信息采购物流流程(doc11页)
信息采购物流流程 3．1 信息采购的含义与应用 3．1．1 信息采购的含义 简单地说，信息采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。具体说来 ，开展信息采购的企业在网络上公布所需的产品或服务的内容，供相应的供应商选择； 采购企业通过电子目录了解供应商的产品信息；通过比较选择合适的供应商，然后，下 订单并开展后续的采购管理工作。也叫电子化采购、电子商务采购、网上采购。 阅读助手 2000年4月4日，ECantata国际网络公司上海办事处与Motorola上海寻呼产品有限公司 联合进行了一次基于Internet技术平台的在线工业采购，所采购的产品全部用于该厂的 本季度实际生产；由ECanlata和Motorola公司共同确定供应商，按照新的流程成功完成 了此次采购任务；在线采购结果比预期节约费用32%，节省时间80%以上。 在传统模式下，Motorola公司的采购是通过物料部的采购师进行的：首先由采购师组 织供应商的认证工作，通过上门调查、产品认证、试生产、供货跟踪等手段，在供应商 资料库中确认出能供应该产品的供应商。之后，在某一约定的时间段内，通过电话询问 或招投标的方式，得到供应商的报价井挑选其中报价最低的作为中标者，与之进行后续 的合约工作。传统采购全过程较长、重复工作很多，目由于传统模式的报价方案不适应 于价格变化较快的产品，往往会在经济上受到损夫。 在4月4日的电子商务采购中，由于采用了在线逆向竟价的先进概念，不同的供应商可 以在网络匕看到价格的不断下降，激烈的竟争和轮流领先的赛跑感觉将促使供应商不断 降低价格，在相当短的时间内，把价格降到传统询价或招投标无法达到的程度。而与此 同时，卖方也降低了营销成本、获得了市场机会。 在该次采购中，三家供应商参加竟争。经过简单的软件培训和模拟竟价，各个企业都 对进行在线采购充满兴趣，对获取最后的订单信心十足。13：30——14：00，在正式拍卖 的半个小时内，各家企业都竟相报价，进行了数十轮的激烈竟争，最后的胜利者的报价 比原来预期的采购价格低了200元左右，节约的采购成本高达32%之多。 电子商务是随着互联网技术和新经济管理理论的发展而出现的一种新兴的商务方式。 由于采购是企业直接面对市场的第一个窗口，因此电子商务的发展将在未来彻底改变现 在的采购管理模式，进行信息采购是将来采购方法发展的一个方向，信息采购能成为当 今采购管理的重要趋势，在于通过互联网、企业内部网以及其他外部网络技术，使众多 的交易企业实时地进行信息沟通、访问电子目录，从而以最低的采购成本获取经济利益 最大的产品。信息采购的潜在运用还包括订单跟踪、资金转账、产品计划和进度安排、 收据确认等，从而最终加速企业运作、缩短前置时间，同时把大量的人力资源从繁琐的 事务性工作中解放出来，全面降低企业采购管理的成本。信息采购能蓬勃发展，原因还 在于它具有快速、低成本整合上下游资源和信息的能力。 3．1．2 信息采购的应用 信息采购的基本手段建立电子数据交换系统（EDI）。利用EDI可以及时、准确地掌握 供应与需求的情况，按照准时物流的要求，采购或物流中心可以很快做出物流的决定。 通过建立EDI系统，上下游产业之间建立了电子自动订货系统和实现了决算、检验、库存 的电子化。 通过EDI系统，物料供应商可以获得许多优点：⑴ 通过掌握需求方的信息，可以在某种程度上有计划生产，从而减少库存；⑵ 由于实现了电子化，可以减少销售费用，比如没有传票了，减少了传票成本；⑶ 由于信息的同步化，可以减少错误生产和供货，也可以向需求方及时反馈情况，让需求 方了解生产状况；⑷ 在供应商与采购商共同开发商品的时候，通过信息互通可以加快开发速度。 EDI系统给采购方也带来了不少好处：⑴ 由于采购数据直接传输给物流中心，可以防止由于物料供应不及时带来的损失，例如日 本日化生产企业花王与零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺货率减少了一半；⑵ 通过电子订货系统实现了自动采购，提高了商品周转率，佳斯客的库存周转率提高了30 %；⑶ 削减了流通成本，采购方不需要建立库存从而大大节约了费用。 