理参加，会议主要内容包括： 1. 一周工作总结：与会人员简要发言，总结一周工作。 2. 新产品介绍：新厂家、新产品应在会议做介绍，听取大家意见，是否接受其进 入东方。最后由中心总经理汇同商店作最后决定。 3. 四周工作计划：SM及M把下四周的工作计划表交由例会讨论，听取大家意见。 4. 由中心总经理安排下一步工作。 5. 会议内容由MST负责整理纪录，并存档备查。 9. （1）店内工作：采购中心所有人员一律进店，与对应商品部门紧密配合，做好商 品进店、摆放、展示、陈列、补货、退货等工作。要了解顾客对产品种类、价格 、质量的反映, 店员对产品销售情况的反映, 因此在店内服务是最好的方式。 2. 店内主要管理人员与采购部门视具体情况安排定期的沟通会议。 10．保密：各级人员必须严守公司商业机密,如：供货商名单、供货价格、合同条款 等。 泄密者将予严惩，视情节轻重, 直至开除出采购队伍。 第四章 采购工作的基本概念和原则 1. 商品的构成： 商品是由品种和档位构成的, 分为部类、大类、子类、SKU四个层次。品种的齐全指：a.大的部类都要有设置 b.大类的齐备 c.子类，即系列的配套d. SKU，即款式、花色、规格、型号的相对丰富。而且部类系列之间要讲究整体的配套。档 次的齐全指价格的齐全。仓储超市的高、中、低档率的配比一般为2：5：3。部门的各档 次率的计算公式是 部门的各档次SKU数 部门的所有SKU数 价格： （一）进价 ：指进入系统的成本价，须含括运费、关税、增值税等附加成本。 1．国内商品 1. FOB条款的情况下，我方承担运费，必须要有运输发票。 2. CIF条款包含保险费和运费，它趋近或等于到店价。 3. 增值税是我们这种正规商店在采购过程必须考虑的成本之一，在供应商不能提供 增值税发票，但产品的质量和价位都可以接受的情况下，可要求供货商让利承 担增值税，标准是：报价(0.8547。 2．国外商品 进价成本=CIF价或(FOB价+运费)×(1+DUTY)×1.17 （二）零售价： 1. 东方家园零售价的概念：价格是某产品能够被市场接受的价值，东方家园的产品价格 必须低于同一产品在当地的市面成交价格，也就是说，我们所遵从的是市场定价而 不是成本定价——天天平价。天天平价是仓储型商店的根本。作为采购人员，我们决 定着顾客对东方的“感觉”，顾客是否感到东方的价格为最低将决定顾客是否到东方 来。我们在定价时一定要明了这一点，自觉地以最低成交价来衡量店内每一样商品 的价格，一旦有人反映某些商品的价定高了，我们必须在24小时做出修改。 2. 市场定价：市场定价考虑两个问题，一是市场价格相抵的产品如何定价 ，二是独家经营的产品如何定价，什么是市场能够接受的价格。 1. 价格透明度高，敏感型产品在定价时，须接近或低于市场批发价，比零售价低8 ~10%。 2. 主导产品在定价时要比实际市场成交价低3~5%。 3. 独家经营的在定价时要根据市场接受能力提高毛利率。 3. 定价尾数规则： 1. 单价100元以上的产品，标价不得有“角、分”，必须是整元。 2. 标价的尾数必须是“6”、“8”或“9”，不应出现其他尾数，例如“142元”应改为“1 46元”或“148元”（毛利和市场竞争价特例对待）。 3. “角和分”的标价应为“49”、“79”、或“99”。 4. 产品滞销的原因：产品卖不出去，有下面几方面的原因，各采购人员要进行分析，哪 些是你能控制的因素，哪些是不能控制的，再从可控制因素入手，不能坐等。 ——季节 ——价格或档次 ——产品质量 ——配套产品不全 ——展示不充分 三. 滚动平均成本： 公式：滚动平均成本= 当前库存数量×当前成本+新进数量×新进成本 当前库存数量+新进数量 四. 毛利率、滚动毛利率： 公式：毛利率=（零售价-总成本）/零售价 =（2-1.33）/2 =0.335=33.5% 销售额是首先要追求的目标，然后才是毛利率。 公式：滚动毛利率= （ 零售价-滚动平均成本） ×100% 零售价 五. 周转率： 周转率= 销售额/平均库存（零售价计） 美国HOME DEPOT平均周转率是5。 我们可以此来推算销售额或应有的平均库存。 例如： 1. 如果平均库存量是30，000，000元（零售价计） 则：年销售额= 平均库存× 周转率 30，000，000 ×5 =150，000，000元（一亿五千万） 2. 如果我们想把年销售额提高到250，000，000（二亿五千万），则平均库存要增 加到 = 年销售额/5= 250，000，000/5 = 50，000，000（五千万元） 3. 周转率是5，也就是说每12个月/5 = 2.4个月所有库存周转一次，那么最大的 库存量不应超过三个月的销售额。 5. 采购中心的基本程序 这里我们用下图简单描绘采购工作的基本程序，然后逐一展开叙说。 1. 采购决策： 1. 采购决策是一个无限发展的过程，它与市场调研、供应商的调查是同步进行的， 同时指导着采购工作的全过程。 2. 采购决策的内容： 1. 本店的市场定位和顾客群定位。 2. 品牌和供应商的选择及其所占的货架数，还有对应的首批订单的数量。 