近年来，湘西州泸溪县干部档案室突出干部人事档案“基本设备、基本制度、基本队伍、基本效益”四个基本建设，提高了管理水平，为巩固国家一级档案管理室的达标成果，实现档案管理的制度化、规范化、科学化、信息化、系统化、现代化夯实了基础。
一、改善环境，突出干部人事档案基本设备建设。近几年来，泸溪县干部档案室根据实际情况，制定了干部人事档案工作年度规划和10年发展规划以及实施方案、目标明确、切实可行，并认真组织实施，真正做到有计划、有布置、有检查、有落实。档案室总占地面积143平方米，做到了库房、办公室、阅档室、微机室四室分开，现有铁质档案柜40组，按姓氏分类装有干部档案。为从根本上改善办公环境,泸溪县在财政十分困难的情况下，先后挤出20多万元作为改善档案设施专款，对档案室进行了较高规格的全面装修和硬件的添置，先后购置配备了电脑3台、复印机、打印机、空调、扫描仪、除湿机、碎纸机、打孔机、切割机、红外线报警器、加湿器、防紫外线双层玻璃、灭火器等设备，档案库房实现了“防火、防潮、防蛀、防盗、防尘、防光、防高温”七防措施标准。
二、规范管理，突出干部人事档案基本制度建设。泸溪县根据干部档案工作的特点，建立健全了干部档案室“八项制度”(即查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责、送交档案材料归档工作制度),使干部档案工作有章可循。严格做到“五不查阅”、“四不借出”、“三不转递”，完善干部信息报送制度，提高报表质量。规范干部档案材料的收集、鉴别、整理等工作；建立健全了人事档案接收、查阅、借用、转递的审批程序,实行分类逐项登记制度确保干部人事档案管理无差错、无遗漏、无泄密、无霉变。
三、增强素质，突出干部人事档案基本队伍建设。事业兴衰，关键在人。为此，泸溪县实行三项措施加大对干部人事档案队伍建设：一是保证干部人事档案工作人员的相对稳定。从事干部人事档案工作的干部，一般连续工作时间都在三年以上，以确保工作的连续性。二是严格要求档案工作人员的业务素质必须过硬。要求档案工作人员必须具备大
专以上学历，要熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管、保护知识和技能。同时,采取科学用人的办法，从全县的公务员干部队伍中公开选拔有档案管理经验的专业人才。三是加强档案工作人员的思想作风建设。开展爱岗敬业教育，造就一支思想作风好，责任心强、业务素质过硬的干部档案工作队伍，是做好干部人事档案工作的前提和保证。为此，干部档案室本着创建“作风好、责任心强、业务过硬”的干部档案工作队伍，每年举办一期全县的县直和乡镇的人事干部培训班，主要针对干部人事档案管理材料的规范、收集、档案的传递要求等一些知识进行指导。
四、提高质量，突出干部人事档案基本服务建设。在狠抓制度建设和队伍建设基础上，该县改变运行方法，狠抓材料的补充收集和调类清整，力求不断提高干部人事档案的内在质量。建立健全了干部档案人事档案材料收集归档联系制度和收集网络，改变过去那种“你交材料我装订”从而造成部分档案材料欠缺不全的作法。发现有材料欠缺的，主动疏通各种收集渠道，及时补救，做到发现一份，登记一份。为了方便查阅干部档案的实际情况，严格按照“及进及归”的规定，材料来了就得马上投进个人档案，进行目录打印和维护，保证材料归档少出差错。并且每三年对在库干部档案进行一次全面的清理调整，重新分类，更换目录、标记页码、帖三角类号。对破损、卷角、褶皱和大小不规范的材料，进行裱糊、压平、折叠和裁剪，保证干部人事档案归档及时、分类准确、内容完备、排列有序、装订整齐。自1997年，该县开始建立干部档案微机管理四级信息库，运用计算机管理干部人事档案，并对在职干部的档案信息输入电脑，可做到档案信息统计、查询、检索迅速准确，进行信息办公自动化的系统化管理。这样，不仅增强了干部档案管理现代化手段，还可利用干部人事档案信息数据对干部队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据。
通过四个基本建设，该县的干部档案管理工作取得了明显的成效：一是干部人事档案工作规范化管理进一步加强。按照新的《干部人事档案管理工作目标管理细则》规定，全面完成了在职干部档案目录录入、打印、包边、换取新的规范性的档案盒工作，极大的方便前来查阅档案信息的单位人事干部，形成的各类档案材料及时收集整理和归档。二是全员信息库得到进一步完善。几年来，完善了科级干部人事档案计算机数据信息库，完善更新了干部全员信息库，对科级以上干部信息，做到变动一个维护一个，实行动态管理，及时搞好各级信息库的维护、更新，确保数据的“齐、全、准”。充分利用计算机来处理干部人事档案管理的日常工作，如查阅、材料收集登记、职务变更等基础性工作，
直接产生干部任免工作所需的各种表格、名册，对干部队伍、领导班子的各项情况做出统计、分析等，为提拔任用干部工作提供信息依据。三是在职干部的“三龄一历”认证及档案审核得到了进一步落实和巩固。对全县2800多名在职干部的“三龄一历”进行了100%清查，确保干部信息准确率达到100%。
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