《共赢协作-高绩效的会议管理》

共赢协作
——高绩效的会议管理
课程背景：
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问
题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工
花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会
议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
• 您是否每天忙于无数会议之中，常常分身乏术？
• 您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？
• 面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？
• 当核心成员不在会议现场，如何进行线上和线下的互动？
针对以上问题，本课程教让您学习到高效会议的原理原则与流程，识别会议管理中的
障碍根源，掌握有效方法与工具，提升沟通效率与绩效！

课程目标：
● 通过培训了解会议的目的、种类和体系；
● 通过培训了解会议效率不高的原因及对策；
● 通过培训掌握为有效会议做准备的要领；
● 通过培训掌握会议中的沟通和反馈技巧；
● 通过培训掌握会议主持人的会议管理技巧；
● 通过培训学会提高会议效率和质量的技巧。

课程特点：
实战操作、定制化，根据企业的工作环境下的不同需求，针对性制式型会议（部门周、
月例会）、大型活动会议、突发问题解决讨论、网络远程会议，这四种类型的会议提供
完整的会议管理操作工具。
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课程时间：2天，6小时/天
课程对象：企业中高层管理、储备干部、会议组织者
课程方式：讲授式（60%）+案例/工具演练（10%）+讲师与学员问答（30%）

课程工具：
▲《会议管理的操作能力测试题》
▲《会议策划清单》
▲《会议议程表》
▲《沟通与行动计划表》
▲《大型会议的物料清单》
▲《会议记录参考模板》

课程大纲
课程案例以企业自身实际案例为主
前言：为什么要开会
1. 会议的重要功能
2. 会议交流的原理与特性
3. 会议的效率管理与工具
工具1：会议管理的操作能力测试题

第一讲：正确认识会议——分析会议中的问题
一、如何正确的认识会议和会议效率？
1. 会议的意义与目的
1）集思广益的渠道
2）群体沟通的方式
3）团队的凝聚与成长
4）达成共识与解决问题
2. 会议的种类与频率
1）团队会议和一对一会议
2）现场会议和远程会议
讨论：如何根据自身管理方式来设计会议目的、方式、频率
二、会议效率不高的七大原因
1. 时间安排不当
2. 地点安排不当
3. 参会对象不对
4. 主持技能不高
5. 会议准备不足
6. 参会者的参与度
7. 会议的原因、目的、结果
讨论：我们当前的会议问题分析
点评：如何对会议进行预防性管理

第二讲：会议前----如何设计与筹备会议
一、高效率会议的设计
1. 一切都围绕着会议的目的进行
2. 应该参与的人员有哪些？
3. 会议的日期、时间、设备都有哪些？依据是什么？
4. 哪些会议必须开？
工具2：会议策划清单
5. 无需开会的5个原因
1）成本 2）决策人 3）替代品 4）可比性 5）重复
二、高效率会议的筹备
1. 如何制定会议议程表？
2. 如何做好会议中的责任分工？
3. 哪些信息是参会者要提前知晓的？
4. 如何做好有效率并有效果的传递？
工具3：会议议程表

第三讲：会议中----如何执行有效的会议操作
一、会议决策的四种形式以及步骤
1. 按比例做决策的操作步骤
2. 按领导指示做决策的操作步骤
3. 引导性决策的操作步骤
工具4：沟通与行动计划表
二、如何主持会议
1. 开场白与主题介绍的PPP技巧
2. 开会中的发言术，远离会场魔咒
3. 在会议进行时令讨论“不离题”
4. 读懂上级领导在会议中的潜台词
5. 会议中三个阶段的“控制力”+各种规矩
讨论：如何分配发言时间？依据是什么？
三、会议中的沟通与反馈技巧
1. 每个人是在说事实还是在说感觉？
2. 如何让发言人不偏离主题，做理性推理
3. 主持人如何做好倾听与分析
1）倾听对方的情感述求
2）倾听对方的信息述求
3）分析当事人所在的职位和环境
4. 主持人如何做正面指导反馈？如何做建设性反馈？
四、主持人如何应对现场突发情况
1）当有明显的错误表达怎么办？
2）当有攻击性的言辞怎么处理？
3）当有强烈的情感述求时怎么处理？
4）当出现不正确的派系对抗时
四、参会人员的角色和风格分析
角色1：主题发起者
角色2：会议主要决策人
角色3：会议参与人
角色4：会议执行人
风格分析：强势型、收敛型、稳健型、表达型
讨论：如何控制会议进度，达成会议效果
五、如何利用会议工具做视觉化的呈现
1. 商业画布的应用方式和适用场景
2. 思维导图的应用方式和适用场景
3. 乐高积木的应用方式和适用场景
工具5：大型会议的物料清单
六、如何结束会议
1. 什么时机下结束会议？
2. 结束会议要获取的承诺是什么？
1）什么是最佳承诺——有方向、有方法、有结果
2）什么是最低承诺——有结果、有条件
3）什么是无效承诺——口头答应

第四讲：会议后----如何把会议的承诺转换成结果
一、会后的跟进内容和步骤
1. 及时的会议记录发送
工具6：会议记录参考模板
2. 参会人的行动跟踪
3. 行动进度与质量的反馈
二、会后对会议质量的评估
1. 询问对会议内容的评价
2. 会议流程的改善
案例分析：详细式会议纪要、常用会议纪要
练习：培训会议纪要
课程结束

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