企业管理与信息系统集成

1 前言



当微软把操作系统和许多应用系统打包销售的时候,众多软件商为了自己的利益纷纷指责微软,并把微软告上了法庭,微软不得不接受反垄断调查。



许多企业信息化产品包括PDM,ERP等已经大量集成却还觉得集成不够,我们的企业不得不投入巨资购买了许多不需要或无法使用的功能,却没有半句怨言,只抱怨自己管理不好。



是我们的企业愚昧,还是软件业为了高额利润?



企业业务各种各样,业务组合也各不相同,但对单项业务来说,可以说全世界都是一样的,可单项业务组合后就千差万别。



信息系统也一样,就单个功能而言,所有系统几乎是一样的,比如入库功能,可集成之后就出现了千万种系统。



千差万别的业务组合与千万种信息系统要能一一对应不是一件容易的事。



企业决策者不惜重金购买或改造信息系统,同时千方百计进行业务重组,企业管理人员还是常常抱怨信息系统太落后,即使最权威的一体化解决方案也有许多功能不能满足他们

 

的要求。信息系统集成和咨询师则抱怨企业管理人员思想落后,企业管理业务流程不合理,必须改造(BPR),同时为得到客户,软件师又不得不花大力气为企业量身定做。



为什么制造企业和软件行业都做出了很大努力,中国企业信息化成功率却总是不高呢?



因此,有必要分析企业管理与信息系统集成的关系及存在的误区。



2 企业管理和信息系统集成的困惑及分析



目前,企业在管理和信息系统集成的实施过程中遇到很多难题和困惑,严重影响了企业信息化的成功,本人在企业信息化实施和运行中也经常遇到一些问题,不得不进行一些思考:



如果系统集成度太高,数据一致性和时间一致性要求也高,只要上游有数据错误,下游就得停止工作,只好等上游改正错误后才能继续,因为下游即使在知道上游的错误的情况下无权更改上游数据,以保证数据的一致性。这种情况使上游数据维护人员提心吊胆,害怕数据,下游数据维护人员一边抱怨上游,一边憎恨系统死板。



明系表人员维护零件号时出错一次,采购员的供应商代码出错一次,那财务系统将自然出错两次。物流技术员把包装代码维护错了,系统无法推荐入库,造成卸货平台严重不畅,企业总是遇到这些问题。



 

只要是人,不可能不出现一点差错,对待差错,有的企业都有考核指标。系统集成度太高,差错就会累积和放大,最后导致系统不可使用,这是企业最大的困惑。实际情况是系统集成度不高时下游可以立即临时修正上游错误,再将错误记录告诉上游,上游再修改数据并通知下游,这样效率反而更高。



企业永远是发展和变化的,功能需求也是变化和无止尽的。企业经常要调整市场和产品战略,管理思路和方法也经常调整,系统功能需求也必须变化,可一旦企业实施了庞大的集成系统,企业又需要大量时间和费用才能升级和改造信息系统。于是有人说企业信息化是条不归路,也有人说企业连自己的功能需求都说不清楚。指责企业说不清需求是不公平的,企业的需求只能是相对合理,很难保证永远合理,信息化集成应该用更灵活的方式、更长远的眼光、更明锐的思维来实现。



信息系统中要采集各个环节的信息和大量的流水数据,这些数据都需要员工按要求和标准采集,企业在没有资金投入来提高采集效率、无法有效减轻采集的劳动强度和企业管理标准滞后的情况下,信息系统集成不仅不能提高企业效率,有时还增加成本。这是因为企业要量入为出,通过局部优化实现信息化,而目前集成系统要求整体优化才能发挥信息系统的优势。



系统集成后,数据采集者采集的数据往往只对采集者下游和管理者有用,采集者经常为自己付出没有回报而消极处理,这使数据的准确性和及时性大打折扣。原因是企业有自己的职责分工和组织原则,有严格的质量管理标准,不同的企业背景和文化将产生不同的分工和原则,系统集成往往要打破这种分工和原则,这是以自己的背景和文化为荣的企业所不能接受的。



政府(税务、海关等)、合作者(供应商、销售商、分包商、银行等)和企业自身之间存在着广泛的信息交流,不同的信息化水平、不同的平台和标准使企业自身的集成系统很难有效运行,有时因集成问题损害多方利益。企业管理是一个逐步进化的过程,信息系统集成也应该是逐步升级和改进。提高进化速度,降低改进成本是企业管理和信息系统集
 

成必须解决的共同问题。



信息技术日新月异,企业在追赶这些技术时明显力不从心。信息技术的许多进步往往产生翻天覆地的变化,企业要采用这些成果不得不推倒重来,即使企业认为很实用的旧系统也不得不放弃,以保证新系统的完整,企业管理者没有为此少买单。



3 企业管理和信息系统集成的内涵



在社会分工越来越细和专业化发展及多元化经营越来越强的背景下,信息产生的开始都是孤立的,只是在传递的过程中也就是在社会活动过程中逐步增加和改变信息,企业管理就是使信息的增加和更改有序和有效,集成的目的只是要解决信息传递问题。



作为企业管理,必须优化业务流程以便减少或优化信息传递,作为信息系统集成,必须在有效传递和接收信息方面做文章,使企业可以使用各种平台、选用最优功能模块,跨行业跨地域不受时间限制地使用信息系统。



集成和共享应该是完全不同的两个概念,集成的目的是保证信息能低成本高效地进行交易,交易产生价值(有效劳动),须有严格的协议,这种协议体现在企业分工和组织原则中。共享是保证得到信息,是无效劳动,在网络比较发达的时候,实现共享不是问题。



