最近，青岛市召开了第十次党代会，笔者所在的市委办公厅秘书一处负责这次会议的会务保障工作。为了保证会议服务工作高效、有序运转，我们精心谋划，周密部署，狠抓落实，圆满完成了会议服务保障工作，受到了市委领导和代表的好评。我们的主要做法是：
一，及早制定会务工作筹备方案，确保方案具有可操作性。我们提前半年就开始起草会务工作筹备方案。在起草的过程中，我们认真总结以往会务服务工作的经验和教训，深入调研党代会会务服务工作的特点，集各方才智制定会务工作筹备方案，确保方案具有可操作性。经过反复推敲，三易其稿，在会前一个月，将方案提交给市委常委会议讨论通过。这个方案从九个方面细述了党代会筹备工作，内容完备，便于操作，为整个会务工作有序运转提供了蓝图。
二，严格按照筹备方案的要求抓落实，确保大会的各项筹备工作落到实处。这次党代会筹备工作方案最突出的特点就是详尽具体，便于操作。对会前、会中、会后每项重点工作列出了大致的时间进度，对有序把握和推进整个会务工作起到了方向性的作用。同时，根据实际工作需要，又对每项重点工作列出具体的时间进度，有的工作甚至精确到几点几分完成。
三，提前收集、精心核对每位代表和列席人员的照片及信息资料，确保700多名代表和列席人员的证件及信息资料百分之百准确。这次党代会的代表证和列席证不仅有姓名、照片、代表团编号和座位号等，还具有电子签到功能。电子扫描照片需要到外地制作，由于原市委主要负责人的问题影响到代表和列席人员名单迟迟不能确定，给证件制作带来了相当大的难度。为此，我们提前收集资料，并将收集资料的范围扩大到市第十次党代会代表预备候选人，内容包括每个人选的年龄、电话号码等12条信息，对上万个信息数据提前进行电子录入或扫描存档，确保了代表证和列席证的顺利制作。
四，改进会议签到方式，实行电子化签到，确保会议签到高效精确。为了提高会议签到效率，我们坚持高起点定位，主持研发了计算机会议签到系统。这套系统具有会议签到结果动态累计显示等特点，会议出席情况报告单在最后一次签到后即可打印报告，会议签到准确率100%。
五，制定会务工作实施细则一览表，确保每项工作质量标准、完成时间、责任部门和责任人四者统一。一是制定了会议报到、签到工作实施细则一览表。对各代表团（组）秘书工作人员、大会代表和列席人员如何报到，全体会议、主席团会议和主席团常委会议如何签到等会务准备工作，采取倒排工序的方式，把每天应完成的工作项目、标准要求、责任单位和责任人逐一列表，发给每一个责任人。二是制定了大会日程实施细则一览表。按照会议日程安排，将每项工作标准、完成时间、责任单位和责任人全部列表，送达各相关责任单位，作为整个大会日程进度的总向导，统领大会各项日程。三是制定了大会文件材料发放一览表。明确每份材料的印制份数和发放范围、时间、地点以及责任人，会前发给各责任部门和各团组秘书工作人员，确保材料发放有条不紊。材料印制努力做到次日会议的材料提前一天印好，特殊情况当天印好；晚上按照材料一览表逐项与组织组核对第二天的材料，同时考虑第三天的材料。所有需要摆放在会议现场的材料一般提前1小时摆放完毕。
六，构建三个机制，确保整个会务工作信息灵敏，渠道通畅，处置及时。一是构建会务工作组织机制。我们从各区市和市直有关单位党委办公室选调18名工作能力强的同志，派驻各代表团、列席组，负责该团组的会议报到、证件发放、会议文件材料发放与回收、就餐人数统计、代表情况反映等会务服务工作，会务工作所有要求都通过秘书工作人员传达到每位代表和列席人员。二是构建信息提示机制。从大会报到到闭幕，对大会期间的重要活动安排，我们总是向每位代表和列席人员提前发送手机短信进行提示。三是构建信息联络机制。在秘书组设大会总值班室，实行24小时电话值班，负责大会的信息联络工作。每天接听电话300余次，未出现一次投诉。
七，抓住关键环节，精心设计会议签到的每一个细节，确保大会顺利进行。根据组织组提出的大会选举时提前10分钟关闭会场的要求，我们在安排全体大会签到时进行了精心设计。首先，对大会预备会议，按会议选举的要求，通知与会代表提前10分钟全部进入会场，事后将未到会代表名单通知所在的代表团，严格的会议签到纪律给代表们留下了深刻的印象。其次，对需要报告大会出勤情况的全体大会，提前一日通知每一位与会人员提前10分钟进入会场，在实际操作中，则采取提前5分钟停止签到的方式，既保证了出勤效果，又严肃了会议纪律。第三，在大会选举当天，大会签到工作人员提前到位。每台签到机由3名工作人员负责，严格按照选举工作要求，请代表们分期分批提前签到候会。
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