成本控制涉及企业运营的各个层面，每一个部门每一个岗位都应该纳入成本管控体系，企业信息化建设的相关环节也不能置身事外。那么，如何在信息化建设过程中实施成本控制呢？笔者就此谈几点粗浅的认识，算是抛砖引玉，以期与同行们一起对这些问题进行更深入的探讨。
企业信息化建设成本问题的提出
从上世纪80年代至今三十年来，企业信息化已经成为不可扭转的时代潮流，成为企业发展战略与手段的重要组成部分。随着信息技术的发展和管理理念的进步，各种各样的企业信息化项目接踵而来，从MIS(管理信息系统)、OA（办公自动化）到ERP（企业资源计划）、CRM（客户关系管理）、SCM（供应链管理）再到BPR（企业流程再造）和EC（电子商务）等等，一时叫人目不暇接。
由于信息技术一直处于爆发式发展中，变化日新月异，新的解决方案和技术手段层出不穷，企业信息化又是信息技术和企业管理的综合应用，涉及到信息技术与管理流程的融合等多方面的问题，并且很多企业的信息化建设模式还处于摸索阶段，在信息化过程中，首先注重的是信息系统的功能实现。因此，对中国大部分中小型企业而言，信息化部门的成本管理还比较粗放。而且，由于这些企业对信息化投资普遍比较谨慎，信息化投入相对不足，已经实施的信息系统的集成度较差，无法充分满足企业战略层面对业务整合的需求。随着信息化建设的不断深入，企业的信息系统日渐庞杂、集成程度低，各种隐患开始显露，信息化运营成本越来越高。
一方面，信息化为企业管理带来了新的思想和工具，产生了很大的综合效益；另一方面，信息化成本居高不下，又令企业决策者和CIO们颇为头疼。众多的统计数据表明，企业信息化投资成功率很低，失败案例比比皆是，企业的资金投入没有得到令人满意的产出。造成这种困境的一个重要原因就是企业对信息化部门的成本管理缺乏有效手段。
随着市场竞争的日趋激烈，要提高企业的盈利能力，追求企业价值最大化，对信息化部门实施更精确的成本控制是企业的必然选择。企业决策层越来越关注信息化部门的成本问题，开始评估信息化对企业价值增加的贡献和其成本快速增长的合理性。信息化成本的快速增加已经开始影响企业对信息化部门的进一步投入，影响到新的信息化项目的开发。为了衡量信息化部门工作绩效，企业决策层需要信息化部门能清楚说明每一项IT服务的真实成本和收益是多少，以及信息化部门是如何管理控制这些成本的。
企业信息化建设成本管理的内容与模式
随着信息化应用逐渐趋向务实，越来越多的企业在评估信息化所产生的效益的同时，已经开始设法降低企业的信息化总体拥有成本。由于信息技术本身的复杂特性，一味简单地压低软硬件的投资价格并不能很好地解决这个问题。
我们必须认真分析企业信息化建设的成本构成，系统地思考问题，建立一整套符合信息化应用规律的成本控制系统，包括业务流程控制、组织系统、绩效考评以及相应的信息系统，才能收到比较好的效果。
首先，我们来分析一下企业信息化的成本构成。
清楚分析企业信息化建设成本的构成，是有效控制成本的前提。概括性地说，企业信息化建设中发生的成本主要有下面几种：
——硬件成本：购买办公电脑、服务器、配件、耗材、网络线路以及相关附属设备产生的成本。
——软件成本：购买成套商品软件所产生的成本，包括操作系统、数据库系统等基础平台以及一些应用工具。
——人力资源成本：包括信息技术服务支持人员的工资、奖金、福利以及培训费用等等。
——场所成本：包括计算机房、办公室、测试室、维修室、培训室、仓库以及机房专用空调和后备电源等等。
——外包服务成本：向外部服务商购买服务的成本，比如IT规划咨询、应用系统开发、网络线路和网站空间租用、域名注册与解析等等，这其中包括硬件软件等不同成本类型，但是很多时候服务商都是一揽子报价，很难将外包服务成本准确细分为最基本的成本类型，因此将它单独列出作为一类。
——其它成本：维持信息化部门持续运转产生的成本，如通讯、用车、差旅等管理费用的支出。还有信息系统维护升级所产生的变动成本。
在上述这些成本中，根据成本的可追溯性（是否能够具体分摊到某一项目和部门）可以划分为直接成本与间接成本；根据成本的性态（是否随IT服务量的增减而变动）可以划分为固定成本与可变成本；根据成本的性质可以划分为资本成本（固定资产折旧）和营业成本（如软硬件系统的维护费用、许可证费用等）。而我们所要关心的是哪些属于可控成本，那些属于不可控成本。
其次，我们来探讨一下企业信息化部门的成本控制模式。
对信息化部门的成本管理必须立足于企业全局的角度去考虑，不能单纯地追求成本最低，利润最大化。所谓成本管理是指以预算成本为限额，按额度开支成本和费用，以实际成本和预算成本比较，衡量活动的绩效，并以例外管理原则纠正不利差异，以提高工作效率，实现以至超过预期目标。
概括起来，信息化部门的成本管理模式包括：预算、会计记录、内部核算以及成本分析与考核几大块，也就是通过成本的分析与预算制定成本控制计划，并以此作为控制资金投入的依据，对成本的发生与变动做出记录，并对产生的差异进行分析与考核。
——预算。信息化年度预算包括企业全年各IT项目的详细资金预算和实施计划，要使决策层能够清楚地掌握信息化建设所投入的各项费用及时间进程。信息化部门可以根据预算来保证资金投入，并对项目投资和进度进行有效的监控。信息化资金预算主要包括两方面的内容：一是运行原有信息系统需要的日常费用，另一个是计划新上线的系统及基础设施升级的费用。不外乎软件、硬件、安全、咨询、维护和培训这几个方面。
——会计记录。会计记录是跟踪监测信息化部门的费用是如何形成的书面记录，包括各种分类账，由会计人员进行管理。会计记录可以提供IT成本效益分析或投资回报分析所需要的数据，描述成本的变化趋势。会计记录最主要的工作是成本项目的进一步细分。对信息化部门而言，理想的方法应该是按照服务要素结构定义成本要素结构，这样可以使硬件、软件、人力资源成本等直接成本项目下发生的金额十分清晰，同时有利于间接成本在不同服务之间的分配。
——内部核算。内部核算是信息化部门向其它接受信息技术支持服务的部门和单位收取费用，并进行成本效益核算的过程。通常情况下，如果信息化部门不是独立核算的经济实体，对内部用户的收费大都采用模拟方式进入适当的会计科目，以反映信息化部门的工作绩效及其对应部门的活动耗费。
——成本分析与考核。IT会计人员将每月、每年的成本、收益、工作量、服务水平等的实际数据与相应的预算、计划数据相比较，确定其差额，检查有无例外情况。对存在的例外情况，要进行差异分析，还要在此基础上调查发生差异的具体原因并提出分析报告。通过差异分析，找到造成差异的原因，分清责任，采取纠正行动，实现降低成本的目的。
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