企业的职责分工的逻辑和原则实际上就是信息数据交易即集成的逻辑和协议,企业基本都用质量管理标准明确了这种逻辑和原则。当一个上游组织向下游组织发布信息,或下游
 

组织向上游组织反馈信息时,就产生了信息数据交易,交易要公平和公正,必须履行严格手续,包括双方确认和生效,尽管这样会增加交易成本和时间,但它是保证有效和有序所必须的。系统集成即数据交易时要遵循这种逻辑和协议,企图通过取消交易手续来加快信息传递,或自动确认和生效,达到信息系统高度集成,将导致企业管理的混乱。目前许多企业采用了高度集成的信息系统,却无法达到无纸化办公的目的,他们不得不通过纸质文件或许多手工作业来完成交易手续。



企业管理要制定各种标准,信息集成和数据交易时也必须制定标准,这要求软件行业与管理部门联手,共同制定标准,包括交易时间和频次,信息格式和内容,交易手段和方法等标准。如电子报关需制造企业、物流行业和海关部门及银行等共同制定标准方可实现自动报关。



有人说信息系统是企业的大脑和神经系统,先进的信息系统是企业的核心竞争力,这种说法是非常有害的,它不仅抹杀了企业管理者的创新意识、责任意识和工作主动性,同时也使许多企业决策者产生不理性的信息化投资。信息系统仅仅是企业管理者的工具,决不能让工具控制管理者。目前企业的CIO大部分是信息系统方面的专家,其实这是一个很大的误区,企业的CIO应该是企业管理和战略专家。



4 系统功能模块化和标准化是解决困惑的有效办法



企业管理和信息系统集成有着共同的目标和手段,目前因为分工和职责错位和脱节,即制造企业负责管理,软件行业负责信息系统集成,使两者出现许多问题和困惑,这里不排除软件商为了自身利益来抢夺企业管理者权利。如果是否集成由制造企业管理者来决定,好不好集成通过模块化和标准化来解决,许多问题和困惑就不会存在,企业管理者就不会抱怨信息化落后而忽视自己改进管理的职责,信息工程师也不会抱怨管理落后而放弃优化程序开发。

 



企业管理是由一个个业务单元组成的,每一个业务单元都有固定不变的程序和标准,但是完成业务单元的方法和手段经常发生变化和改进,比如入库,不管是什么企业,都必须卸货、检查、清点、签字确认、确定库位或摆放点、贴标签、上货架或定点摆放,系统必须记录时间、库址、数量、品种、包装、责任人、货主、货源,同时打印标签和回执,这些都可以是固定不变的程序和标准,但是作为入库依据的送货单可以是纸质,也可以是电子的(通过EDI接受和传递),确定库位可以是智能的,也可以是人工的,入库申报可以是手工录入,也可以扫描条码录入,还可以直接通过申报电子送货单的到达来实现所有数据录入,检查时有全检、抽检和免检,入库性质有正常入库、退货入库等许多种,由于信息系统在实现这些功能时区别很大,企业不可能一次实现所有功能,也不可能保持一种入库方法和手段不变,这就要求信息系统功能实现模块化和标准化,使软件开发更加专业化通用化而不是大杂烩或量身定做。



如果信息系统的每一个模块能像小孩搭积木一样容易,系统集成是不会有问题的。家电企业的几乎所有零部件都有国家或国际标准,所以同一产品和零部件几乎可以在全世界使用,喜欢兼容机的电脑用户完全可以根据自己的喜好自己动手组装和升级自己的电脑,这给消费者带来许多实惠。信息系统的每一功能模块如果形成了标准,企业就能自由选择每一个功能模块来集成和升级本企业的信息系统。



实现系统功能模块标准化后,企业可以象购买部件一样组装本企业的信息系统,达到集成的目的。企业根据需要购买模块,有利于企业分步实施,有利于企业业务改进和系统升级,有利于减少企业信息化投资的浪费,避免信息系统与企业管理不匹配问题。



模块化和标准化可以使软件行业象生产专一部件一样开发每一个功能模块,软件工程师可以发挥各自优势,把每一个模块做精做强, 在减少开发成本和人力物力浪费的同时,打破因集成形成的垄断,使软件行业健康发展。



如果我们非要把图纸设计(CAD)和产品清单定义集成,这会使系统复杂,也使应用领域受到很大限制,如果我们把PDM和ERP里的BOM柔和在一起必然导致PDM和BOM不能很好的演变和发展,同时产生各种PDM和BOM。



信息系统模块化和标准化在保证信息快速交易的同时,可以保证各功能模块的相对独立性,使信息系统具有柔性和承受力,避免错误放大。



只有信息系统实现模块化和标准化之后,企业管理者才可以发挥自己的管理创新意识,他们会把信息系统的每个功能模块当作自己的有力工具和资源,加快企业管理升级的步伐。



5 小结



企业管理和信息系统集成有着共同的目标,但两者的分工和职责不能错位和脱节。



集成由制造企业管理者来决定,好不好集成通过模块化和标准化来解决,这样可以解决企业管理和信息系统集成中许多困难和困惑。



企业管理和信息系统集成必须遵循共同的信息数据交易原则、协议和标准。



目前有软件商通过构件实现模块化,通过数据交易平台实现集成,这无疑给制造企业管理信息化带来了福音。但是在标准化方面,政府和行业部门还有很长的路要走。


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