建立EDI系统对物流企业来讲也有很多好处：⑴ 实现了物流作业的集约化。需求方为了降低成本和库存，只在必要的时间、按必要的数 量、采购必要的商品，这就使物流企业出现多频率、小批量配送的势头，但这种配送方 式导致配送次数和车辆增加、加剧交通拥挤和废气增加等问题。物流企业EDI系统掌握了 更多及时的信息，从而可以在配送中更加集约化；⑵ 为物流企业自身减少库存，甚至实现无库存创造了条件。物流中心最大的负担是库存较 多，建立EDI系统后，各生产商将货物送到配送中心后进行点检，然后按照采购要求直接 用运输工具送到物流中心的出口，卡车司机马上将货物运到商店，物流中心也实现了无 库存化。这种技术在国外称为“交叉对接”；⑶ 利用EDI还可以做到共同配送。传统的物流配送是以专业的品种和单一的货主为对象的， 这就造成了运送设施的浪费，如果获得了更多的信息就可以实现混合配送与共同配送。 混合配送就是将食品、日用品、酒、化妆品等同时配送，共同配送就是物流中心同时给 两家以上的竞争货主进行配送。 3．2 企业实施信息采购的优势 传统采购管理面临的问题如信息狭窄、不及时、不准确、采购数据流失等，都将在实 施电子商务的过程中逐步消失，电子商务的发展可以为采购部门带来许多直接的好处。 3．2．1 实时性 电子商务由于突破了时空的限制，可以实时地获得供应商、产品、价格等市场因素， 并极大地拓宽了采购部门的视野，市场空间从原先局限的空间一下子扩大到全球范围。 3．2．2 潜在卖主多，选择余地大 互联网络采用世界统一的TCP/IP协议，统一的协议标准使互联网具有自由开放的特性 ，为其迅速发展提供了可能和前提。作为一种功能强大的通讯工具，互联网具有BBS公告 板、USENET新闻组、交谈室、电子邮件等多种高效而经济的工具可供使用。互联网上存 在着分布于世界各地的大量卖主，实行信息采购有助于企业扩大采购范围，发现新的合 格供应商，从而开辟新的原材料供应渠道，稳定和优化原材料的供应。利用互联网络， 开展网络营销具有突出的优势，能够将产品说明、市场调查、广告宣传、顾客服务、促 销和公关等多种营销活动有机地整合在一起，实现营销组合的综合效益。所以，伴随着 企业网络营销活动的不断扩展和延伸，网络上的卖主将以较大的规模迅速增加，信息采 购的选择余地也将不断扩大。 3．2．3 获取采购数据本身的价值 传统的采购管理对采购数据基本或根本不予管理，因此传统的管理就将蕴涵极大价值 的数据信息白白浪费了。现在通过电子商务，管理人员可以立即获取并分析过去的或现 在的交易信息，并为未来的采购提供决策支持数据。目前有很多企业已经认识到电子商 务对采购管理的重要性，并试图运用互联网进行信息共享，访问电子目录等，但这些还 只是电子商务的一些表层应用。可以预见，在不远的将来，其他潜在的电子商务应用如 订单跟踪、资金转账、产品计划、进度安排、收据确认等也将得到广泛应用，并直接改 变未来的采购管理模式。总之，电子商务对采购管理的影响将在企业的战略规划中得到 体现，而不是仅仅对采购管理战术性的改变。 3．2．4 获得采购的主动权 首先，电子化采购中，企业充分考虑其实际要求，再提出对产品的采购要求。其次， 产品价格是竞价的结果，采购商将自己所需的产品信息在网上公布出来，供应商展开价 格与质量的竞争，胜者负责将质优价廉的商品送到采购商指定的地点。最后，采购商可 以与供应商随时进行沟通，获得即时的售后服务。 3．2．5 降低采购成本 电子化采购在降低成本方面是全方位的，从物资的价格到各种人工服务费用都将会有 大幅度的下降，这主要表现在两个方面：一方面，采购企业可以通过网络进行全方位的 选择，改变过去人工采购时供应商数量的局限性，企业可以在更大范围内进行比较，从 中选择报价和服务最优的供应商；另一个方面，采购过程基本可在办公室通过网络进行 ，采购与供应双方大部分面对面接触将被信息传输所代替，可大大节省交易费用，并且 可以有效避免暗箱操作。 3．2．6 优化库存管理 电子化采购需用计划从编报到实施衔接紧密，并有效控制，不会产生较大延误，这样 可使库存定额达到最优化的水平，可以合理降低库存资金，又可避免不必要的风险。 3．2．