集成成本管理作为一种先进的管理模式。能够帮助企业有效地使用成本信息和业绩数据、实施企业战略,从而提高企业盈利能力和增强成本竞争优势。由于集成成本管理系统(Integrated Cost Management System。ICMS)是一个复杂系统。并不是所有企业都需要并能够实施它,其构建和应用需要企业具备一定的基础条件.同时其实施成本和风险也非常高。因此。企业准备实施集成成本管理之前。必须对其进行充分论证。在科学方法的指导下实施。
1 企业实施集成成本管理的决策分析
企业实施集成成本管理的过程也就是企业从旧成本管理系统全面升级到集成成本管理系统的过程(“全面”就包括了流程、人员、制度、文化、管理系统等方面)。企业实施ICMS会产生很高的集成成本并存在相当大的风险,对企业实施集成成本管理的决策分析就非常有必要。实施集成成本管理的决策分析需要考虑企业内、外诸多因素:企业现行成本管理系统是否过时或存在缺陷。竞争对手的成本管理系统运行状况,企业实施集成成本管理的成本效益和自身的管理现代化能力等。
1.1 判断企业现行成本管理系统的有效
(1)判断企业现行成本管理系统有效性的方法
一般来说.管理人员可通过两种方法了解企业现行成本管理系统的有效性。①直接检视产品、流程与成本管理系统的特点以判断成本管理系统是否有效。这种检视方法直接分析公司的产品、业务流程与成本管理系统设计的特点及相互关系来判断成本管理系统的有效性,但其存在两方面的局限:成本昂贵:员工的接受程度、员工使用成本管理系统的情
况、以及管理人员对成本信息的运用等可能都会大大影响成本管理系统的功用和成效的。②通过考察不恰当或已过时的成本管理系统的征兆评价现行成本管理系统的有效性。这种间接的检视方法。主要透过对成本管理系统因不足所产生的问题征兆。来评估现行成本管理系统的有效性。因此,公司管理人员直接检查成本管理系统是否有效之前。他们应首先考虑采用非直接的方法对企业的成本管理系统进行评估。管理人员如果发现现行系统具有较多的问题征兆时(成本管理系统可能已经失效或不敷使用了)。则应进行更深入的直接调查,直接检查其成本管理系统的特性。
(2)不恰当或过时成本管理系统的征兆
如果企业的成本管理系统设计不合理、使用不恰当或者已经过时,那么它将从多个层面表现出许多的征兆。成本管理系统的问题征兆可能有内外两个主要来源:
一是利用成本管理系统的信息进行决策并采取行动后的结果。来自公司层、竞争者、客户对成本管理系统的反应,称此为“外部征兆”。外部征兆又可进一步划分为获利面、成本面、产品定价决策面:①获利面:产品利润难以或无法解释;经理人员想放弃被报告为有利润的产品;产品组合包含更多被报告为具有较高利润的产品。但整体获利却未增加;企业认为自己拥有高利润率的产品或服务市场,但竞争者却没有表现出很大的兴趣。②成本面:存在大量且不能解释的成本差异(Cost Variances);经常延迟且难以解答大部分成本相关问题:会计人员经常花费很多时间研究不同的成本问题。③产品定价决策面:经常损失(赢得)定价较低(高)的竞标;当价格提高时。客户不会减少采购量;竞争者(尤其是小规模的竞争者)生产销售的产品,与企业大量生产销售的相同产品相比,定价明显偏低;供应商对零件的报价比企业预期的低。
二是考察内部客户(职能经理,如产品经理、工程师)运用成本管理系统出现的问题,则称之为。内部征兆”。管理人员对预算和成本报告缺乏兴趣。如果企业的管理人员不重视预算和成本报告,则可能表明成本管理系统产生的信息不正确。该成本管理系统可能已过时或失去价值。经理和工程师使用私有的成本管理系统,这可能表明企业当前正式的成本
管理系统已经过时了。需要强调的是。并不是m现上述各个问题征兆时,就一定表明企业的成本管理系统已过时,原因是每一种征兆的出现还可能是其它因素造成的结果。但是,如果企业同时有多个问题征兆发生,那么。就有理由推断企业的成本管理系统有很大的慨率(可能性)已不恰当或过时了。
1.2 企业实施集成成本管理的决策
