办事处财务管理
前 言 二十一世纪是市场经济全球化的电子商务时代，随着我国社会主义市场经济的不断完善 和发展，市场竞争也将日趋激烈，企业要想在激烈的市场竞争中生存下来，就必须强化 内部管理，降低生产成本和各项费用，争创效益，加速企业的资金积累，并不断扩大规 模，增强实力，完善和巩固产品的市场销售网络，提高市场服务意识，使公司产品极大 地占领市场，这样才能保证在变幻没测的市场竞争中立于不败之地。 办事处是公司的前沿阵地，担负着公司产品市场销售的重要角色，办事处管理的好坏关 系着公司的前途和命运，严重地影响着公司的生存和发展，因此加强办事处的管理，规 范办事处的行为，保持办事处的活力是市场发展的需要，也是企业发展的希望之所在。 因此，为了规范和完善办事处的管理，维护公司利益，促进公司的健康发展，根据公司 的要求和安排，对公司所属各办事处的财务人员（经理及经理助理）进行市场营销财务 有关知识的培训，具有非常重要的意义。 目前，我公司的市场销售是专销商制的营销方式，基于这种方式的特点，办事处不 涉及公司的货物和货款，只是兼顾开拓市场、巩固网络，负责一些日常费用和资产的保 管和使用，不需要进行财务核算、编制财务报表，所以，办事处的财务工作较为简单， 管理不复杂，只要大家按照公司的各项管理规定进行操作，认真负责，增强责任心和服 务意识，相信大家一定能把办事处的财务工作做好。本次培训主要从以下几个方面进行 ： 1. 公司财务系统的组织结构 2. 办事处财务分工、职责、权限和要求 3. 日常工作必备的财务知识 4. 办事处费用的管理 5. 借款及报帐程序与原则 6. 固定资产和低值易耗品的管理 7. 其他需要协助的工作 一、公司财务系统组织结构 1．财会部职责 财会部是公司会计工作机构，是公司经营管理的重要组成部分，是公司经济管理中心， 负责对公司的经济活动进行反映和监督，并向公司的领导决策层提供准确的会计信息， 同时具有在公司的经济活动中进行事前预测、事中监督、事后分析的职能。财务部参与 销售工作主要有如下职责： 1. 负责参与销售目标的制定和销售业绩的考核评定工作。 2. 负责销售费用计划的制定、管理、监督工作。 3. 负责办事处工资、费用的划拨以及办事处费用的审批核销工作。 4. 负责公司储运费用的监督、管理、审批和核报。 5. 负责销售回款的录入和销售收入的核算，以及销售报表的编制和分析。 6. 负责公司提货单的审批、市场信用政策的制定以及市场信用额发放管理。 7. 负责市场相关人员的离岗财务审计以及相关人员的财务知识培训。 8. 负责公司广告费用的审查、备案和广告材料的领用审批。 基于以上职责可以看出，财会部具有管理和服务双重性，既要对市场实施监控，又要向 市场提供强有力的后勤服务，以确保销售渠道的畅通和稳固发展。 2．财会部的组织结构 财会部为适应市场的发展要求下设财会销售课，具体负责有关销售方面的业务，并分 设市场销售会计、销售费用会计、市场审计和开票文员等岗位，详细见财会部组织结构 图。 我们学习和了解了财务系统的组织结构及职责，有助于我们对公司财务工作的认识， 同时有利于我们之间的日常沟通与工作中的配合。 二、办事处的财务分工、职责、权限和要求 办事处的财务工作目前的业务虽然不涉及财务核算和编制财务报表，只是涉及简单的业 务收支和日常事务的管理，但也比较琐碎，如果没有一定的业务素质和业务能力，不具 备财务人员应有的职业道德和责任心，工作肯定有所被动，为了更好地让办事处的财务 人员开展工作，明确自己工作性质和任务，特对办事处财务人员的职责、权限和要求简 述如下。 1. 分工 办事处经理：批准各项费用的收支，对办事处费用开支的真实性及欠款负责，相当 于财务主管。传达公司对办事处各项财务制度，控制办事处各项费用的开支，合理 分配并保障办事处人员的利益等。 办事处经理助理：兼出纳职责，对办事处的现金及记帐负责。 商务代表：有权了解办事处的任务，提成点，奖金的分配方案及各项费用标准，从 而增加财务透明度。 2. 职责 1. 负责办事处现金和银行存款的管理，建立内部牵制制度，对货币资金的收付业务做到手 续完备，确保资金的安全。 2. 