办公室管理制度
办公室管理制度 保密制度 [pic] □ 总则 第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人 员知悉的事项。 第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励 。 □ 保密范围和密级确定 第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： (一)公司重大决策中的秘密事项。 (二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 (三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 (四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 (五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 (六)公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。 (七)其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第七条 公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重 要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密， 泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 第八条 公司秘级的确定： (一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级； (二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； (三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信 息为秘书级。 第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定 保密期限。保密期限届满，自行解密。 □ 保密措施 第十条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存 和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传 递的公司秘密由电脑部门负责保密。 第十一条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： (一)非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和摘抄； (二)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； (三)在设备完善的保险装置中保存。 第十二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司 指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： (一)选择具备保密条件的会议场所； (二)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指 定； (三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 (四)确定会议内容是否传达及传达范围。 第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他 方式传递公司秘密。 第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报 告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。 □ 责任与处罚 第十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： (一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； (二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的 ； (三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。 (一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； (二)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； (三)利用职权强制他人违反保密规定的。 □ 附则 第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一： (一)使公司秘密被不应知悉的； (二)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。 印信管理制度 [pic] 第一条 印信的种类 (一)印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 (二)职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。 (三)部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注"对内专用"。 (四)职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信。 第二条 印信的使用规定 (一)对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融 等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。 (二)以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总 经理署名，盖总经理职衔章。 (三)以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者， 盖经理职衔签字章。 (四)各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收 发文件时，盖部门章。 第三条 印信的监印 (一)总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。 (二)总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。 (三)经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。 第四条 印信盖用 (一)文件需用印时，应先填写"用印申请单"(附表1)，经主管核准后，连同经审核的文件 文稿等交监印人用印。 (二)监印人除于文件、文稿上用印外，并应于"用印申请单"上加盖使用的印信存档。 第五条 各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。 第六条 监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。 第七条 印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。 第八条 本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。 卫生管理准则 [pic] 1.本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特订定本准则。 2.凡本公司卫生事宜，除另有规定外，悉依本准则行之。 3.本公司卫生事宜，除总务及生产单位(安全卫生委员会)负责外，全体人员，须一体确 实遵行。 4.凡新进入员必须了解卫生的重要与应用的知识。 5.各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎 屑。 6.各工作场所内之走道及阶梯，至少须每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞 扬。 7.各工作场所内，应严禁随地吐痰。 8.饮水必须清洁。 9.洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。 10.排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。 11.凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前施以适当的消毒。 12.凡可能产生有碍卫生的气体、尘灰、粉末之工作，应遵守下列规定： (1)采用适当方法减少此项有害物的产生。 (2)使用密闭器具以防止此项有害物的散发。 (3)于发生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。 13.凡处理有毒物或高热物体的工作或从事于有尘埃、粉末或有毒气体散布场所的工作， 或暴露于有害光线中的工作等，须着用防护服装或器具者，应按其性质制备。 从事于前项工作人员，对于本公司设备的防护服装或器具，必须善用。 14.各工作场所的采光，应依下列的规定： (1)各工作部门须有充分的光线。 (2)光线须有适宜的分布。 (3)须防止光线的眩耀及闪动。 15.各工作场所的窗面及照明器具的透光部分，均须保持清洁，勿使有所掩蔽。 16.凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。 17.各工作场所应保持适当的温度，温度之调整以暖气冷气或通风等方法行之。 18.各工作场所应充分使空气流通。 19.食堂及厨房之一切用具及环境，均须保持清洁卫生。 20.垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内 ，不得任意乱倒堆积。 21.公司应设置甲种急救药品设备并存放于小箱或小橱内，置于明显之处以防污染而便利 取用。每月必须检查一次，其内容物有缺时应随时补充。 22.本准则经呈准后施行，修改时亦同。 值班管理制度 [pic] 第一条 本公司于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另 派员工值班处理下列事项： (一)临时发生事件及各项必要措施。 (二)指挥监督保安人员及值勤工人。 (三)预防灾害、盗窃及其它危机事项。 (四)随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。 (五)公司交办的各项事宜。 第二条 本公司员工值班，其时间规定如下： (一)自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。 (二)例假日：日班上午八时起至下午五时止(可随办公时间的变更而变更)。夜班下午五 时半起至次日上午八时止。 第三条 员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。并应置值日牌 ，写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。 第四条 值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在 本公司或工厂内所指定的地方食宿。 第五条 值班员工遇有事情发生可先行处理，事后方可报告。如遇其职权不能处理的，应立即通 报并请示主管领导办理。 第六条 值班员工收到电文应分别依下列方式处理： (一)属于职权范围内的可即时处理。 (二)非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。 (三)密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。 第七条 值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表 另定。 第八条 值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。 第九条 值班员工在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失者，从重论 处。 第十条 值班员工因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其它员工代理并呈准，出差时亦 同，代理者应负一切责任。 第十一条 本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。 电话管理规定 [pic] 第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内 打私人电话。 第二条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 第三条 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。 第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为："您好，××公司"当方告知分机电话时，说："请稍 等!"如分机占线，说"电话占线，请稍后再打!"接听内线电话的用语为："您好，总台!" 其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。 第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话 。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、 通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。 负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需 要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续， 逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。 第六条 值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责 外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。 第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50 元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教 不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。 第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人，经申请可报销电话费。其 他员工公司不予考虑电话问题。 值班室管理制度 [pic] (一)坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。 (二)熟悉业务，认真钻研，提高业务水平。文明值班。积极妥善地处理好职责范围内的 一切业务。 (三)重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇 报和请示，以便把工作做好。 (四)加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。 (五)维护好室内秩序。做到整洁卫生。禁止在工作时间大声喧华。无关人员不得随便进 入该室。爱护公物，杜绝浪费。 (六)坚持批评与自我批评。团结互助，互相尊重。 (七)遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。 (八)按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。 保险库管理办法 [pic] 第一条 凡属本企业的有价证券、权状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件 等需统一保存者，得放置于保险库中。 第二条 总经理得指派专人负责经管保险库。 第三条 经管人应审慎保管保险库钥匙，并严守密码，离职或移交工...
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