采购的功能和作用
采购的功能和作用 ---------------------------------------------------------------------------- ---- 发布时间：2002-11-1 11:47 阅读次数：1121 中国商报 商品采购是零售业经营活动的开始从国际流行说法来讲，零售业有四大核心技术：采购 技术、信息技术、配送（物流）技术、低成本的营运技术，而商品采购则是零售业经营 活动的开始。 　　我们经常在讲经营管理，实际上，必须是先有经营后有管理。“管理”管什么呢？绝 不是一些空泛的对象，必须是实际的、看得见摸得着的东西。通过管理水平的提升，提 高我们的工作效率，降低营运成本，增强竞争力，让我们的公司发展得更快更好一些。 一个公司的管理水平不高，整体效益不可能好。如果没有实实在在的效益，再好的管理 也只是空谈。所以说，对于经营和管理，一定是先有经营，后有管理。既然是先有经营 ，那么经营活动从何展开呢？还是回到“采购”这个起点，如果商品不进场，一切后续工 作都将无法开展。 　　因此，一定要清醒地看到：采购工作，它是零售业经营活动的开始。大家只有把这 个“开始”做好了，才能谈“以后”。如果没有一个良好的开端，我们后面的工作只会越做 越难。 　　集中统一的商品采购是实现规范化经营的前提和关键目前就整个中国内地的零售业 来讲，商品采购模式主要有两种：集中采购（即中央采购）和分散采购。两者根本的不 同点在于：集中采购是指企业设专门的采购机构和专职采购人员统一负责企业的商品采 购工作，企业所属各门店只负责销售；分散采购，就是公司将采购权分散到各个分店， 由各门店在核定的商品资金定额范围内，直接向供应商采购商品。 　　从零售业发展的趋势和潮流来看，分散采购是绝对不可取的。采购就一定要是集中 采购、中央采购，如果没有这样一种模式贯彻下去，我觉得零售业再要往下走是不可能 的。我们可以这样说：集中统一的商品采购是连锁零售业实现规模化经营的前提和关键 ，只有实行统一采购，才能真正做到统一陈列、统一配送、统一促销策划、统一核算， 才能真正发挥连锁经营的优势。 　　首先，集中采购有利于提高连锁零售企业与供应商谈判中的议价能力。我们一再强 调，如今中国的零售业不是利润最大化的行业，它现在的单体规模相当明显。如万佳百 货在2000年做到了全省第一，也只不过是16．2亿元的销售额，只相当于沃尔玛全球销售 额的千分之一都不到。所以，一定要在老店挖潜的同时不断开新店，不断扩大经营规模 。只有不断扩大企业的市场占有率，做到经营规模最大化，中国民族零售业的前景才是 有希望的。而集中采购正是实施规模化经营的基本保证。连锁零售企业实行了中央采购 制度，大批量进货，就能充分享有采购商品数量折扣的价格优惠，保证了企业在价格竞 争中的优势地位，同时也能满足消费者求廉的心理需求。 　　其次，集中采购有利于降低商品采购成本。大批量集中进货，可大幅度减少进货费 用，再辅以配套的统一配送机构与制度，就能有效控制连锁零售企业的采购总成本。 　　第三，集中采购有利于规范企业的采购行为。在分散采购制度中，由于商品采购的 决定权下放到各分店，对采购行为很难实施有效的约束，所以采购员的种种不规范行为 屡禁不止。而中央采购制度则有利于规范企业的采购行为，为企业营造良好的交易秩序 和条件。 　　这几年，我不断看到国内许多零售企业在从分散采购向集中采购转变，但由于他们 的历史比较长，既得利益人员比较多，包袱比较重，整个变化过程牵扯面大、难度高， 需要的时间也相当漫长，总之是非常痛苦。我记得在1997年，北京王府井百货的老总在 同我们进行交流时谈到，他们也想将采购权从柜组层层回收至总部，结果是困难重重,不 少部门经理提出辞职要求，冒出来700多台传呼机、七八十部手机,要求公司报销。因为 以前搞分散采购时，这些费用都是找供应商报销、一旦不搞分散采购了，就都找公司报 销了。 　　而万佳从一开始就实行了中央采购制度，到目前来讲，还实施得比较顺利，我们必 须要坚定不移地走下去。