“红头文件”是党政机关所制发的文件的代称，因其版头是由发文机关规范性名称加“文件”字样，用大字体套红印制，故以“红头文件”称之。“红头文件”体现的是党和政府的意志，具有极强的权威性、严肃性和针对性，需认真执行，严格遵守。制发“红头文件”必须从大处着眼，从细处着手。具体来说需要“细”在以下五个方面：
一、调研要细。调研是酝酿制发一个“红头文件”工作的开始，也是“红头文件”形成的前提。如果以制作一件产品来作比喻的话，那么起草制发“红头文件”前的调查研究就好比生产前的备料工作。毛泽东同志早就说过：“没有调查研究就没有发言权。”任何一个发布党和政府方针政策的“红头文件”的形成，事先都要经过大量的深入细致的调查研究。实践证明，凡是不进行或不充分进行调查研究，靠拍脑门、闭门造车搞出来的“红头文件”肯定是无的放矢，脱离实际的。所以，调查研究是起草制发“红头文件”不可或缺的一个重要环节。在调研过程中，要围绕文件内容，详细周全地了解和掌握所需要的素材，做到情况摸清问题找准，思路理顺，为下步工作奠定坚实的基础。
二、起草要细。起草，是“红头文件”形成的关键阶段。如果说调研是准备材料的话，那么起草就是开始进行“产品”制作了。在这个阶段，要使该“产品”的每一个部件都初步成形，虽然其表面可能还略显粗糙，但其内在品质应该是没有问题的。如果在起草阶段就存在“质量”问题，存在“硬伤”，那将是一个很大的隐患，很可能造成严重的后果。所谓起草要细，从大的方面来说，纵向不能与国家的法律法规和上级机关制发的文件精神相抵触；横向不能与同级其他部门制发的文件内容相矛盾；对内要与本机关以往制发的同类文件相衔接；对外要与周边省市所制发的同类文件相和谐。从小的方面来说，文件中的人名地名，专用术语，引文注释，标点符号，行款格式等等，都要准确规范。
三、校核要细。文件校核是一项对印发前的文件稿进行复核的工作，通俗一点儿说，就是对“产品”进行质量检验。进行文件校核时，无论是思想内容、方针政策、法律规章，还是行文结构、文字表述、行款格式等等，都决不能疏忽，决不能“投机取巧”。从事文件校核工作，最大的忌讳是心浮气躁，存有一种“大概齐”的心理。有的同志说，现在是“无错不成书”，文件中有个把错别字等无关宏旨。这种观点是极端错误的，带着这种思想去从事文件校核工作，是难以称职的。我国自古以来就有“一字入公文，九牛拔不出”之说，这是有道理的。有时确实会“失之毫厘，谬之千里”。“红头文件”是党政机关的一个“门面”，是人民群众了解党政机关思想作风和工作作风的一个“窗口”，来不得半点马虎大意。
四、印制要细。“红头文件”的印制工作，就好比对“产品”进行包装。文件印得质量如何，也可以反映出文件制发机关的精神风貌。如果文件印得墨色不匀，有的地方黑糊糊一片，有的地方白不呲咧，或者在装订等环节上不小心，使得有的文件版心歪斜，有的文件缺页倒页，这样轻者会给阅读者带来心理上的不悦，重者会给工作带来不必要的麻烦。“红头文件”应印得规规矩矩、大大方方、漂漂亮亮，给人一种庄重严肃和美观的感觉。做到这一点，需要加强印制过程中的监管工作，每一道工序都要做细做实。
五、分发要细。文件分发，形象一点说，就是把“产品”最终送到“客户”手中。“红头文件”，特别是带密级的“红头文件”，分发时一定要建立台账，文件发给谁、发给哪个部门了，文件的印制序号是多少或从多少到多少，什么时间发出的，装文件的信封号是多少，一共发出了多少份，还余多少份等等，都要登记清楚，信封上的收件人（部门）及其地址也要写得工整准确。如果在这些方面出现差错，该收到文件的没有收到，不该收到文件的反而收到了，或者该收到文件的没有及时收到，就会贻误工作甚至发生失泄密事件，给事业造成损失。
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