企业进行实施集成成本管理方面决策时,首先需要理解集成成本和误导决策成本。集成成本是集成过程中客观存在的。在很多系统集成的研究过程中,会经常提到集成成本。对于集成成本管理的集成成本,本文给出如下定义:集成成本是在ICMS的构建与实施过程中。将集成水平保持在预计的集成水平上所花费的所有费用,以及系统实施失败而导致的损失。它包括系统设计成本、流程再造成本、机载成本和核算成本等。误导决策成本是指由于企业传统会计信息系统的缺陷.诱导经营者作出不适当的决策所导致的损失。主要表现有:(1)制定无效的产品产销决策.如扩大销售非盈利的产品,减少或停止销售盈利的产品;(2)制定无效的产品设计,如增加产品功能的成本高于由此导致的价格上升.但仍决定生产;(3)制定无效的资本支出决策,如决策无法实现预期费用的节省或收益的增加;(4)制定不准确的经营费用预算;(5)销售渠道和细分市场决策失误导致的销售费用增加和产品滞销等等。
简单成本管理系统实施成本低而导致高决策成本.复杂的成本管理系统实施成本高而误导决策成本低。理想的集成成本管理体系是使ICMS实施成本和误导决策成本之和最小的系统。成本信息相关性程度决定了ICMS的集成程度与实施成本。同时影响误导决策成本和相关总成本的变化。企业在进行是否实施ICMS的决策必须首先分析实施成本、误导决策成本.相关总成本和成本信息相关性的关系,同时必须明白一个科学合理的ICMS并非成本相关性最强的成本管理系统.ICMS提供的仅是一个相对满意的成本管理系统。理论上。只有企业应用ICMS提高企业成本竞争优势所带来的收益的现值超过其实施成本的现值,才应该实施ICMS。一般来说.当市场竞争激烈、产品复杂性高、顾客需求多变、产品技术更新快和企业已部分或全面应用现代集成制造系统时,企业可实施ICMS来减小误导决策成本,增强企业成本竞争优势。即使企业目前实施条件还不完全具备,也应有在将
来采用1CMS提供企业成本管理水平的观念,现在可对部分可集成单元进行集成,为将来全面实施ICMS做准备。
2 企业集成成本管理实施框架
企业实施集成成本管理的最终目的是开发一个适合本企业战略决策需求的ICMS。并能充分地利用ICMS进行日常的成本管理活动以及支持各种决策等,很好地实现组织、团队和个人与系统的集成。由于ICMS是一个复杂系统,需要一定的理论框架对其构建和运行进行指导。因此,很有必要构建一个集成成本管理实施框架来指导企业实施集成成本管理。本文从信息系统开发的系统生命周期角度构建了集成成本管理实施参考框架,
2.1 实施集成成本管理的指导原则
(1)战略驱动。要求实施集成成本管理应该围绕企业战略,这条原则有助于企业集成成本管理过程能否以实现企业战略目标的方式进行。
(2)客户驱动。要求实施集成成本管理的最终目的必须是为了提高顾客(包括代理商)和用户(包括内部与最终产品相关联的各种实际操作员)的满意度。‘
(3)基于价值管理。这条原则要求在集成成本管理实施中确认浪费和非增值活动并加以剔除.价值是以顾客认可的得益为标准。
(4)持续改进。持续改进是与“如果没有损坏,就不需要修理”这种传统观念相对立的。持续改进认为,我们应该不断地寻求把事情做得更好的途径,即使现有的方式已经相当好。为了在迅速变化和高度竞争的世界中生存下来,这种观念是必需的。然而,持续改进认为有些东西甚至更重要,即一个组织应该用科学的方法找到在特定的环境下什么管理方法能更好地发挥作用。这一原则要求企业经营过程和成本管理及绩效评估应尽量并行执行。
(5)范例变换。这一原则表明实施集成成本管理不能局限于原有成本管理和决策思想。应该进行创新和扩大系统管理范围。
(6)虚拟资源。集成成本管理的最终目的是要实现企业网络价值流管理I一,而企业网络价值流涉及到相关虚拟价值链。这一原则要求实施集成成本管理应对企业虚拟价值链中的相关信息进行收集和加工处理.提高成本信息维度和基于成本信息决策活动的准确度。
(7)非冗余。要求尽量在信息产生的源头获取原始和真实信息。同时保持信息的一致性,杜绝冗余信息。
(8)及时性。要求成本信息和其他相关信息在系统的各流程中能够及时被传递。
2.2 集成成本管理的实施过程
(1)制定目标及任务。开始实施集成成本管理的第一个步骤是明确企业对成本管理和其他管理进行集成的任务,以及与此使命相一致的实施远景。在规划集成成本管理远景时,理解和认识集成成本管理的使命是很藿要的.它更多地是在企业整体战略目标下建立的。通常是由管理决策层来完成。据此明确实施集成成本管理的目的和目标。其中目的就是要描述实施集成成本管理的预期效益,目标则是对目的的进一步详细叙述。