我记得1995年时，是采购部负责新品开发、柜组负责补货，后 来我们就将柜组的补货权收回给采购部，实施电子订货、补货报警系统等等，到目前为 止，虽然仍不是很完善，但毕竟一步一步在中央采购的模式下往前走。当时卖场体制一 变动，有些人既得利益受到损害，抵触情绪也是比较强烈的。其实，所有的商品采购、 补货等活动都应该由总部采购部门来完成，卖场只要将整个门店的正常营运活动安排好 、处理好就够了。总之，我们只有坚持集中统一的商品采购模式，才符合最新的零售业 潮流趋势，才是在未来的发展道路上有希望可言的。 　　中央采购模式下采购的三大功能功能之一,开发新商品，开发新供货商。 　　万佳在开发新品方面，与沃尔玛、家乐福的路不太一样。外资零售店遵循“二八原则 ”即“商品高度精选原则”，认为零售企业经营活动中80％的利润是来自20％的商品，在这 样一种原则指导下，他们在开发新商品时，比较慎重，条件也会比较高，一定要在其他 商家试销过觉得畅销的，市场、消费者接受的情况下他们才会引进，否则不会冒险引进 。在这种高度精选的原则下，其商品品种就较少。 　　那么，万佳目前实行多品种开发的原因何在呢？我认为，至少有两方面的原因。第 一，万佳的历史非常短，许多商品的畅、滞销情况需要时间来考验。在这样一个只有几 年历史的企业里，一定要将规矩定得很完善，要对所有问题的认识都非常深刻，我觉得 是不太现实的。第二，众所周知，深圳是个移民城市，大部分深圳市民（几乎是九成以 上）都来自全国各地，他们有着各自的消费习惯，有各种不同的嗜好。我认为在这样一 个移民城市里面，应该让消费者有更大的选择余地，这对于万佳的发展，对整个零售业 的发展都会有所裨益。 　　但是，是否万佳会无限制地这样多品种开发下去呢？当然不是。最多再过两年，万 佳势必也要对商品品种进行一定程度的精选，必须对一些商品实行禁入，但我们不会跟 沃尔玛、家乐福做得一样，我们会根据自身的实际情况，结合中国国情、国内零售业现 状进行一定程度的精选。 　　实际上，万佳与外资零售企业一样，都需要经常根据环境的变化做出相应的改变， 如果我们跟不上市场环境的变化，一成不变，那我们只有死路一条。我记得1996年沃尔 玛湖景店开业时，18000多平方米的营业面积，只有10000多个商品品种。而在山姆会员 店10000多平方米的营业卖场内也只有4000多个品种。大家再看现在的沃尔玛购物广场与 山姆会员店内经营的商品品种与当时相比翻倍都不止。又如，1998年沃尔玛在其总部所 在地——阿肯色州，做了一个将来要在全世界推广的，对它而言是全新的一个零售业态—— 新超级中心。沃尔玛专门将其设立于公司总部的边上，以便观察这种业态的成长过程， 从而预测它将来在世界各地推广又将是一个什么样子。这个新超级中心的最主要特点是 ：商品品种显著增加，可以说是成倍地增加，传统百货类商品也是显著增长。我们跟沃 尔玛、家乐福在业态上虽然都是大型综合超市（GMS），实际上我们跟他们还是有很大差 别的。万佳传统百货类商品的品种比较多，有接近40％的营业额来自鞋类、针织服装、 床上用品、箱包、化妆品等传统百货类商品。而沃尔玛整个的信息系统是成形的，如果 要将传统百货这一块加进来，将会是一件非常麻烦的事情。所以，他们要在美国总部旁 边先做个试点，然后再向全球推广。 　　因此，我们将来在做新品开发时，要开始注意控制新品开发的节奏，应该逐步进行 一定的选择，可能在一些商品进来的同时也会有一些商品出去。沃尔玛、家乐福以往的 商品引进都是遵循高度精选原则，但他们现在也在向“让消费者有更多选择”这个方向过 渡。也就是说，大家都在变，关键要看这些变化最终对企业的生存、发展是否有利。沃 尔玛、家乐福在增加商品品种，而万佳的商品品种可能太多了，要适当地减一减。 　　另外，新品开发的同时，也要开发新供货商。万佳现有供货商的数量不少，但总体 情况是供货商单体很小、实力不强。供货商单体太小，就存在无法按时按量送货等等一 系列问题。 　　