会议的备忘录（描述会议过程的简短记录）是由会议秘书作出的关于讨论内容的书面记录。如果秘书负责作备忘录，应该保证它们准确而清晰。
1、要点
备忘录应当简短，并应写成笔记形式。
及时递交备忘录可以促进对讨论的事项采取果断行动。
若会议秘书对一个问题不太明了，就应当与主席进行讨论。
备忘录应能让缺席者完全理解。
2、撰写清晰的备忘录
在备忘录中，秘书应当记录会议的时间和地点，与会者的姓名（如果适当），提出的全部项目（但不必包括讨论的细节）以及作出的全部决定、协议和任命。在会议过程中做笔记，然后再写出完整的备忘录。备忘录内容必须客观，风格简明、清晰而准确。准确是很重要的，因为它可能作为以后辩论的依据。
写备忘录时，必须保证简短、准确并且字迹清楚。用数字标出每一个新要点，这样就可以明确显示出一个要点的结束及下一个要点的开始，如果备忘录特别长，应为其作索引。
3、在备忘录最后定稿前建议主席阅读一遍
要做的事包括：
（1）确保主席批准备忘录。
（2）会议结束的一两天内分发备忘录。
（3）在两个会议之间跟踪那些要采取的行动。
（4）利用备忘录就一个正在进行的事项编一个情况报告，与下次会议的议程一起传阅。
（5）每次会议上，批准上次会议的备忘录并与出席者一起核实它的正确性。
4、分发和跟踪备忘录
一旦做好备忘录，应迅速将其分发给有关人员。如果会上取得一致的决议没有进一步实施，汇编备忘录就毫无意义。
备忘录应清楚地指出每个项目应完成的最后期限以及由谁负责执行。在适当的时间（但必须在下次会议之前），追踪备忘录上记录项目的进展情况，并且将最新的情况呈报给主席。如果有必要，应检查这些内容是否列入下次会议的备忘录中。
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