(2)获取现有成本管理系统描述。对于集成成本管理的实施,重要的一步是要获取企业现有成本预算、成本核算、成本控制和成本分析过程的描述。以及企业各种重要的战略管理流程(SMP)的描述。描述是对公认世界中某种状态的反映,建立在结构化、准确的描述基础上的模型,则被决策者用来表达从观察到结论的逻辑推导。一旦获得原始成本管理系统的描述,实施者就需要进行提炼和有效性检验.得到一个结构化更强、包含知识更丰富的描述.从而为未来ICMS开发提供参考。
(3)获取未来ICMS描述。未来ICMS的描述是ICMS开发的一个重要前提.如果没有一个适合企业战略发展需要的ICMS描述,ICMS开发和应用是不可能成功的。我们可以在ICMS模型的指导下.根据企业战略成本管理的具体需要对未来ICMS进行详细描述。为了产生一个有效的ICMS.一个企业必须明白它需要什么信息,什么时候、什么地方、为什么需要这些信息。以下这些步骤可以支持这一过程:将公司主要的决策要求或重要的决策区域分离开;确认满足选择决策区域所需信息的最佳SMP组合:扩展成本管理系统.反映信息流从最重要的决策区域到次重要的决策区域的流动等等。
(4)开发未来ICMS。这一过程更多地是软件工程领域的具体工作。在ICMS详细描述的指导下,进行功能视图氇l织视图、数据视图、控制视图、输出视图的建模和设计.然后应用软件开发工具开发适应企业具体环境的ICMS。
(5)制定过渡方案。在ICMS开发完成之后,接下来就要制定从现有成本管理系统到ICMS的过渡方案。整个方案的策略要使组织结构、企业其他信息系统、决策流程、人员等与ICMS相一致,即很好地集成。过渡方案包括:系统集成策略、组织集成策略等。
(6)实施未来ICMS。实施包括对未来ICMS和决策过程的测试、执行与记录.一般从测试和试运行开始。测试过程是对ICMS功能的评价:试运行是现存系统的数据转移到ICMS的数据库和文件中去。实旋过程还包括对相关人员的培训、建立企业内部集成成本管理的系统支持站点等。
(7)维护系统。维护是指对系统在后续时间内进行持久的改进。由于企业面临的市场环境是不断变化的,企业的成本管理战略也会相应地调整,这时ICMS就要相应地调整以适应这种变化。
3 企业成功实施集成成本管理的关键因素
3.1 引进变革思想
变革对企业成功应用新的管理理念是至关重要的,除非组织中的每个人。从顶层到底层,都改变旧的思考、工作和行为方式。否则在企业中产生实际变化的可能性会非常小。集成成本管理是一种面向客户需求和市场的全新成本管理模式.它体现了网络价值流的管理思想。企业实施集成成本管理可以说是一种成本管理再造的过程,必然会影响到组织中多数人的工作管理模式,甚至带来巨大的变革,这种变革要求改变他们的思维方式、角色和行为方式。因此,集成成本管理实施的发起人必须首先理解人都有抵抗的本能。进而解冻组织,并建立与变革相关的各种约束。
3.2 管理阶层对项目的参与和支持
在实施集成成本管理过程中高层领导应扮演积极的角色,充分授权并能达到快速而有效的决策。各部门经理也应该参与项目小组。并视其为自己所有,提供自己的技术与经验,为项目提供最好的支持。如果项目本身可行性分析得到一致认同时,在进行过程中遭遇任何困难时。高层领导要能坚定支持项目组。支持的测度包括:高层支持的积极性、提供资源的竞争性和企业内部各部门的合作性等。
3.3 现有企业管理信息系统状况
集成成本管理要想真正实施组织内数据流与生产流程、决策以及人员的高度集成,就必须将成本管理与企业各种管理加以集成.集成的范围通常包含财务、分销管理、物料管理、人力资源管理、生产管理、项目管理、质量管理、工厂维护和计算机集成制造等。因此。现有企业管理信息系统的信息系统结构、系统访问能力、可供利用的历史数据等将为企业成功实施集成成本管理提供必要的信息系统技术基础和数据支持。
3.4 简单、清楚且可测量的目标
清楚的目标有助于企业各部门持续不断地对集成目标聚焦,且能够随时测量偏差,有利于对集成成本管理实施过程风险的控制。提高实施的成功率。
3.5 好的顾问
ICMS是一个复杂的集成系统,它涉及到企业战略、日常成本管理、系统集成和流程变革等多方面的问题。所以,聘请各方面专家做系统实施顾问是非常有必要的.有经验的顾问可以提高ICMS的集成水平和降低集成风险。
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