设备采购流程
设备采购流程 所谓设备采购流程，是指有制造需求的企业选择与购买生产所需要的各种设备的全过 程，即设备采购过程的标准化。它一般分为以下三个步骤：制定设备采购计划，实施设 备采购计划和评估设备采购计划。其中，制定设备采购计划包括确定设备采购需求、确 定设备采购方式和提出设备采购申请；实施设备采购计划包括选择设备供应商、发出设 备采购订单和验收采购设备；评估设备采购计划包括评价设备采购绩效。如图5- 1所示。下面将一一介绍设备采购流程中的各个阶段。 [pic]　　　　　　　　　　　　　　　　　图5-1 设备采购流程图 2．1　制定设备采购计划 计划是组织或个人为实现目标而对实现目标方式和程序的预先选择或规划。设备采购 计划便是指采购组织或采购人员为实现设备采购目标而对采购方式、采购程序、采购政 策、采购时间、采购预算等方面所做的预先安排。制定设备采购计划是设备采购前期准 备工作的主要内容，它的科学、完整与否将直接关系到以后设备采购计划实施的顺利程 度和设备采购绩效的评估工作。因此，制定设备采购计划是一项很重要的工作。企业在 制定设备采购计划时，应该遵循原则性与灵活性并存的原则。原则性是计划的本质属性 ，它决定着计划的指向性作用。而灵活性则强调计划要与外部环境的变化相适应。科学 的设备采购计划就是设备采购的目标原则性与途径灵活性相结合的计划。 2．1．1 确定设备采购需求 　　企业在开始设备采购之前，首先要确定的就是企业需要哪些设备，这是采购的动因 和目标。如果企业没有设备采购需求，也就无所谓设备采购行为。因此，企业在制定设 备采购计划之初，首先是统计企业所需要的设备类型、规格、型号、数量等，并对它们 进行分类统计；接着是对每一类设备的单价、生产商、运输条件等相关因素进行描述性 的记录；最后是对以上统计的有关设备的因素进行分类汇总，填写在设备需求表上。与 此同时，企业还将要对设备供给市场进行调查，要了解采购设备的国内市场供给和国际 市场供给状况。收集国内外设备生产商的有关设备供给信息，并对国内和国际设备生产 商供给设备的质量、先进性与配套性、经济性和时效性以及其他优惠条件进行横向比较 ，结合企业设备预算支出初步确定最佳购买对象。 2．1．2 确定设备采购方式 当企业采购部门对企业设备需求进行统计和对设备供给市场进行调查后，企业将要确 定设备采购方式。首先要确定的是究竟是租赁设备还是购买设备？如果是购买设备时， 究竟是自行购买、委托购买还是调拨购买？当决定是自行购买时，是将所有设备集中购 买还是分散购买？不管是集中购买还是分散购买，都可以选择一般购买或招标购买的方 式。当然，如果企业所采购的设备如果国内和国际设备市场都有供给，那么，还必须决 定是选择国产设备还是进口设备；如果国内不能生产企业所采购的设备或者生产的设备 不符合企业采购设备要求而国家又无进口限制时，企业将不得不采购进口设备。而一旦 选择采购进口设备，企业又将不得不决定以上的采购方式。 企业在确定设备采购方式时，要考虑许多因素：企业设备需求强度、市场设备供给状 况、企业资金支付能力、设备生产的产品的市场需求、产品的市场竞争、竞争对手的竞 争策略以及国家对该产业的相关政策及其政策走势等。因为对一个企业来说，设备采购 决策将关系到企业的生存与发展；对一个产业来说，它或许将会使产业竞争态势发生巨 大的变化；而对国家来说，它将关系到市场资源的配置效率。正如2002年微波炉生产巨 头格兰仕挟20亿巨资引进先进设备杀入空调行业一样，引起我国空调生产行业的竞争重 组；冰箱生产巨头科龙2001－2003年通过收购、兼并和引进设备打造“冰箱航母”，直接 使我国冰箱生产行业由群雄争霸到寡头竞争，并造成我国冰箱生产供给进一步过剩。因 此，一个企业，特别是在行业中有相当影响力的企业在做设备采购和采购方式的决策时 ，必须经过充分的可行性论证。 2．1．3 提出设备采购申请 　　一旦企业完成设备采购需求统计和采购方式的选择后，企业的采购部门将向企业决 策层提交设备采购可行性论证报告，并提出设备采购申请和要求设备采购预算。