负责现金日记帐和银行存款日记帐以及个人往来帐的登记工作，确保帐帐、帐证、帐款 、帐实相符。 3. 负责办事处有关人员因业务需要的借支和费用的核销工作。 4. 负责将真实、合理、合法的有效单据寄送到公司审批核销。 5. 负责与公司进行帐务核对工作，实行专款专用的原则，确保资金的合理和有效使用。 6. 负责所辖经销商汇款的确认以及订单的传递，确保公司货款的及时回笼和经销商货物的 及时到位，保证市场货源的充足。 7. 负责办事处固定资产和低值易耗品管理，建立备查帐，实行领用登记制度 8. 协助办事处经理管理日常事务，包括经销商档案的建立和经销商信用资料的整理，真正 起到助理作用。 9. 负责有关财务报表的报送，做到填报及时、数字准确、内容真实，确保财务信息的畅通 。 3. 权限 根据办事处财务工作的性质和特点，以及职责要求，办事处财务人员（办事处经理及经 理助理）具有下列权限： 1. 有权要求办事处的所有员工遵守公司的财经纪律，执行公司的各项财务制度。 2. 有权制止违反财经纪律的行为的发生。 3. 有权对不真实、不合理、不合法的报销凭证拒绝受理。 4. 有权对不符合规定的各项费用拒绝报销。 5. 有权在公司的规章制度内制定适合本办事处的各项操作规程，帮助经理完善办事处的各 项管理。 4. 职业要求 由于办事处财务人员所从事的工作与其他工作性质不同，需要我们有高度的自觉性和高 度的责任感，为此特提出如下要求： 1. 要加强学习财务方面的理论知识，增长才干，提高自身素质； 2. 要遵守职业道德，敬业爱岗，恪尽职守，遵纪守法； 3. 要清正廉洁，自尊自爱，严于律己； 4. 要坚持原则，公正无私，热情服务； 5. 要实事求是，自我约束，依法照章理财； 6. 要厉行节约，讲求效益，反对浪费； 7. 要耐心细致，任劳任怨，不图名利； 8. 要虚怀若谷，敢于同弄虚作假等不良行为作斗争，维护公司利益。 三、日常工作必备的财务知识 目前，我们办事处从事财会工作的同志，大都没有经过会计专业知识学习和培训，虽然 办事处的财务工作不是专业性很强，但也有必要了解一些财务方面的基础知识，这对我 们的日常工作会有好处。现就日常工作所接触的有关财务知识简述如下： （一）货款收取方式 1. 支票 1. 特许收取支票的区域是：广州、中山、佛山 2. 收取支票时应注意的事项： 1) 支票上填制的日期均为大写，如：壹玖玖玖年零肆月零壹日 2) 收款人必须是：TCL国际电工（惠州）有限公司 3) 金额栏里大小写金额必须一致 4) 开具支票单位在支票上的印章必须清晰 3. 对于广州、中山、佛山等可收取远期支票的，其累积金额不能超 过伍万元，提货必须付电汇或现款。 4. 收取的支票只有一联，收到支票后能在当地银行结算的就近结算。 否则，必须在第二天内送至公司财务部门背书，财务部门将在收 到支票当日内背书，且送还营销策划部主办，营销策划部主办应 在当日用特快专递寄回办事处。 5. 办事处助理必须在支票开具日期的十天内，到银行办理转账，否 则支票过期作废，（支票有效期为十天）。 6. 在银行办理完转账后，办事处人员应在第一时间内，将进账单传 真回公司予以确认。办事处必须在当日用特快专递将进账单原件 寄回公司营销策划部主办，财务部门则在收到进账单原件后方才 入账。 7. 主办需登记支票开具时间，及进账单传真时间。并留存邮寄底单， 对支票的跟踪负责。 8. 如果在某一环节出现差错，导致支票作废，将对责任人按支票面 额的0.5%罚款。（各环节责任人为办事处经理、财务责任人、营 销策划主办、储运员。） 2. 汇票 1. 汇票的收款人名称必须写为：TCL国际电工（惠州）有限公司 不能添加或漏写，如：惠州TCL国际电工惠州有限公司，为无效汇票。 2. 收款账号必须是我公司在银行开立的账号，不得有误。为保证汇票及时解汇，办事处应 要求经销商尽量在我公司开立帐号的相应银行开出汇票，尽量做到行对行。如：当地 中行对惠州中行、当地农行对惠州农行。 3. 收到汇票后，任何人员不能擅自涂改汇票。 4. 收取汇票时应注意汇票有两联，且一、二联必须一致。第二联必须有收款人名称及钢印 的收款金额，大小写金额必须一致。 5. 汇票的解汇期限一般为一个月，办事处应尽快将汇票寄予给公司营销策划部主办，确保 其在有限期限内解汇。 