《行政办公 2.0：AI 驱动的智能写作与高效协同实战手册》

行政办公2.0：AI驱动的智能写作与高效协同实战手册
课程背景：
你是否常常花费数小时撰写材料却仍感表述生硬、逻辑松散，难以达到上级的期待？你是否在面对海量邮件、报告与会议纪要时，深感信息处理效率低下，重复劳动消耗了大量的精力？你是否注意到AI工具层出不穷，却苦于不知如何将其系统性地融入行政办公场景，实现真正的智能提效？你是否积累了大量行政办公经验，却难以通过AI工具将其转化为标准化流程模板，无法形成可复制的高效体系？
为了帮助职场人士打破效率瓶颈、拥抱技术变革，本课程将通过两天的集中训练，带领学员从理论到实践，掌握AI写作的核心方法与智能协同的关键工具。本课程聚焦实际工作场景，涵盖公文精准撰写、邮件智能处理、多人协同办公等核心技能，并通过实操演练帮助学员构建属于自己与团队的智能化办公流程，从而快速适应行政办公2.0时代，打造高效办公模式。
课程收益：
1. 掌握至少3款主流AI办公工具，能独立用AI完成高频行政文书写作
2. 提升行政写作效率，摆脱“熬夜写稿”、“反复修改”的痛点；
3. 熟练运用AI优化会议管理、流程审批等协同场景，降低沟通与跟进成本；
4. 增强AI办公的合规意识与质量把控能力，形成科学的“AI+人工”工作模式；
5. 输出可直接落地的行政文书、协同方案，快速应用到实际工作中。
课程时间：2天，6小时/天
课程对象：行政专员、行政主管、办公室文员；负责公文写作、会议管理、流程协调的行政相关人员；希望通过AI工具优化办公效率的职场人士课程方式：理论讲解+工具演示、案例分析+实战练习、分组研讨+成果点评、工具包+课后答疑
课程大纲
第一讲：认知升级——AI重构行政办公2.0时代
一、行政办公的痛点与AI赋能的必然性
1. 传统行政办公的痛点
1）写作耗时长
2）协同效率低
3）处理流程多
4）价值不太大
2. AI技术对行政办公的改变
1）从“人工操作”到“智能辅助”
2）从“个体工作”到“协同高效”
3）从“被动执行”到“主动预判”
图例：《行政办公从1.0到2.0的演变路径》
3. 行政办公2.0的特征
1）智能写作
2）自动化流程
3）数据化管理
4）高效协同
二、AI办公的核心认知与误区澄清
1. 核心认知
1）AI是“高效工具”而非“替代者”
2）行政人员的核心价值转向“策略规划、风险把控、关系协调”
2. 常见误区
1）认为AI能完全替代人工写作（忽略合规与逻辑校验）
2）过度依赖AI导致能力退化
3）担心AI使用复杂难上手
成功案例：某企业用AI实现会议纪要自动生成+任务分配
成功案例：某政务单位用AI优化公文起草效率（从3小时缩至30分钟）
第二讲：AI智能写作实战——从“熬夜写稿”到“秒出精品”
一、行政写作AI工具选型与基础操作
1. 主流AI写作工具对比
1）通用型
——ChatGPT、文心一言、通义千问
2）垂直型
——WPS AI、飞书智能写作、公文写作专用AI
2. AI工具基础设置
1）写作风格（正式、简洁、严谨）
2）内容长度
3）关键词强化
3. 高效Prompt设计技巧
1）基础Prompt模板
2）进阶Prompt模板
二、高频行政文书AI写作全流程
1. 公文类
1）通知
a明确任务：我要什么？
b生成初稿：AI 第一次输出
c迭代优化：让内容更符合实际
d结构化输出：PDF/Word/Markdown
示例：运用ChatGPT工具撰写召开预算工作部署会议的通知
2）请示
a明确需求与场景
b输入提示词设计
c AI生成初稿与结构优化
d人工审核与修改
e结构化输出：PDF/Word/Markdown