企业决 策层通过调查和讨论后，将会做出三种决策选择：同意采购申请，否决采购申请或者是 同意购买某些设备而要求去掉另外一些设备。如果是企业转型或者是扩大产能需要，企 业决策层往往同意采购申请的概率居多，只不过有时很可能基于企业发展战略而增删设 备采购数量而已；而如果受企业财力限制或者采购时机不成熟，也可能否决采购申请。 这是一种典型的自下而上的设备采购程序。另外一种是自上而下的设备采购程序。这种 采购程序一般是企业决策层首先要求企业生产部门统计设备采购需求，然后进行选择决 策，最后将所要采购的设备清单交给采购部门采购。采购部门在接到采购清单后，将制 定采购计划，并提交决策层审议。 　　不管是自下而上还是自上而下的设备采购程序，都要求企业采购部门必须制定科学 、合理的设备采购计划。只不过自上而下的采购程序将会省去一些方式选择，增加了设 备采购几率，但采购部门或采购人员仍然要就设备采购及时向决策层建言献策，以便决 策层纠正错误。 　　提出采购申请后，不管是获得批准还是遭到否决，都意味着制定采购计划工作的完 结。如果是获得批准，企业采购部门将实施采购计划；如果遭到否决，采购部门的工作 就到此为止。 　　最后应该指出的是，企业采购部门在制定设备采购计划时，采购计划应该有明确的 时间计划和预算计划。时间计划要详细具体到每阶段所要完成的工作，直至到采购设备 的验收入库和采购绩效的评估为止。而预算计划则要求采购价格和采购成本的合理配比 ，尽量减少采购成本。 2．2　实施设备采购计划 实施采购设备计划是采购工作的中心任务，制定设备采购计划是为实施设备计划服务 的，而事后的设备采购绩效评估则是为以后进行设备采购总结经验。因此，实施设备采 购计划是整个采购工作的关键阶段，它的成败与否将成为检验所制定的设备采购计划是 否科学和评估整个采购工作是否成功的最重要的指标。在实施设备采购计划中，要严格 按照预先所制定的设备采购计划执行，同时又不失灵活性，依据外在环境的变化机动灵 活处理。 2．2．1 选择设备供应商 　　当采购部门的设备采购申请获得批准后，真正的设备采购工作自此开始。不管是采 取招标采购还是一般采购，也不管是选择国产设备还是选择进口设备，选择设备供应商 将成为采购部门实施设备采购计划的首要工作任务。一般来说，选择设备供应商可以采 取两种方式：一种是采购部门人员对生产设备的供应商逐一进行考察，从中选择最佳设 备供应商；另一种是采购部门向各设备供应商发去设备采购邀请函，让各设备供应商向 采购部门提交设备资料。采购部门从所有资料中筛选最佳设备，从而选出几家最佳设备 供应商进行考察，最终确定一家最佳设备供应商。第一种方式由于设备供应商量大面广 ，逐一考察造成采购费用高昂，因此，第二种方式逐渐成为现代设备采购的主要方式。 　　在筛选设备供应商过程中，对设备供应商特别是长期的设备供应商进行资质认证成 为越来越普遍的做法。资质认证是采购部门对设备供应商的设备质量、交货准时性、服 务水平以及企业信誉等方面的资格认可和肯定。认证的目的是为了考察和衡量设备供应 商的设备供应能力，从而为企业所采购的设备提供质量、服务等方面的保证。认证过程 一般包括认证准备、初选供应商、试制认证、中试认证、批量认证、认证供应商评估和 颁布资质认证证书等七个阶段。经过资质认证的企业一般能够成为企业的设备供应商， 而没有通过认证的企业将重新争取通过认证或者被淘汰。目前，在国际上通行的资质认 证是国际质量体系认证，即ISO9000认证，已经成为越来越多企业努力争取的资质证书， 同时，也成为越来越多企业在选择供应商时考察的主要条件。因此，采购部门在选择供 应商时，可以先选择通过ISO9000认证的设备供应商，然后再根据企业质量标准对这些企 业进行资质认证，最后确定满足企业要求的最佳设备供应商。 |阅读助手 | |ISO是“国际标准化组织”的英文简称。它制定了一系列质量管理的国际参考| |标准，即ISO9000系列。