电算化管理制度
( 会 计 电 算 化 工 作 程 序 图 注 1、图中③为直接上机填制记帐凭证，④则为审核人员上机审核记 帐凭证，⑥为打印已在电脑中记帐的已审核记帐凭证，并及时 粘贴原始凭证，经核对无误后，整理存档； 2、会计人员主要分工为制单、审核和档案管理人员； 3、各工作人员根据各种规章制度要求，并本着会计工作职业道德 要求认真执行相关工作。 ( ( 帐 务 流 程 图 ( ( 会计报表系统业务流程图 ( ( 会计电算化管理制度 一、电算化岗位责任 根据财税部门有关电算化管理规章制度及公司的管理核算特点，为稳妥高效地开展会计 电算化工作，公司财务部设置以下工作岗位： ← 财务经理 对公司电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，领导 各财务人员高质量、高效率、稳定地开展会计电算化工作。 ← 会计主管 1、积极配合财务经理的工作，制订公司电算化发展规划及管理制度等，为财务经理 提供相关决策依据； 2、根据公司特点合理设置电算化工作岗位，正确分配系统各级操作人员的使用权限 ，组织协调好各财务人员开展各项具体的会计电算化工作； 3、经常检查各项电算化工作的执行情况和结果，严格执行责任制对各岗位人员责任 的约束条款。 ← 系统管理 1、参与制订公司会计电算化发展规划及管理制度； 2、执行对操作人员的管理和对计算机档案管理的职责； 3、对系统软硬件的日常运行进行维护，及时排除系统运行中出现的各种故障，确保 系统正常稳定地运行。 ( ( 会计电算化管理制度 ← 档案管理 1、及时备份系统中各种帐表数据，并分类编号存档，数据备份至少 做一次硬盘备份和两次软盘备份； 2、对打印输出的凭证、帐簿、报表等应及时装订存档； 3、对系统软硬件相关的光盘、磁盘、使用手册等资料进行分类编号， 妥善保管。 ( 成本、计划管理 1. 配合财务经理及会计主管、系统管理人员工作，保证电算化日常工作正常进行； 2. 制订财务计划，管理控制成本，对公司经济活动进行准确而及时的财务分析，为财 务经理决策提供依据； 3. 为会计主管提供岗位责任制的考核依据。 ( 系统操作 1. 根据会计主管、系统管理人员对本岗位工作的具体安排、要求开展工作； 2. 及时准确地输入、打印输出各种记帐凭证、帐簿、会计报表； 3. 及时准确为领导查询所需的各种财务数据； 4. 正确使用权限内系统中的各种功能。 ( ( 会计电算化管理制度 ( 审 核 1. 审核原始凭证的合法性、有效性以及是否手续齐全； 2. 审核系统操作人员输入的记帐凭证，确保系统记帐凭证的制作质量； 3. 审核系统内总帐与明细帐、辅助帐及记帐凭证等是否试算平衡； 4. 审核会计报表是否与相关总帐金额一致平衡。 ( 资金管理 1. 负责银行、现金出纳岗、收入、往来岗的日常管理； 2. 负责流动资金的日常核算管理； 3. 负责每日制印收入日报表及现金日报表； 4. 负责对门票、发票、收据等重要票据的日常管理。 ( ( 会计电算化管理制度 二、会计帐表的初始化 1. 每个独立核算的会计单位只能在系统内设立一套帐。新套帐必须经财务部经理、主 管会计同意后方能在电算化系统（以下简称“系统“）内设立。 2. 设置会计科目时，必须按照现行财务制度规定并结合公司实际情况来设置各级会计 科目的名称及编码；同时应本着利于简化核算、便于各种会计报表从电脑帐中自 动取数的原则，合理适当地对部分科目设置辅助核算功能。 3. 会计科目一经设定并已正式运用于系统中制单和记帐等功能，不得随意修改，以避 免造成系统数据库的紊乱；因核算需要而需新增的会计科目则可在系统中增设。 4. 转换会计年度时，应于新会计年度开始后的20日内完成年初转帐的工作，对结转后 的年初余额试算平衡、对帐无误后，新会计年度电脑帐方可使用。对于已成功结 转的年初余额，不得随意修改，以避免造成系统数据库的紊乱。 5. 套帐初始化工作完成后，应根据现行财务制度规定并结合公司实际情况，及时在电 子报表系统中编制《利润及利润分配表》、《资产负债表》、《财务状况变动表》、《 管理费用明细表》等基本会计报表以及公司内部管理需要而要求编报的各种明细 表等，并设定各种报表从系统取数的公式单元和批处理命令等。各种报表格式及 公式单元、批处理命令等一经设定，不得随意修改。 ( ( 会计电算化管理制度 三、日常帐务处理 1. 经济业务原始凭证经审核后应于两日内编制记帐凭证，并输入系统，填制凭证时， 应规范简要填写摘要。 2. 当日所有原始凭证都输入系统后，审核人员应及时审核记帐凭证，发现问题应及时 修改，确保当日输入的凭证都正确无误。 3. 记帐凭证经审核、修订无误后，即应打印输出，并将打印出的已审核凭证和与其相 对应的原始凭证装订，以备存档。 4. 记帐凭证经审核、打印输出后，制单人员应及时在系统中记帐，记帐凭证未打印出 之前，不得记帐。 5. 当日凭证都输入、审核、记帐后，应及时查询打印当日现金收支情况日报表，以便 于及时掌握现金收支状况。 6. 月末所有原始都已输入系统并已记帐后，应及时运用系统汇总功能，对所有已记帐 凭证进行汇总，并打印输出汇总表；同时运用对帐、试算平衡等功能，核对各科 目总帐、明细帐与辅助核算帐等，帐帐核对无误后，即可开始编制当期会计报表 。 7. 各种基本会计报表应于该会计期后五日内编制完成并报出。会计报表报出之前应认 真与系统有关帐簿、凭证进行核对，如帐表不符，应及时查找原因，并进行相应 调整，直至帐表一致。其他辅助报表则应于核对无误后在该会计期后十日内编报 完毕。 8. 经过层层核对，确认帐证一致、帐帐一致、帐表一致后，且确认当期发生的所有经 济业务已全部反映在系统帐中，则可由财务主管对当期会计帐结帐。结帐后，则 不可也不能修改当期会计数据。 ( ( 会计电算化管理制度 四、系统各级操作员权限分工 |序 号 |使用功能权限 |权限运用人员 |备 注 | |1 |财务分工 |1 |表中“权限使用人员”数| | | | |码的代表意义如下： | | | | |( 1—会计主管 | | | | |( 2—系统管理人员 | | | | |( 3—系统操作人员 | | | | |( 4—资金管理人员 | | | | |( 5—审核人员 | | | | |( 6—成本管理人员 | | | | |( 7—档案管理人员 | | | | | | | | | |上列岗位中，一名工作| | | | |人员最多可担任三个，| | | | |但制单、制表和审核岗| | | | |位不可由一人兼任；出| | | | |纳和资金管理不可由一| | | | |人兼任。 | |2 |建帐、科目初始设置 |1、2、3 | | |3 |期初余额管理 |1、2、3 | | |4 |制单、汇总、记帐 |1、3 | | |5 |凭证审核 |1、5 | | |6 |对帐、试算平衡 |1、3、5 | | |7 |结帐、恢复记帐前状态 |1、2 | | |8 |自动转帐定义、生成 |1、3 | | |9 |查询、打印 |1、3、5、6 | | |10 |数据备份、恢复 |1、2、7 | | |11 |删除以前年度数据 |1、2 | | |12 |重建帐、帐套参数调整 |1、2 | | |13 |上机日志 |1、2 | | |14 |银行现金管理 |1、4 | | |15 |计划管理 |1、6 | | |16 |项目管理 |1、3、5 | | |17 |部门管理 |1、3、5 | | |18 |汇率管理 |1、3、5 | | |19 |单位往来 |1、3、5 | | |20 |个人往来 |1、3、5 | | |21 |报表初始化 |1、2、3 | | |22 |编制报表 |1、3 | | |23 |报表审核 |1、5 | | |24 |报表修改 |1、5 | | ( ( 会计电算化管理制度 五、会计电算化档案管理 ( 会计电算化档案定义 主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等， 并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行 中的全套文档资料。 ( 档案管理任务 1. 收集和整理应存档的会计资料； 2. 保管和利用好会计档案； 3. 遵守会计档案的保存期限。 ( 档案管理内容 一、会计凭证的收集、整理和存档 1. 收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原始凭证是否齐 全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，补充可能被遗留的一些 必不可少的核算资料； 2. 与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续； 3. 应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时应按适当厚度 统一装订； 4. 认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查阅。 ( ( 会计电算化管理制度 二、会计帐簿的收集、整理和存档 1. 各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，日常系统数 据由系统管理人员和业务经办人负责维护； 2. 会计年度终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐等都统一打 印输出，并整理装订； 3. 档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿是否有残缺 、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥善保存； 4. 会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。 三、会计报表的收集、整理和存档 1. 各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管； 2. 会计年度终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员； 3. 档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归档； 4. 会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。 四、软硬盘数据的收集、整理和存档 1. 每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备份；结帐后， 再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的安全； ( ( 会计电算化管理制度 2. 备份软盘应由档案管理人员统一集中管理； 3. 备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封； 4. 备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备 份的软盘应存放于不同的地点。 ( 档案的保管和利用 1. 只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经财务经理 、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才能作为正式的书面档 案资料保存。带有“查询”字样的会计核算资料不能作为正式的书面档案资料保 存； 2. 会计电算化档案发生缺损时，应重新打印补充，操作人员在打印出的资料上注明 此种情况并签字，经会计主管和系统管理人员签字认可后归档； 3. 查阅已存档的会计核算资料应填写《档案查阅登记表》，查阅时不得在会计档案上 做任何记录、勾删和修改，更不能抽取单据； 4. 对于存储在硬盘上的会计...
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