6. 收取汇票时应注意检查我公司所开立账户的银行是否在汇票指定解汇的范围内。如：宁 波海邦公司的汇票就曾标明在华东三省一市使用，惠州不在其范围内。 7. 汇票是准许转让的，如有特殊标明“不得转让”，则不可背书转让。收到该种汇票时，营 销部与财务部门应互予以提示。最终责任在财务部，如发生此类失误，财务部门相关 责任人应受到票面金额的0.3%的罚款。 8. 汇票解汇期限： （1）、汇票解汇期限是指财务部门收到汇票原件去银行解汇至收到 银行的收款通知单 的期限，节假日顺延。 （2）、汇票开出行与汇票上注明的收款行为同一银行的，一般在3 天 内解汇到账。（银行需查询的除外，下同）。 （3）、汇票开出行与汇票上注明的收款行不是同一银行的，一般需 3-5天解汇到账。 （4）、汇票开出行是惠州未设分行的银行，如：交通银行、招商银行、上海浦东银发展 行、光大银行、华夏银行等。一般在一 个星期解汇到账。 三、电汇 1. 电汇凭证上的收款人必须为我公司在银行开立账户的名称，即TCL国际电工（惠州）有 限公司。不能擅自添加或漏写。 2. 电汇时所填写的收款行和收款账号必须一致。 如：惠州市中行475370001810013818-1208（正确） 市中行金晖办4753700018100013818-1208（错误） 市中行金晖办018100016（正确） 惠州市中行018100016（错误） 3. 电汇到账期限一般为4- 6天，星期六、日顺延。电汇时最好选汇出行与收款行同一银行，付款单位应尽量避 免在信用社付款，因为信用社有压款的可能性。 3. 银行承兑汇票 1. 银行承兑汇票的收款人和收款账号的要求与普通汇票相同。 2. 有关法规规定交通银行、中信实业银行、光大银行、华夏银行不能向本系统未设立银行 机构的地区签发银行承兑汇票。我公司所在地均未开设上述银行，办事处在收取银行承 兑汇票时应注意开票银行。 3. 银行承兑汇票的有效收款期限最长为六个月。 4. 收取的银行承兑汇票只有一联，办事处人员必须在银行承兑汇票办理完三天内将原件寄 予回公司营销策划部主办。公司只有在收到原件并确认无误，才能通知营销策划部发货 。请各办事处作好经销商的工作，以免引起不必要的麻烦，消除此方式的金融风险。 五、商业承兑汇票 1、我公司暂不收取商业承兑汇票。 6. 现金 1. 公司一般不准收取现金货款，如确实需要收取的，须报副总经理批准。一次性收取现金 5万元以下的，由部门经理派出有担保可靠的人员收取。5万元以上的须有财务部门人 员陪同收取。收取的现金不能过夜，否则应事先请示副总经理同意。 2. 现金交款人不能以存折或信用卡形式付款，如有此种情况财务部门有权拒收。 3. 付款人到公司财务部门直接交款的，如为大额现金（1万元以上的）财务人员将陪同付 款人到银行清点并存入银行账户。 （二）现金日记账和银行存款日记账的记账方法 一般情况，公司不直接用现金拨付给办事处，而是直接通过银行将办事处的费用、借款 和工资汇付给办事处，办事处在收到公司汇款时应记入银行存款日记账的借方，同时要 在摘要栏写清款项的来由，是日常费用借支，还是某项专项费用的借款（如工程提成借 支），或是其他用途的款项（如公司汇付的办事处员工工资）等。办事处从银行存款支 取现金时，将支取金额记入银行存款日记账的贷方，同时在现金日记账的借方（或增加 方）记入同等金额，使用现金时（如业务员借款，支付员工工资等），记入现金日记账 的贷方（或减少方），并将摘要写清楚（如某某员工借款或支付某某工资等），记入每 一笔账后要计算出结存额（期末余额=期初余额+本期借方发生额- 本期贷方发生额），并将结果记入余额栏，做到日清月结、账款相符，另外也要将有效 单据保管好（如借据、报销的差旅费和发票等）。 （三）记帐要求和记帐错误更正方法 （1）记帐要求 记帐是指依据审核无误的会计凭证，按照规定的程序和制度，在帐簿中记载经济业务的 活动。对记帐工作总的要求是：登记及时，字迹工整，内容完善，数字准确，摘要清楚 ，文字简洁，...
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