其中，最为重要的核心标准有四个，分别是： ISO| |9000《质量管理体系：基础和术语》； | | ISO9001《质量管理体系：要求》； ISO9004《质量管理体系：业绩改进指南| |》； ISO19011《质量和环境管理体系审核指南》。 | |ISO9000认证即是指有ISO9000认证资格的机构对企业的管理体系或者提供 | |的产品或服务的品质进行验证，确认符合ISO质量标准并出具认证证书的活| |动。 | 　　不过，选择出符合要求的设备供应商之后，对供应商的考察仍然必不可少。考察对 象主要是设备生产企业和设备本身。对设备生产企业的考察主要是印证供应商所提供的 资料是否属实，而对设备本身的考察则主要是检测设备质量是否符合采购要求。同时， 在考察设备生产商时，不要忽视对已经使用过该设备的企业进行访问，看一看他们对该 设备的使用体会。 　　综合以上信息，采购部门便可以确定理想的设备最佳供应商。 2．2．2 发出设备采购订单 　　企业选定设备供应商后，将要进行设备采购谈判，签订设备采购合同，发出设备采 购订单。 　　设备采购谈判主要是采购方与设备供应商就设备价格、交货时间、交货地点、检测 方式、运输条件、安装调试、维修服务、保险条款、货款支付方式等方面进行切磋商谈 。其中设备价格一般是供求双方谈判的重点。设备供应商提出的价格往往远远高于设备 的最终价格，而采购方希望以较低的价格成交，最终的结果常常是双方都适度妥协，达 成一个令双方都满意的折衷价格。当然，在进行采购谈判时，其他的条款也不容忽视， 采购方必须竭尽全力争取对自己最有利的条件，而把最不利的条件给与对方。在设备采 购谈判时，双方要遵循平等协商、互惠互利的原则，但掌握一定的谈判技巧是必要的， 这样将会有利于优惠条件的争取。 　　设备采购合同是采购方与设备供应商对双方都满意的设备采购谈判结果所达成的书 面认可协议。设备采购合同规定了双方分别享有的权利和各自必须履行的义务。设备采 购合同的文书由双方的法律顾问或者是共同聘请的第三方法律专家拟定。一旦双方在设 备采购合同上签字，则意味着合同生效，双方就必须按照合同载明的日期履行各自的契 约义务。在签订合同时，采购方必须注意两点：一是在通常的合同中，一般双方都有保 留条款，即在不可抗力的条件下某方有不履行契约义务的权利。采购方要明确对方在哪 种不可抗力的条件下享有不履行义务的权利；二是双方发生纠纷时仲裁机构的选定问题 ，究竟是只选择国内仲裁机构还是包括其他国家的仲裁机构。 　　签订设备采购合同后，采购方将依据合同发出设备采购订单。设备采购订单是设备 采购方向设备供应方发出的要求供应设备的数量、单价、服务等有关条款的要约。采购 方发出采购订单，实质上已意味着对该设备供应商的认可。如果供应方接受订单，则意 味着它必须按照订单的要求生产、准时供应设备；如果供应方拒绝订单，那么，连同设 备采购合同一起失效。虽然设备采购订单的发出只是一个简单的程序，但是它却是真正 意义上的设备采购物流的开始，此后采购方与供应方所发生的一切关系都紧紧围绕订单 而展开，亦随着供应方对订单的履行而完结。在采购方发出订单后，还必须对订单跟踪 。订单跟踪主要是对设备供应商生产设备的进度进行监测，防止供应商无法按时供应合 格质量的设备。对于制造生产周期较长的设备，订单跟踪能够起到有效的预防作用，以 便采购方及时采取应急措施。但是在订单跟踪过程中，采购方在未征得供应方同意的情 况下，无权对采购方的生产进行直接的干涉，除非供应方有明显的欺诈行为，采购方可 以选择订单中止。 2．2．3 验收采购设备 　　当设备供应商按照采购方的订单要求生产好设备后，双方将进行设备的交接：供应 商将设备交付给采购方，采购方将验收设备，并支付设备价款。这其中涉及的主要问题 有：设备运输问题、设备验收问题、安装维修问题和设备价款支付问题。其中，设备运 输问题和安装维修问题已在设备采购合同中予以规定。因此，关键问题只有设备验收问 题和设备价款支付问题。 设备验收是采购方检验设备质量和认可设备质量后接收设备...
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