在开发新供货商方面，我们要注意两方面的问题。第一，随着零售商经营规模的不 断扩大，供货商也在加速自身的整合。第二，在开发新供货商时还要注意尽可能撇除一 些中间代理商、绕开一些中间的炒买炒卖，找到最终生产厂家或是某个区域的总代理。 　　在顾国建教授的《超级市场营销管理》一书中，有这样一个案例：有一种叫做AB健腹 板的商品，是用来做腹部健美的。一家供货商与广州正大万客隆谈，每一个的供货价是 222元。万客隆的采购员就问该供货商从厂家拿货的成本是多少？运输成本、保险成本各 是多少？从而计算出总成本是多少。三问两问，问出真正的生产厂商不是该代理商而是 在苏州的一家工厂。该采购员于是直接去跟苏州的厂家谈，结果是以66元的单价做了堆 头促销，最多的一天售出3500个健腹板。这个案例便说明了中间商存在很多问题。我们 在开发新品时要注意的一点是：当新品还未经市场考验，尚控制在中间商或代理商手中 时，其价格与实际价值往往是相差很多，甚至是倒挂的。如果我们的采购员仅仅按照一 般的程序询问价格，简单在其他商家之间进行粗略的比较，再派物价员出去看一看，实 际上是没有多大作用的。只有越过中间代理商，尽可能直接与生产厂家接洽，才能最大 限度地降低进货成本。 　　功能之二,淘汰滞销商品，淘汰不良供货商。 　　为了更好地适应消费需求的变化，也为了更有效地利用有限的卖场空间，提高销售 业绩，采购部在开发新品的同时，必须做好滞销商品的淘汰工作。在目前公司信息系统 还不完善的情况下，这还有赖于卖场与采购部的及时沟通与密切配合，形成一种定期淘 汰滞销商品的制度。对那些销路不佳的商品、处于衰退期的商品、存在质量问题的商品 应尽快与供货商联系，及时退货清场。另外，一些季节性强的商品，如饮料、服装等， 要进行阶段性淘汰，预先做好计划，及时将滞销商品清出去，同时引进适销新品。 　　另外，对违反采购合同、信誉不良的供货商要毫不留情予以淘汰。这些不良供货商 经常虚报价格、不按时按量送货、不愿做促销、所送商品质量有问题……屡教不改或是屡 次承认错误但从不改正，这样的不良供货商若不淘汰，正常的经营业务怎么展开？今后 ，公司的相关采购合同应更加完善，要加大对这些不良供货商的不良行为的制约力度。 　　功能之三,控制采购付款。 　　为什么这个功能是在采购部呢？实际上合同的第一谈判人是采购部。虽然支付货款 最终由财务部实施，但货款支付的时间、数量等交易条件基本上是由采购部根据采购合 同的条款来控制执行，财务部偶尔会提出一些意见，但实际上不是太多。 　　1996年沃尔玛、家乐福刚进入中国零售市场时，一些媒体、经济学家都认为他们的 进入将给中国上游的工业带来一个很大的希望前景。理由是沃尔玛、家乐福实行的是全 部买断的采购付款方式，这将会给中国的制造业带来很多机会。实际上，经过四五年的 发展，可以明显看到许多外资零售业的付款方式也在逐渐改变。他们也开始实行代销， 付款期也在延长。如深圳沃尔玛在其2000年版的《供货商手册》中就非常明确地规定：从 2000年3月1日开始，所有商品的付款期均延长一倍。同时也开始对供货商进行一系列制 约，如供货商没有按预约时间送货，没有在送货前12小时之内通知门店,不能送货或不能 按量送货，那么每一次罚款500元。而且还规定，供货商的商品进入沃尔玛销售，是由沃 尔玛负责陈列的，陈列品若有破损是对消费者不利的，因此供货商应负责定期更换破损 的陈列商品。他们现在也意识到，在中国这种比较复杂的国情下，一味搞全部买断，其 实是很难承受的，所以他们现在也在积极调整之中。 　　对于万佳来讲，我认为在某些紧俏商品、非常畅销的商品方面，要加快付款周期， 以便掌握货源或获得比其他商家更好的供货折扣。而对一些平销、不太好销的商品、或 是一些传统百货类商品的服装、化妆品等，我们就要尽量延长付款周期，与供货商的付 款条件也要始终从严考虑。从这个层面来讲，采购部对公司的资金流转负有非常重要的 责任。
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