3. 谈判的最理想条款和最低条款，主要考虑的是价格条款、运输条款、服务条款 。 4. 采购时间表包括什么时候与供货商签定合同、下订单，货物什么时候进店、上 货架、摆货、开业等细节。 2. 市场调研 1. 市场调研的目的是解决商店的市场定位问题，包括商品的构成、价格和顾客群定 位。 2. 市场调研的四要素 （1）品牌： 要了解市场流行、畅销的品牌是什么，及其占市场销售的份额；还要了解不 畅销的品牌是什么。 （2）价格： 要了解品牌在市场上以什么样的价格销售，批零差价是多少，还有批零差价 的稳定性。批零差价的稳定性在某种程度上也反映了品牌在市场上的竞争力 。 （3）顾客群： 要了解市场消费有哪些顾客群，占多大比率，最关心的是什么。 （4）网络： 要了解供货来源，分销网络和付款方式。 3. 调研的层次与方法： （1）宏观市场的调研 a. 研究分析目标行业的成功企业典范，如企业的发展，经营理念与模式及优势。 b. 研究分析目标市场的容量、增长点、消费水平及生产力水平。 （2）微观市场的调研 a. 外部市场调研 又称角色调研，指采购员通过不同角色的扮演，从各种渠道了解商品在市 场上的来拢去脉，举例如下： 个人消费者的角色可了解到品牌、品质和零售价位。 装修队的角色可了解到货物的批发价、毛利率、货源及竞争对手。 发展商的角色可了解到货源并推算出成本。 供应商的角色可了解到进货和销售网络。 b. 内部市场调研 又称市场评价，主要通过下面4个方面来反映,内部市场是否良性发展并且 在市场上具有竞争力。 (1) 顾客群的分析 分析了解顾客群的类别,所占比率及其消费能力。 (2) 客流量 主要反映在每天的成交单数和平均每单成交额。 (3) 销售 (4) 卖点 指特别吸引顾客光临的经营特征。一个商店是否有卖点是其在竞争中 得以生存的必要因素之一。 3. 供应商 仓储超市的供应商（Vendor或Supplier）是制造商（Manufacturer）或代理商(Di stributor)。通过商店，供应商和顾客达成了商品和资金的交换。通过合作，商店 对供应商的品牌和服务达成认知，供应商对商店的理念和管理达成认知；通过对商 品的购买，商店了解顾客的要求，顾客对品牌和服务达成认知，顾客对商店的理念 、商品结构、价格、服务和管理达成认知。商店根据市场和顾客群选择正确的供应 商，并取得正确的配套价格和服务，再以正确的配套价格和服务卖出，使所有的消 费者成为永远的回头客。 （一）供应商的调查 1. 调查的目的是为了了解合作伙伴 a. 供应商的优势和强项及劣势和弱项，以便扬长避短。 b. 平衡、协调、利用竞争性的供应商间的矛盾，有利我方。 c. 适应、改造、驾驭供应商。 2．调查方式 a. 正面调查：指直接从供应商处获得的信息材料，以及通过行业查询，参观、谈 判方式获得的信息。 b. 侧面调查：指通过与其竞争对手和企业的下属人员的交谈了解供应商的弱点和 问题。 c. 延伸调查：指通过对制造商的销售公司，经销商和代理商的调查，了解供应 商的状态和能力。 3. 调查要素 1. 资信调查 a. 企业的性质包括工商注册和税务登记。 b. 投资资金状况包括注册资金、固定资产、流动资金、设备技术来源及商标。 c. 信贷水平包括负责状况及资产比率。 d. 高层管理指企业决策人的学历、社会关系及资金等背景。 e. 企业文化的了解。 2. 市场调查 a. 市场发育程度及各级消费评价。 b. 市场占有率及年销售额和供求状态。 c. 市场战略包括网络建立、管道、定价原则、广告、培训、售后服务和地域差 异。 d. 经常评论的竞争对手的论点论据。 3. 生产调查的目的是了解供货商的供货能力和水平 a. 原材料供求关系及渠道。 b. 技术设备与生产容量。 c. 人员素质和质量检测。 d. 生产更新和市场转向能力。 e. 仓储运输能力和条件。 4. 调查的注意事项 a. 调查与反调查的公平性。 b. 在对我方不重要，但对对方重要的方面要敢于让步，以获得更大的利益。 c. 礼为上。 d. 据理力争。 e. 善于捕捉时机。 （二）供应商的评估 对供应商的评估是为了了解什么样的供应商是我们需要的，及供应商的状况。 1. 基本条件 a. 有市场（或潜在市场）、有竞争力、有畅销率、有毛利率。 b. 有供货实力，既有丰富的品种、有安全的库存、有严格的供货时间。 c. 能满足商品的整体档次要求及我方规定的最低条件和要求。 d. 直接的供货条件。 2. 评估 (1) 体系评估 a. 供货商的数量，管理原则是尽量控制供应商的数量。 b. 供货商的区域是由消费文化及运输费用与价值比决定的。 c. 市场和企业的发展水平。 (2) 成本核算指产品在哪里生产成本最低。这有时也影响了产品、区域设定。 (3) 档次评估是为了解决不同档次在商品构成所占的比率。 (4) 销售评估是为了解决供应商主次关系问题，要抓住重点厂家和 SKU，保证及时供货。 a. 保证及时供货原则：对于畅销产品，如果...
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