7 保证采购质量 在传统的采购活动中，因为有人情、回扣的影响，并且采购的范围相对较小，只能“ 货比三家、五家”，采购中出现质量问题也时有发生，直接影响企业的安全生产和经营效 益。在电子化采购的过程中，可以在较大范围内选择供应商，可以做到“货比百家、千家 ”，找到质量和价格最为理想的合作伙伴的可能性增大。如果对供应商提供信息有疑问， 还可以进行实地考察，防止质量事故的发生。 3．2．8 提高采购效率 在信息采购的过程中，采购与供应双方内部的烦琐手续都将得到简化，信息传递会更 快捷、方便，过去要在十天半月才能生成的买卖合同，在电子化采购平台中可以即时完 成，这样就会大大提高采购效率；另外，电子化采购实现了采购信息的数字化、电子化 ，减少了重复录入的工作量，也使人工失误的可能性降到了最低限度。互联网上信息资 源丰富、信息传递快捷且费用低廉，不仅能使企业降低采购过程中的搜索费用和交易成 本，也能使其有效地缩短采购周期，提高采购效率。由于互联网是开放的，网上的竞争 是透明的，产品价格的不断下降已是不可逆转的发展趋势，所以信息采购还能使企业获 取廉价供应、节约采购成本，并进一步实现其采购活动的合理化。美国食品巨商RJRNab isco就曾指出，该公司采用传统的定货方式，完成一笔定货的费用是70美元，而采用信 息采购方式只需0.93美分，而且采购周期大大缩短、采购效率大为提高。 3．2．9 改善物流管理，创造竞争优势 信息采购虽能为企业带来诸多益处，但仅靠信息采购，不足以建立和保持企业在竞争 中的优势地位。因为互联网是开放的，竞争者也能很好地应用信息采购。为创造竞争优 势，企业必须推进信息采购向纵深发展，进一步改善企业的整体物流管理水平。为此， 有必要对企业从原材料购进到产品储运的整个物流过程进行总体规划，实行供应链管理 ，实现运作过程的重组和优化，以加快信息传递、共享信息资源，从而有效地协调和控 制物料的流动，更好地满足顾客的需求并尽可能地降低经营成本，最终提高企业的经济 效益。信息采购为企业进一步利用现代信息网络，改善物流管理，实行供应链管理，创 造竞争优势奠定了基础。 3．3 采购管理中的信息交流 进行信息采购需具备一些实施的条件，标准的企业信息采购不同于个人网上采购，需 要实现数据交换、记是结算、保证信誉与供应等硬件和软件；并且需要网上安全保护、 电子商务法律、EDI、网上支付结算、实物配送、网络人才等条件的支持，一个完整的电 子商务系统应该是企业内部网与互联网的结合。企业的信息处理系统是实现畅通的信息 交流的关键，一般将此系统分成信息交流系统和对外信息传递系统。采购系统是建立在 公司内部信息系统基础之上的，公司内部的信息系统是建立在分布式技术基础之上的， 与外部的INTERNET通过防火墙连接，与外界供应商建立联系。公司内部各部门通过WEB服 务器访问数据库服务器。 3．3．1 内部信息交流系统 关于信息处理系统的解决方案有很多，但他们对采购管理的关注却很少，有的系统甚 至不支持采购管理信息的处理。现有的MRP或MRPⅡ以及现在流行的ERP系统都不能很好的 支持基于供应链的采购管理，甚至缺乏专门为采购管理设置的数据库。因为，他们只考 虑如何合理的应用企业内部的资源来提高效率，降低成本，而没有考虑应用企业外部资 源来创造价值。也有一些专用的采购管理信息处理系统，但它们多是独立于其它系统之 外的一个独立系统，没有很好的和企业的其它系统集成起来。下面将介绍一个集成与企 业管理信息系统的采购信息处理系统。图9-2为这个系统的示意图。 采购信息处理系统于企业管理信息系统的中央服务器连接。中央服务器为采购管理子 系统提供物资需求信息和库存信息（在实现零库存后此信息将不被提供）。采购管理子 系统将对信息进行汇总、加工、分析、处理，根据物资情况数据库和供应商情况数据库 ，生成对供应商的联系单（“联系单”是一种供应商与企业协商制订的信息交流标准）。 联系单中包含有物资需求情况、参考价格、供货要求等信息。供应商将处理此联系单， 并回复一个联系单。回复联系单中包含预备供货信息、供货价格等信息。回...
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