向会议要成果—轻松掌握让人刮目相看的高产出会议术

课程背景：

你是不是也有过这样的经历？原本希望通过开会解决问题，结果却发现问题不但没有得到解决，反而耽误了原本的工作。对于没有明确目标、没有明确流程、没有明确产出、且在会议组织管理过程中没有做到聚焦问题而激发参会成员脑力的会议，是应该在日常的管理中消失的，但是这并不代表要让“会议”本身应该消失。我们需要做的是如何能够让会议变得更加高效、更加有意义，如何能够让参会成员和组织都能够得到成长的机会。

除了我们在开会前明确会议的背景是什么？会议的目标是什么？会议的流程是什么？我们还需要关注全体参会成员对会议的满意度评估和反馈、需要关注会议需要持续跟进和反复研讨的成果是什么。

本课将以会议组织的“会前筹备安排”、“会中组织实施”、“会后跟进落实”为时间主线，基于不同类型的会议主题和内容，以理论+实践模拟的形式进行授课教学。旨在帮助学员能够掌握一些通用的会议流程、角色分配、促动方法（如：世界咖啡馆、德尔菲法、头脑风暴、可视化会议等）、管理工具（如编制会议流程、撰写会议记录、营造优良的会议文化等）。

课程收益：

• 学员能够了解会议管理的意义
• 学员能够掌握高效会议管理的5大步骤、6种角色分工
• 学员能够掌握主持会议的5大技巧、积极参会的4大技巧
• 学员能够掌握开会必备的四种能力—聆听力、发问力、回答力、决策力
• 学员能够了解和组织站立会、头脑风暴会
• 学员能够了解世界咖啡馆的操作流程与注意事项
• 学员能够了解复盘会的操作流程与注意事项
• 学员能够掌握提高线上会议的方法和策略
• 学员能够掌握会议纪要的编写方法与技巧
• 学员能够了解会议文化营造的策略和方法

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：部门管理者、中高层管理、项目负责人

课程方式：概念讲解+小组讨论+情景模拟+角色扮演+案例分享

课程大纲

开场互动：“会议管理培训”的课前学员问题收集

课程导入：破冰与小组组建

第一讲：为什么要做会议管理？

小组讨论：一场会议的成本有哪些？

一、从经营的角度看会议成本

1.显性成本

2.隐性成本与折损成本

二、糟糕的会议管理体系，形同给与了竞争对手超越的机会

1.常见的8种失败会议类型，你的企业中招了吗？

2.你无法避免开会，但你可以让会议变得更有效率

第二讲：如何提高会议效率？

测一测：请绘制一份企业的开会流程图

一、高效率会议的5个步骤

1.第一步：确认开会目的（明确的目的决定会议形式，让与会者有备而来）

2.第二步：慎选出席者（管控出席者的质与量，让会议快而有效）

3.第三步：确定开会形式（选对开会方法，才能对症下药，解决问题）

4.第四步：完美结束会议（确实记录会议内容，利于追踪研讨）

5.第五步：持续追踪会议决议（形成看板和关键节点的落实和追踪，为后续会议做好准备）

测一测：会议管理的14项点检表

二、高效率会议中的6种角色与职能

1.会议召集人（明确目的、约定产出、规划流程、落实细节）

2.会议主持人（专注问题、不偏离题、掌控进度、促进互动）

3.会议参与者（积极聆听、积极发言）

4.会议汇报人（汇报方案、听取反馈）

5.会议计时员（时间提醒、协助控场）

6.会议记录员（输出纪要、跟进结果）

案例分享：如何编写会议纪要以及如何发挥会议纪要的作用？

三、主持会议的5大技巧

小组讨论：如何让与会者积极发言？

1.阐述背景、明确期望

2.营造气氛，保持中立

3.信息可视化

4.现场归纳结论

5.持续追踪结果

案例分享：成功会议主持人的工作清单

四、成为杰出参会者的4大技巧

1.提案具体化

2.提高演讲技巧

3.建立思维体系

4.引用提案

案例分享：常见的五种提案会议图表（鱼骨图、逻辑树、亲和图、关联图、SWOT矩阵表）

五、开会必备的4大能力之一“聆听力”