示例：运用“文心一言”工具撰写举办年度客户答谢会的请示
2. 报告类
1）工作汇报
a明确汇报目的与受众
b收集相关信息
c生成汇报大纲
d填充大纲内容
e优化与审核
f添加视觉元素（可选）
g结构化输出：PDF/Word/PPT
示例：运用“WPS AI”工具撰写款新上线APP推广项目的工作汇报
2）工作总结
a需求分析与指令工程
b生成初稿与内容拓展
c个性化修改与深化
d润色与格式优化
e终审与验证
示例：运用“Deep seek”工具撰写款一份2024年第三季度工作总结
3. 沟通类
1）邮件
a澄清需求
b结构拆解
c第一次生成（草稿版）
d审阅与优化
e最终定稿
示例：运用“Chat GPT”工具撰写一封催办工作进度的邮件
2）函件
a需求澄清
b资料整理
c生成初稿
d合规与语气校对
e出正式版
f归档复用
示例：运用“Chat GPT”工具撰写一封“催款函”
4. 会议纪要
1）创建会议框架
2）实时摘要记录
3）整理完整纪要
4）提升文档质量
5）生成不同版本
示例：运用“Deep seek”工具撰写产品优化方案评审会
三、AI写作优化技巧
1. 个性化调整
2. 逻辑强化
3. 合规避坑
4. 简洁化处理
第三讲：AI高效协同——重构行政办公协同新模式
一、AI驱动的行政协同核心场景
1. 会议全流程协同
2. 流程审批协同
1）AI优化审批流程
2）智能答疑
3）数据统计
3. 跨部门/外部协同
1）AI翻译工具
2）协同任务管理
3）信息同步
二、主流AI协同工具
1. 内置协同工具
1）WPS AI协同编辑
2）飞书智能表格（自动汇总数据）
3）钉钉AI审批助手
2. 专项协同工具
1）腾讯会议AI纪要
2）飞书妙记（录音转写+任务拆分）
3）Notion AI（协同文档+任务管理）
实操练习：分组用飞书妙记处理会议录音并生成协同任务表
三、行政事务自动化
1. 数据处理自动化
1）AI自动汇总行政数据
2）生成可视化报表
2. 文档管理自动化
1）AI自动分类归档
2）关键词快速检索
3. 日常事务自动化
1）AI设置定时提醒
2）自动生成常规通知
第四讲：AI办公风险防控与能力提升
一、AI办公的核心风险与规避方法
1. 数据安全风险
规避方法：
1）避免上传涉密信息到第三方AI工具
2）优先使用企业私有化部署的AI工具
2. 合规风险
规避方法：
1）AI生成内容需人工校验（如公文的政策合规、对外文书的法律风险）
2）避免使用AI生成虚假信息、侵权内容
3. 依赖风险
规避方法：定期进行“无AI实操训练”，保留核心写作与协同能力
二、行政人员的AI能力升级路径
1. 核心能力转型
1）需求拆解能力
2）风险把控能力
3）资源协调能力
2. 工具应用能力
1）持续学习新的AI办公工具
2）建立“个人AI工具库”
3. 场景创新能力
AI办场景化实战演练
一、模拟行政办公全流程
1. 任务设定：分组运用AI工具完成“一场部门培训活动的行政保障”全流程
1）撰写培训通知（公文类）
2）生成培训方案汇报（报告类）
3）模拟培训会议，用AI生成会议纪要+任务分配
4）撰写培训总结（报告类）+ 跨部门协作函（沟通类）
2. 成果展示
二、个性化问题答疑与交流
总结与工具包发放
一、核心知识点回顾
二、实用工具包发放
1. 《AI行政写作Prompt模板大全》
2. 《主流AI办公工具操作手册》
3. 《行政办公AI合规使用清单》
4. 《行政文书规范模板库》

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