高效会议技巧

课程背景 ★ 会议的主要目的是交流信息、作出决策、解决问题。 ★ 但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。 ★ 频繁的会议与管理层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工在无效率会议上花太多的时间，不仅浪费时间、提高公司成本，也造成工作效率低下，这是一种负面 文化。 ★ 如何能在会议中效率高(Efficient) & 效果好(Effective)，是“高效会议技能”要解决的问题。 ★ 本课程通过个人练习、小组活动、录像带(VCD)演示等一系列方法、手段，让学员初步掌握如何有效地地策划、准备、组织、主持、参与会议。 参加人员 ★ 召集、主持会议的人，参加会议的人员 课程目标 ★ 如何积极有效地策划、准备会议 ★ 如何正确组织、主持四类会议 ★ 如何积极有效深入参与会议 ★ 如何确定每位与会者的角色与职责并监督其履行的情况 ★ 如何识别并使用能帮助会议取得成功技能 ★ 如何制定管理会议挑战的对策并创建积极的形象 ★ 制定提高主持/参与会议技能的行动计划
课程大纲
第一节 引言
★ 什么是会议？
★ 会议的起源
★ 会议的类型
★ 会议的优点
★ 会议的缺点
★ 会议通病
★ 无效会议VS有效会议
★ 有效会议3要素

第二节 优秀的主持人
★ 主持人必备的技巧
★ 主持人对会议成功负责
★ 尊重与会者的权利

第三节 有效的方法
★ PDCA与有效会议：
▲ 计划－准备是开好会议的必要条件；
▲ 实施－如何主持是会议成功的关键；
▲ 检查－密切跟踪会议决议并检查其有效性；
▲ 行动－实现会议目标的相应行动/活动?行动计划。

第四节 有效地策划/准备会议
★ 有效会议准备8步骤
第1步:决定会议的宗旨和类型
第2步:分析会议的因果
▲ 本次会议同本部门目标的关系？
▲ 本次会议同上/下次会议的关系？
▲ 什么事可能会影响对本次会议的兴趣？
第3步:明确涉及的/受影响的人和事
第4步:制订会议成果说明
第5步: 决定要讨论的主题
第6步:决定会议角色分配
第7步:决定会场布置
第8步:计划会议议程表
★ 非正式议程表
★ 正式议程表?5W和1H
▲ Why?为何召开 ？
▲ What?何种目标？
▲ Who?何人参加？
▲ When?何时召开 ？
▲ Where?何处召开 ？
▲ How?如何召开 ？

第五节 有效地主持/参与会议
★ 组织会议以取得预期结果
★ 会议三明治
★ 设定步骤
★ 逐项讨论议程,总结决定
★ 鼓励与会者参与
★ 记录重要备忘事项和决 定
★ 珍惜时间－掌握时间
★ 控制争议,行事果断

第六节 良好的参与意识
★ 有效地处理扰乱会议者处变不惊各种角色扮演如何鼓励积极,制止消极行为
★ 制不同意见,采取果断措施
▲ 坚持自己的权利而又不侵害他人的权力
▲ 直接、坦率、恰当地表达您自己的观点
▲ 自信地陈述信息
▲ 与会者的职责

第七节 会议跟踪
★ 自上而下逐级向非与会者传达信息
★ 制定行动计划以完成分派的工作
★ 确定计划以跟踪会上决定的工作进度
★ 制定下次会议议程
▲ 会议议程Agenda
▲ 会议记录Minutes
▲ 会议决议Decision 5. 与会者的角色与职责RASIC模式

第八节 制定有效会议的行动计划
★ 有效会议黄金规则
★ 专家建议&行动计划