1.聆听是开展对话的基础

2.聆听力的三个层次

3.提高聆听力的6个修炼

（1）排除内外障碍

（2）主动了解他人

（3）听出议题和动机的差异

（4）分辨理性和情绪

（5）提供适当反馈

（6）注意肢体语言

4.提高聆听力的“L-I-S-T-E-N”法则

小组演练：聆听力小测验—“最牛往事”

六、开会必备的4大能力之二“发问力”

测一测：你在什么时候最想发问？

1.有效发问的6种场景与常用话术

（1）通过发问让听众投入、思考并参与

（2）通过发问确定对方表达的真实内涵

（3）通过发问确定对方知道多少

（4）通过发问确认对方是否真的懂自己的意思

（5）通过发问会记情报

（6）通过发问掌握谈话的主动权

2.发问能力提升，从问“为什么”转问“是什么”

七、开会必备的4大能力之三“回答力”

测一测：面对临时被点名发言，你会怎么应变？

1.从容回答问题的6个策略

（1）站在批评者的角度想问题

（2）试着将问题及答案写下来

（3）不要临阵磨枪

（4）重复问题的结尾

（5）用限定法陈述意见

（6）当你真的不知道答案的时候，就说：不知道

2.积极的聆听、充分的准备才是提高回答力的关键

八、开会必备的4大能力之四“决策力”

测一测：会议决策从什么时候开始，到什么时候结束？

1.会议决策贯穿会议的始终

2.提高会议决策力的6个策略

（1）目标设定要清晰

（2）运用理性决策模型

（3）找寻与信念矛盾的信息

（4）思考局外人会如何看待事情

（5）尽量增加你的选择

（6）勇于面对风险

九、会沟通，才会管理—在会议中，这样说比较好

1.鼓励与会人员积极发言的说法

2.要求对方说明澄清的说法

3.要求对方提出方案的说法

4.中断对方发言的说法

5.处理难题的说法

6.与老板意见不同时的说法

7.给建议的说法

8.处理意见不同的说法

9.做优雅结尾的说法

第三讲：常见的企业会议形式与开会技术

一、如何开一场高质量的站立会

1.关于站立会的基本概念

（1）站立会不是站着开会，更不是罚站会

（2）站立会的基本原则（同一时间、统一地点、两个角色、三个问题、站立开会、15分内）

2.站立会会前、会中的9大注意事项

（1）提前准备Task Board（Done、To do、Difficulties）“DTD“

（2）明确的“DONE”且取得共识

（3）10人以内，逾期不候

（4）讲重点，只说和别人有关的事

（5）面对成员报告，而非对主管报告

（6）请主管闭上嘴巴

（7）不在会中处理问题，留待会后处理

（8）不要做笔记，专心聆听

（9）每日尤佳

小组讨论：站立会的优点有哪些？

经验分享：站立会对团队、对项目管理的8大优点

3.九大维度评估站立会的效果

情景模拟：策划一场站立会

二、如何开一场高质量的头脑风暴会

1.关于头脑风暴的基本概念

（1）头脑风暴会的适用范围（5-10人，60-90分钟内）

（2）头脑风暴会的作用是：集合众人智慧，搭乘别人的创意便车

2.头脑风暴会的基本操作流程

（1）开会前，宣贯会议主题、会议流程、会议时间等基本信息

（2）开会前，参与者独立思考，自我脑力激荡

（3）相互讨论，补强他人的构想

（4）开展创意接龙，寻找新的组合或改善

（5）呈现结果与执行计划

3.头脑风暴会议的7个基本原则

（1）不要驳斥任何构想，这是扼杀脑力激荡的元凶

（2）拥抱最跳脱框架的想法，因为他们可能就是解决问题的关键

（3）不要说“可是”，只说“还有”，鼓励接力联想

（4）天马行空并非漫无边际，应避免让讨论变为闲谈

（5）不要打断、驳斥、失礼或粗鲁，让人畅所欲言

（6）在墙上贴上一大纸张，用黄色、红色和蓝色（不同颜色）写下想法

（7）尽可能提出最多构想，一场顺畅的动脑会议下来，60分钟约提出100个点子

4.头脑风暴的6大禁忌

（1）禁老板先发言：动脑会议不是向老板简报的场合

（2）禁轮流发言：看似民主，但人人拘谨，会议也毫无目标

（3）禁专家至上：别“唯专家是从”

（4）禁易地开会：营造利于积极创意的氛围

（5）禁不准有“蠢点子”：疯狂的怪点子，对团队的贡献很大

（6）禁勤做笔记：这就是一边跳舞、一边写字，会让大脑变死板

5.头脑风暴中不可缺席的六顶思考帽特点

（1）白帽子：中立、客观，偏好以事实、数字、证据做判断

（2）红帽子：代表情绪、感觉。倾向于以预感、直觉、印象来思考

（3）黑帽子：谨慎、负面，以批判、悲观方式提出负面看法，包含实施的缺点、风险或不安因素

（4）黄帽子：积极、正面，乐观、正面思考，将焦点放在优点上，从利益、价值、可取之处着手

（5）绿帽子：创意、巧思，代表探索、建议、新观念，以及可行性、多样性等创造性思路

（6）蓝帽子：统整、控制，综观全局，整合所有意见，并提出最终结论

情景模拟：基于XX公司的头脑风暴会（现场抽题）

三、如何开一场高质量的世界咖啡馆会议

1.世界咖啡馆的基本概念

（1）世界咖啡馆的来源

（2）世界咖啡馆的适用范围（12人以上到数千人，90-120分钟+）

（3）为什么世界咖啡馆会风靡全球？

2.规划、主持一场世界咖啡馆会议的8个原则

（1）设定会议目的、布置会议环境

（2）理清会议目的，为对话范围定好界限

（3）营造出宜人好客的环境空间

（4）把注意力集中在几个问题上，以集思广益

（5）鼓励大家踊跃贡献己见

（6）桌长向新成员展示先前结论

（7）交流与链接不同的观点

（8）共同聆听其中的观点及更深层的问题

3.规划、主持一场世界咖啡馆会议的3个原则

（1）步骤1：开始对话

（2）步骤2：交换桌次

（3）步骤3：集体分享

4.世界咖啡馆对主持人的要求：讨论不离题，确保每个人都有发言机会

5.世界咖啡馆对桌长的要求：聆听，不批评，确保讨论质量

经验分享：组织世界咖啡馆的注意十大注意事项

四、如何开一场高质量的复盘会

游戏体验：五子棋与复盘术

1.复盘的基本概念

（1）复盘与总结的区别

（2）复盘的四大意义

（3）复盘的五大步骤（回顾目标、评估结果、推演规律、行动改善、形成文档）

（4）复盘的心态—反求诸己，一切只关乎成长

2.复盘第1步：回顾目标

（1）目标的意义

（2）目标与手段的区别

（3）如何找到目标？（结构化思维训练）

（4）回顾目标的方法

3.复盘第2步：评估结果

（1）如何做目标与结果的对比

（2）结果对比的5大类型与应用

4.复盘第3步：叙述过程

（1）叙述过程的意义

（2）叙述过程的三大要求（真实客观、全面完整、细节丰富）

（3）最佳的叙述过程形式—书面法

（4）叙述过程的黄金圈法则

5.复盘第4步：分析原因

（1）分析原因的五大步骤（寻找差距、刨根问底、聚焦关键、区分主客、聚焦主观）

（2）分析原因要保持对问题的当责精神

（3）分析原因的的两大维度（态度、方式）

（4）PDCA在分析原因中的应用

（5）三叶草理论在分析原因中的应用

（6）三种行动障碍（不想干、不能干、没机会）的破解

6.复盘第5步：推演规律、形成文档

（1）复盘得出结论的两大要求（有逻辑、非偶发性）

（2）结论与凭证的两大关系（“相关关系”与“因果果断”）

（3）推演规律--规律与“因果关系”

（4）推演规律--规律与“相关关系”

（5）推演规律的五大注意

（6）形成复盘文档

五、如何提高线上会议的沟通效率

小组讨论：如何评估线上会议召开的是否成功？

经验分享：通过会后评价来获取会议是否成功参考的依据

1.开会的三个阶段与主要任务

2.如何开线上的头脑风暴会?

3.如何召开线上互助/共创交流会？（DDTN）

4.如何让线上会议更有互动性和参与感？

第四讲：企业会议文化的营造

案例分享：“请不要开会”—会议效率提升

经验分享：会议管理—会议持续变现（行动）的管理法宝

案例分享：向知名企业家学习会议管理（柳传志、马云、冯仑、乔布斯等）

课程回顾

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